Zo organiseer je een jeugdtheaterfestival

Begin met de speeldata en locatie, en bouw daarna het programma rond de beschikbare jeugdtheatergroepen. Leg vroeg vast welke optredens doorgaan, hoeveel publiek je verwacht en welke techniek elke groep nodig heeft. Open vervolgens de aanmeldingen, werf vrijwilligers en verzamel dieetwensen voordat je catering bestelt. In de laatste week draait alles om controle: programma publiceren, informatie mailen, materiaal nalopen en het draaiboek afdrukken. Zo voorkom je dat techniek, kleedkamers of ontvangst pas op de festivaldag worden geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Speeldata vastleggen
2 personen
3
Theatergroepen uitnodigen
2 personen
4
Programma samenstellen
2 personen
5
Optredens bevestigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldformulier openen
8
Vrijwilligers werven
2 personen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Aanmeldingen verwerken
2 personen
11
Draaiboek afdrukken
12
Programma publiceren
13
Techniekbehoeften opvragen
14
Cateringbestelling maken
2 personen
15
Materiaalvoorraad controleren
2 personen
16
Techniek reserveren
17
Vrijwilligers indelen
2 personen
18
Publieksinformatie mailen
19
Artiesteninformatie mailen
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Vers eten koelen
2 personen
22
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
23
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
24
Podiumzone vrijmaken
3 personen
25
Zaalindeling uitzetten
3 personen
26
Tafels opstellen
3 personen
27
Stoelen neerzetten
4 personen
28
Incheckbalie inrichten
2 personen
29
Cateringtafel inrichten
3 personen
30
Dranken koud zetten
2 personen
31
Hapjes voorbereiden
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Licht testen
2 personen
34
Geluid testen
2 personen
35
Presentatietafel klaarzetten
2 personen
36
Kleedkamers inrichten
2 personen

Event

37
Artiesten ontvangen
2 personen
38
Laatste repetities begeleiden
2 personen
39
Publieksentree openen
2 personen
40
Bezoekers registreren
3 personen
41
Programma uitdelen
2 personen
42
Openingswoord verzorgen
43
Eerste voorstelling begeleiden
3 personen
44
Pauzehapjes serveren
3 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Tweede voorstelling begeleiden
3 personen
47
Publieksvragen begeleiden
2 personen
48
Kinderworkshop klaarzetten
3 personen
49
Kinderworkshop begeleiden
4 personen
50
Workshopmateriaal aanvullen
2 personen
51
Avondeten uitserveren
4 personen
52
Dieetmaaltijden uitgeven
53
Eettafels afruimen
3 personen
54
Avondvoorstelling begeleiden
3 personen
55
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen
56
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
57
Slotwoord verzorgen
58
Dranken bijvullen
2 personen
59
Afscheid nemen van artiesten
2 personen

Nazorg

60
Publieksruimte leegruimen
4 personen
61
Decoratie verwijderen
3 personen
62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
63
Servies afwassen
3 personen
64
Afval verzamelen
3 personen
65
Vloeren schoonmaken
3 personen
66
Toiletten schoonmaken
2 personen
67
Meubilair terugplaatsen
4 personen
68
Materialen controleren
2 personen
69
Geleende spullen retourneren
2 personen
70
Overgebleven eten opslaan
2 personen
71
Gevonden voorwerpen registreren
72
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 140
Barkrukkenaantal 4
Kledingrekkenaantal 3
Kapstokkenaantal 4
Kleedkamertafelsaantal 4
Kleedkamerstoelenaantal 12
Incheckbalie
Afzetpalenaantal 8

Apparatuur

Speakersaantal 2
Mengpaneel
Draadloze microfoonsaantal 3
Microfoonstatievenaantal 2
Audiokabelsaantal 6
Verlengsnoerenaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Laptop
Beamer
Projectiescherm
Presentatieklikker
Oplaadstationsaantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 4
Sfeerlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Decoratieve doekenaantal 8
Ballonnenaantal 100
Ballonpompaantal 2
Papieren vlaggenlijnenaantal 8
Programmastandaardsaantal 4
Fotowand
Fotowandpropsaantal 20
Naamkaartjesaantal 150
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Tie-wrapsaantal 100
Kabelmattenaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 160
Kommetjesaantal 60
Besteksetsaantal 160
Koffiekopjesaantal 80
Theeglazenaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Waterkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Broodmessenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Mengkommenaantal 6
Serveerschalen met dekselaantal 8
Opscheplepelsaantal 8
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudbakkenaantal 12
Koelelementenaantal 20
Waterkokeraantal 2
Koffiezetapparaataantal 2
Inductiekookplaataantal 2
Pannenaantal 4

Sportmateriaal

Workshoptafelsaantal 6
Knutselmattenaantal 20
Kleurpotlodenaantal 12
Stiftenaantal 12
Tekenpapieraantal 300
Schminksetsaantal 6
Handspiegelsaantal 6
Theaterhoedenaantal 20
Theatercapesaantal 12
Handpoppenaantal 12
Kostuumaccessoiresaantal 30
Improvisatiekaartenaantal 6

Schoonmaak

Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Zaklampenaantal 4
Pictogrambordenaantal 12
Afzetlintaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag theatergroepen uiterlijk 6 tot 8 weken voor het festival naar speelduur, opbouwtijd, decor en microfoonbehoefte. Daarmee kun je het programma maken zonder overlappende opbouwmomenten.
Plan voor elke voorstelling een vaste wisseltijd en houd minimaal 15 minuten tussen twee optredens vrij. Reserveer die ruimte ook voor decor, kabels en het vrijmaken van de podiumzone.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk 2 weken vooraf. Plan aparte mensen voor de incheckbalie, publieksbegeleiding, kleedkamers, techniek en het opruimen; één persoon kan niet tegelijk zaal en artiesten opvangen.
Test speakers, mengpaneel, draadloze microfoons, podiumspots, beamer en verlengsnoeren minstens 1 dag vooraf op locatie. Controleer tijdens die test ook stopcontacten, kabelroutes en de zichtbaarheid van het projectiescherm.
Bestel catering pas nadat aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, maar regel houdbare dranken en servetten eerder. Koel vers eten op de festivaldag en leg naamkaartjes, programmaboekjes en publieksinformatie vóór de opening klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdtheaterfestival organiseren?: Begin minimaal 3 maanden vooraf met locatie, speeldata en het uitnodigen van theatergroepen. Leg het programma ongeveer 6 weken vooraf vast en rond vrijwilligers, techniek en catering uiterlijk 2 weken voor het festival af.
Hoeveel tijd moet er tussen jeugdtheatervoorstellingen zitten?: Plan minimaal 15 minuten tussen twee korte optredens en 30 minuten als decor of techniek moet wisselen. Vraag elke groep vooraf hoeveel opbouw- en afbouwtijd nodig is, zodat het draaiboek daarop aansluit.
Wanneer moet je techniek voor een jeugdtheaterfestival regelen?: Vraag de techniekbehoeften 6 tot 8 weken vooraf op en reserveer speakers, mengpaneel, microfoons en verlichting uiterlijk 4 weken voor het festival. Test alle apparatuur minstens 1 dag van tevoren op de speellocatie.
Wanneer verstuur je informatie naar publiek en artiesten?: Stuur publieksinformatie ongeveer 2 weken vooraf, met tijden, entree, zaalindeling en praktische aanwijzingen. Mail artiesten uiterlijk 1 week vooraf hun aankomsttijd, kleedkamer, techniekafspraken en contactpersoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.