Organiser un festival de théâtre jeunesse, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commencez par réserver le lieu et fixer les dates de représentation avant d’ouvrir les inscriptions. Gardez une marge d’au moins 30 minutes entre deux spectacles pour les changements de plateau et les déplacements du public.
• Demandez les besoins techniques à chaque troupe dès la confirmation de sa prestation. Regroupez ensuite microphones, câbles, rallonges, projecteurs et vidéoprojecteur dans une fiche par salle pour éviter les oublis le jour J.
• Ouvrez le formulaire d’inscription seulement quand le programme provisoire est assez stable. Demandez en même temps les besoins alimentaires, les contacts des responsables et les informations utiles pour l’accueil des enfants.
• Répartissez les bénévoles par créneaux plutôt que par mission générale : accueil, vestiaires, accompagnement des troupes, loges et salle. Prévoyez au moins une personne référente par espace pendant les arrivées et les changements de spectacle.
• Préparez les badges nominatifs, les livrets de programme et le déroulé imprimé au plus tard la veille. Testez aussi la table de mixage, les microphones sans fil, les stations de recharge et chaque rallonge avant l’ouverture au public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de théâtre jeunesse ?

Prévoyez idéalement 3 à 6 mois. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer les représentations et inviter les troupes ; gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, la technique et la répartition des bénévoles.

Quand ouvrir les inscriptions pour un festival de théâtre jeunesse ?

Ouvrez-les dès que les dates, le lieu et le programme provisoire sont suffisamment fiables, généralement 6 à 8 semaines avant le festival. Fermez le formulaire 7 à 10 jours avant pour traiter les listes et les besoins alimentaires.

Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un festival de théâtre jeunesse ?

Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les vestiaires et 1 référent par espace ou groupe de troupes sur chaque créneau. Pour une journée chargée, ajoutez 1 à 2 personnes de renfort pendant les arrivées et les changements de salle.

Quand régler la technique et le matériel de scène ?

Demandez les fiches techniques au moins 4 semaines avant les représentations et réservez la technique dès que les besoins sont connus. Faites un test complet la veille, avec les haut-parleurs, microphones, éclairages, câbles et multiprises réellement utilisés.