Cómo organizar un festival de teatro juvenil sin perder el control

Organizar un festival de teatro juvenil requiere coordinar grupos, horarios, familias, voluntariado y necesidades técnicas desde el principio. Empieza reservando el lugar y fijando las fechas; después confirma las actuaciones antes de publicar el programa. Las inscripciones, la información dietética y el equipo técnico suelen retrasarse si no tienen una fecha límite clara. Este plan te ayuda a ordenar el trabajo y a llegar al día del festival con salas, vestuarios, sonido y recepción preparados.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar las fechas del juego
2 personas
3
Invitar a grupos de teatro
2 personas
4
Elaborar el programa
2 personas
5
Confirmar las actuaciones
2 personas
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Abrir el formulario de inscripción
8
Reclutar voluntarios
2 personas
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Gestionar inscripciones
2 personas
11
Imprimir el plan de trabajo
12
Publicar el programa
13
Solicitar las necesidades técnicas
14
Hacer el pedido de catering
2 personas
15
Comprobar el inventario de material
2 personas
16
Reservar técnica
17
Asignar voluntarios
2 personas
18
Enviar información al público por correo
19
Enviar por correo la información de los artistas
20
Hacer la compra
2 personas
21
Enfriar alimentos frescos
2 personas
22
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
23
Dejar listos los programas
2 personas
24
Despejar la zona del escenario
3 personas
25
Marcar la distribución de la sala
3 personas
26
Montar mesas
3 personas
27
Colocar sillas
4 personas
28
Montar el mostrador de registro
2 personas
29
Montar la mesa de catering
3 personas
30
Enfriar las bebidas
2 personas
31
Preparar aperitivos
3 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Probar la iluminación
2 personas
34
Probar el sonido
2 personas
35
Preparar la mesa de presentación
2 personas
36
Preparar los vestuarios
2 personas

Evento

37
Recibir a los artistas
2 personas
38
Dirigir los ensayos finales
2 personas
39
Abrir la entrada del público
2 personas
40
Registrar a los visitantes
3 personas
41
Repartir el programa
2 personas
42
Dar el discurso de apertura
43
Guiar la primera función
3 personas
44
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Coordinar la segunda función
3 personas
47
Gestionar las preguntas del público
2 personas
48
Preparar el taller infantil
3 personas
49
Coordinar el taller infantil
4 personas
50
Reponer el material del taller
2 personas
51
Servir la cena
4 personas
52
Entregar comidas especiales
53
Retirar los platos de las mesas
3 personas
54
Coordinar la función de la noche
3 personas
55
Guiar al público hacia la salida
2 personas
56
Gestionar la entrega de premios
2 personas
57
Preparar el discurso de clausura
58
Rellenar las bebidas
2 personas
59
Despedirse de los artistas
2 personas

Seguimiento

60
Desmontar el área del público
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Apagar el equipo
2 personas
63
Lavar la vajilla
3 personas
64
Recoger la basura
3 personas
65
Limpiar los suelos
3 personas
66
Limpiar los baños
2 personas
67
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
68
Comprobar los materiales
2 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Guardar la comida sobrante
2 personas
71
Registrar objetos perdidos
72
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 140
Taburetes de barcant. 4
Percheroscant. 3
Percheroscant. 4
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 12
Mostrador de check-in
Postes separadorescant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 2
Cables de audiocant. 6
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Portátil
Proyector
Pantalla de proyección
Clic de presentación
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Focos de escenariocant. 4
Luces decorativascant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Paños decorativoscant. 8
Globoscant. 100
Bomba para globoscant. 2
Guirnaldas de papelcant. 8
Atriles para programascant. 4
Photowall
Props para photowallcant. 20
Tarjetas de nombrecant. 150
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Bridascant. 100
Alfombrillas para cablescant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platoscant. 160
Cuencoscant. 60
Cubiertoscant. 160
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Jarras medidorascant. 3
Cuencos para mezclarcant. 6
Bandejas de servir con tapacant. 8
Cucharonescant. 8
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12
Acumuladores de fríocant. 20
Hervidor de aguacant. 2
Cafeteracant. 2
Placa de induccióncant. 2
Sartenescant. 4

Material deportivo

Mesas de tallercant. 6
Tapetes de manualidadescant. 20
Lápices de colorescant. 12
Rotuladorescant. 12
Papel para dibujarcant. 300
Kits de maquillajecant. 6
Espejos de manocant. 6
Sombreros de teatrocant. 20
Capas de teatrocant. 12
Títeres de manocant. 12
Accesorios de vestuariocant. 30
Tarjetas de improvisacióncant. 6

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobascant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Señales pictográficascant. 12
Cinta de balizamientocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar y fija las fechas antes de invitar a los grupos. Deja un margen de varias semanas entre el cierre de inscripciones y el festival para confirmar actuaciones, preparar el programa y resolver cambios.
Pide las necesidades técnicas junto con la inscripción de cada grupo. Solicita al menos el número de micrófonos, entradas de audio, proyección o iluminación que necesitan, porque alquilar técnica a última hora limita las opciones.
Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha concreta, idealmente entre 10 y 14 días antes. Así puedes hacer el pedido de catering y preparar las tarjetas de nombre sin depender de respuestas pendientes.
Publica un programa provisional solo después de confirmar las actuaciones. Comprueba la duración de cada obra, los cambios de escenario y el tiempo de entrada y salida; unos minutos de transición por grupo evitan que el horario se desplace desde la primera función.
Prepara el recinto el día anterior o varias horas antes de abrir las puertas. Marca la distribución de la sala, despeja el escenario, coloca el mostrador de check-in y prueba altavoces, micrófonos, proyector, cables y focos con los voluntarios asignados.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de teatro juvenil?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el lugar, fijar fechas e invitar a los grupos. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, confirmar el programa, pedir el catering y revisar la técnica.
¿Cuándo se debe cerrar la inscripción de los grupos de teatro?: Cierra el formulario entre 3 y 4 semanas antes del festival. Necesitas ese plazo para confirmar actuaciones, recopilar necesidades técnicas, elaborar el programa y enviar la información a artistas y público.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de teatro juvenil?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada función o zona activa y añade 2 personas para recepción y coordinación. Para un festival con cuatro grupos actuando, planifica al menos 6 voluntarios y entrega sus turnos con 7 días de antelación.
¿Cuándo hay que pedir el catering y recopilar las dietas?: Recoge las preferencias dietéticas al cerrar las inscripciones y confirma el pedido entre 10 y 14 días antes. Haz una comprobación final de asistentes y alergias 48 horas antes para evitar cambios de última hora.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.