So organisierst du ein Jugendtheaterfestival

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Buche den Veranstaltungsort und lege die Spieltermine zuerst fest. Prüfe dabei, wie viele Bühnen- und Umkleideräume gleichzeitig gebraucht werden und ob der Bühnenbereich für Umbauten frei bleiben kann.
• Setze eine verbindliche Rückmeldefrist für die Theatergruppen, zum Beispiel 14 Tage. Erst wenn alle Auftritte bestätigt sind, solltest du das Programm veröffentlichen und die Künstlerinformationen verschicken.
• Plane Technik nicht nur nach dem Veranstaltungsraum, sondern nach jeder Gruppe. Frage mindestens drei Wochen vorher nach Mikrofonen, Zuspielern und Präsentationen und reserviere Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone sowie benötigte Kabel.
• Öffne die Anmeldung erst, wenn Spielplan, Beginn und Publikumsinformationen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche spätestens sieben Tage vor dem Festival, damit die Cateringbestellung nicht auf den letzten Drücker geändert werden muss.
• Teile Helfer in Schichten von zwei bis drei Stunden ein und gib ihnen vorab einen Treffpunkt. Lege Programmhefte, Namensschilder und Einlassinformationen am Check-in bereit; teste Beamer und Bühnenstrahler mindestens 60 Minuten vor dem ersten Auftritt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Jugendtheaterfestival organisieren?

Beginne etwa vier bis sechs Monate vorher mit der Raumbuchung und den Spielterminen. Drei Monate vor dem Festival sollten die Theatergruppen eingeladen sein, damit Programm, Anmeldung und Helferplanung rechtzeitig aufgebaut werden können.

Wann sollte man die Technik für ein Jugendtheaterfestival reservieren?

Reserviere die Technik spätestens drei Wochen vor dem Festival. Die konkreten Anforderungen der Gruppen solltest du vorher abfragen und am Veranstaltungstag mindestens 60 Minuten für einen vollständigen Test einplanen.

Wie viele Helfer braucht ein Jugendtheaterfestival?

Plane mindestens eine Person für den Check-in, eine für die Bühne und eine für Technik oder Betreuung je gleichzeitigem Spielbereich ein. Bei Schichten von zwei bis drei Stunden kannst du die Belastung besser verteilen.

Bis wann müssen Ernährungswünsche gemeldet werden?

Setze die Frist auf mindestens sieben Tage vor dem Festival. So bleibt Zeit, die Angaben zu prüfen und die Cateringbestellung anzupassen, bevor frische Lebensmittel gekühlt und bereitgestellt werden.

Ähnliche Pläne

• 24-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
• Was du für ein 24-Stunden-Rennen brauchst
• Ein 24-Stunden-Rennen sicher und strukturiert organisieren
• 5-Kilometer-Wanderung organisieren: die Checkliste