Zo organiseer je een jeugdkerstmarkt

Begin met de datum, locatie en vergunningen voordat je kraamhouders of vrijwilligers uitnodigt. Werk daarna de begroting, leveranciers, indeling en het programma uit. Voor een jeugdkerstmarkt moet je extra vroeg nadenken over kinderactiviteiten, veilige stroomvoorziening, warme dranken en begeleiding. Reserveer kramen, tenten en apparatuur op tijd en leg uiterlijk in de laatste week alle aanmeldingen, dieetwensen, boodschappen en kasgeld vast.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen controleren
3
Begroting opstellen
2 personen
4
Leveranciers reserveren
5
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Dieetwensen verzamelen
9
Verkoopkramen indelen
2 personen
10
Programma samenstellen
2 personen
11
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
12
Muziekselectie maken
13
Prijskaartjes ontwerpen
14
Plattegrond maken
15
Vrijwilligers werven
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Voorraad servies controleren
19
Kerstdecoratie controleren
20
Stroompunten controleren
21
Kabels en verlichting testen
2 personen
22
Kraamhouders informeren
23
Naamlabels voorbereiden
24
Contant geld voorbereiden
2 personen
25
Boodschappen doen
3 personen
26
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
27
Verse producten ophalen
2 personen
28
Terrein controleren
2 personen
29
Kramen opbouwen
5 personen
30
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
31
Verlichting ophangen
3 personen
32
Versiering ophangen
3 personen
33
Kerstboom versieren
3 personen
34
Kraamindeling markeren
2 personen
35
Kraamhouders ontvangen
2 personen
36
Verkoopkramen inrichten
6 personen
37
Catering voorbereiden
4 personen
38
Hapjes voorbereiden
4 personen
39
Warme dranken bereiden
3 personen
40
Kassa's klaarzetten
2 personen
41
Prijskaartjes ophangen
3 personen
42
Activiteitentafels klaarzetten
3 personen
43
Geluidsinstallatie testen
2 personen
44
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
45
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

46
Bezoekers verwelkomen
3 personen
47
Kassa bemannen
3 personen
48
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
49
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
50
Warme dranken serveren
3 personen
51
Hapjes serveren
3 personen
52
Dranken bijvullen
2 personen
53
Muziek afspelen
54
Kerstverhaal voorlezen
55
Kerstliederen begeleiden
3 personen
56
Wedstrijd begeleiden
2 personen
57
Tafels schoonhouden
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Voorraad controleren
61
Kassa's afsluiten
2 personen
62
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

63
Kraamhouders uitchecken
2 personen
64
Catering opruimen
4 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Kramen afbreken
5 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Verlichting verwijderen
3 personen
69
Decoratie verwijderen
3 personen
70
Afval verzamelen
4 personen
71
Terrein schoonmaken
4 personen
72
Materialen sorteren
3 personen
73
Geleende spullen retourneren
2 personen
74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
75
Kassaopbrengst afstorten
2 personen
76
Facturen controleren
77
Verloren voorwerpen afhandelen
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Kleedjesaantal 14

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Warmhoudketelsaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12
LED-kaarsenaantal 24

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerstvlaggenaantal 8
Wit tafellinnenaantal 14
Rode tafellopersaantal 14
Kerstmutsenaantal 30
Naamlabelsaantal 40
Decoratieve cadeaudozenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenweegschaal

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectieaantal 6

Activiteiten

Kleurpotlodenaantal 10
Viltstiftenaantal 10
Kleurplatenaantal 150
Knutselpapieraantal 10
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Glitterlijmaantal 12
Kerststickersaantal 20
Knutselkartonaantal 10
Tafelschortenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak eerst een plattegrond met verkoopkramen, kinderactiviteiten, eet- en drinkpunten en een vrije looproute. Controleer daarna of elke kraam een tafel, stroompunt of verlichting nodig heeft.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur en wijs per blok een aanspreekpunt aan. Regel extra bezetting bij de opbouw, het wisselen van kasboxen en het opruimen.
Test verlengkabels, stekkerdozen, lichtsnoeren, speakers en microfoon uiterlijk één week vooraf op locatie. Leg kabels langs randen en zet overgangen vast, zodat kinderen er niet over struikelen.
Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en geef leveranciers uiterlijk 7 dagen voor de markt het definitieve aantal door. Houd warme dranken, servies en koelboxen apart van de verkoopvoorraad.
Maak per verkoopkraam een korte instructie met prijskaartjes, betaalwijze en wisselgeld. Tel contant geld met minstens twee personen en voorzie elke kasbox van een rekenmachine en een vast startbedrag.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jeugdkerstmarkt organiseren?: Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en begroting. Nodig kraamhouders en vrijwilligers daarna direct uit, zodat je uiterlijk 4 weken voor de markt de indeling en het programma kunt vastleggen.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een jeugdkerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per kinderactiviteit, 1 aanspreekpunt per 4 tot 6 kramen en extra mensen voor opbouw en opruimen. Voor een kleine markt kom je daardoor vaak uit op ongeveer 10 tot 15 vrijwilligers, verdeeld over meerdere diensten.
Wanneer moet je stroom en verlichting testen?: Test alle kabels, stekkerdozen, verlichting en geluidsapparatuur uiterlijk 7 dagen vooraf. Controleer op de opbouwdag opnieuw of de stroompunten voldoende zijn en houd een set reserveverlengkabels achter de hand.
Hoeveel contant geld heb je nodig voor een jeugdkerstmarkt?: Maak per kasbox vooraf voldoende wisselgeld klaar in kleine biljetten en munten, afgestemd op de prijskaartjes. Tel het startbedrag samen met een tweede persoon en noteer het uiterlijk op de ochtend van de markt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.