Einen Jugend-Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Bei einem Jugend-Weihnachtsmarkt müssen Programm, Verkaufsstände und winterliche Versorgung gleichzeitig funktionieren. Lege zuerst Datum, Ort, Budget und Genehmigungen fest, bevor du Lieferanten oder Standbetreiber zusagst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung, Kinderaktivitäten und Helferplanung. In der letzten Woche prüfst du Strom, Beleuchtung, Geschirr, Dekoration und Bargeld – genau diese Punkte werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen prüfen
3
Budget erstellen
2 Personen
4
Lieferanten reservieren
5
Standbetreiber einladen
2 Personen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Verkaufsstände einteilen
2 Personen
10
Programm zusammenstellen
2 Personen
11
Kinderaktivitäten auswählen
2 Personen
12
Musikauswahl treffen
13
Preisschilder entwerfen
14
Lageplan erstellen
15
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
18
Geschirrbestand prüfen
19
Weihnachtsdekoration prüfen
20
Stromanschlüsse kontrollieren
21
Kabel und Beleuchtung testen
2 Personen
22
Standbetreiber informieren
23
Namensschilder vorbereiten
24
Bargeld vorbereiten
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Haltbare Produkte bereitstellen
2 Personen
27
Frische Produkte abholen
2 Personen
28
Gelände kontrollieren
2 Personen
29
Stände aufbauen
5 Personen
30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Weihnachtsbaum schmücken
3 Personen
34
Standaufteilung markieren
2 Personen
35
Standbetreiber empfangen
2 Personen
36
Verkaufsstände einrichten
6 Personen
37
Catering vorbereiten
4 Personen
38
Snacks vorbereiten
4 Personen
39
Heiße Getränke zubereiten
3 Personen
40
Kassen vorbereiten
2 Personen
41
Preisschilder aufhängen
3 Personen
42
Aktivitätentische bereitstellen
3 Personen
43
Beschallungsanlage testen
2 Personen
44
Freiwillige einweisen
2 Personen
45
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen

Event

46
Besucher begrüßen
3 Personen
47
Kasse bedienen
3 Personen
48
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
49
Kinderaktivitäten betreuen
4 Personen
50
Heiße Getränke servieren
3 Personen
51
Snacks servieren
3 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Musik abspielen
54
Weihnachtsgeschichte vorlesen
55
Weihnachtslieder begleiten
3 Personen
56
Wettbewerb begleiten
2 Personen
57
Tische sauber halten
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Bestand prüfen
61
Kassen abschließen
2 Personen
62
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

63
Standbetreiber auschecken
2 Personen
64
Catering aufräumen
4 Personen
65
Geschirr abwaschen
3 Personen
66
Stände abbauen
5 Personen
67
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
68
Beleuchtung entfernen
3 Personen
69
Dekoration entfernen
3 Personen
70
Abfall sammeln
4 Personen
71
Gelände reinigen
4 Personen
72
Materialien sortieren
3 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Restbestand einlagern
2 Personen
75
Kassenbestand einzahlen
2 Personen
76
Rechnungen prüfen
77
Fundgegenstände bearbeiten
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 14
KlappstühleAnz. 60
BiertischeAnz. 6
HockerAnz. 12
KleiderständerAnz. 4
DeckenAnz. 14

Ausstattung

Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
KassenboxenAnz. 3
TaschenrechnerAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 10
LED-LaternenAnz. 12
LED-KerzenAnz. 24

Dekoration

Künstlicher Weihnachtsbaum
WeihnachtskugelnAnz. 60
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
WeihnachtsfahnenAnz. 8
Weiße TischwäscheAnz. 14
Rote TischläuferAnz. 14
WeihnachtsmützenAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
Dekorative GeschenkboxenAnz. 8

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 100
TassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 2
RührschüsselnAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltefolieAnz. 3
Küchenwaage

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
HandfegerAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8
HanddesinfektionsmittelAnz. 6

Aktivitäten

BuntstifteAnz. 10
FilzstifteAnz. 10
MalvorlagenAnz. 150
BastelpapierAnz. 10
ScherenAnz. 20
KlebestifteAnz. 20
GlitzerkleberAnz. 12
WeihnachtsaufkleberAnz. 20
BastelkartonAnz. 10
TischschürzenAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 10 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und Budget. Reserviere Lieferanten erst, wenn klar ist, welche Stände und Angebote tatsächlich gebraucht werden.
Setze für Standbetreiber eine feste Anmeldefrist, etwa 4 Wochen vor dem Markt. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile die Verkaufsstände spätestens 10 Tage vorher verbindlich ein.
Plane das Programm in Blöcken von 30 bis 45 Minuten und ordne Kinderaktivitäten, Musik und Verkaufszeiten auf einem Lageplan an. So entstehen keine Engpässe an den Ständen oder bei den Helfern.
Teile Freiwillige in Schichten von höchstens 3 bis 4 Stunden ein und benenne für jeden Bereich eine verantwortliche Person. Bereite Namensschilder und die Informationen für Standbetreiber spätestens am Vortag vor.
Teste Kabel, Lautsprecher, Mikrofon und Beleuchtung mindestens 24 Stunden vorher am tatsächlichen Aufbauort. Prüfe außerdem Warmhaltebehälter, Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kassenboxen und Bargeld, bevor der erste Besucher kommt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Jugend-Weihnachtsmarkt organisieren?: Starte etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin mit Datum, Ort, Genehmigungen und Budget. Lieferanten, Standbetreiber und Helfer sollten spätestens 4 Wochen vorher feststehen.
Wann muss man die Genehmigungen für einen Jugend-Weihnachtsmarkt prüfen?: Prüfe die nötigen Genehmigungen direkt nach der Festlegung von Datum und Ort, idealerweise 8 Wochen vorher. So bleibt Zeit für Rückfragen oder zusätzliche Auflagen.
Wie viele Helfer braucht ein Jugend-Weihnachtsmarkt?: Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens 2 Helfer ein und teile sie in Schichten von 3 bis 4 Stunden ein. Für Kasse, Aufbau, Kinderprogramm und Technik sollte jeweils eine verantwortliche Person benannt werden.
Wann sollte man Technik und Weihnachtsbeleuchtung testen?: Teste Verlängerungskabel, Lautsprecher, Mikrofon, Lichterketten und LED-Laternen mindestens 24 Stunden vor dem Markt. Eine Funktionsprüfung erst beim Aufbau lässt kaum Zeit für Ersatz oder Reparaturen.

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