Organiser un marché de Noël des jeunes, étape par étape

Un marché de Noël porté par des jeunes demande surtout une bonne organisation en amont. Commencez par fixer la date et le lieu, puis validez les autorisations et le budget avant de contacter les exposants. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des stands doivent être terminés plusieurs semaines avant l’ouverture. La dernière semaine sert à confirmer le programme, répartir les bénévoles et tester l’éclairage, les câbles et le matériel de service.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Établir le budget
2 personnes
4
Réserver les fournisseurs
5
Inviter les exposants
2 personnes
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les stands de vente
2 personnes
10
Établir le programme
2 personnes
11
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
12
Créer la sélection musicale
13
Créer les étiquettes de prix
14
Créer le plan
15
Recruter des bénévoles
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Vérifier le stock de vaisselle
19
Vérifier la décoration de Noël
20
Vérifier les points d'alimentation
21
Tester les câbles et l’éclairage
2 personnes
22
Informer les exposants
23
Préparer les badges nominaux
24
Préparer l’argent liquide
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Préparer les produits non périssables
2 personnes
27
Récupérer les produits frais
2 personnes
28
Contrôler le site
2 personnes
29
Monter les stands
5 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Décorer le sapin de Noël
3 personnes
34
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
35
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
36
Aménager les stands de vente
6 personnes
37
Préparer le service traiteur
4 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
40
Installer les caisses
2 personnes
41
Accrocher les étiquettes de prix
3 personnes
42
Installer les tables d'activités
3 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes
44
Briefer les bénévoles
2 personnes
45
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Tenir la caisse
3 personnes
48
Soutenir les exposants
2 personnes
49
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
50
Servir des boissons chaudes
3 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Passer de la musique
54
Lire une histoire de Noël
55
Accompagner les chants de Noël
3 personnes
56
Accompagner la compétition
2 personnes
57
Garder les tables propres
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Vérifier les stocks
61
Fermer les caisses
2 personnes
62
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

63
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
64
Ranger le service traiteur
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Démonter les stands
5 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Retirer l'éclairage
3 personnes
69
Retirer la décoration
3 personnes
70
Rassembler les déchets
4 personnes
71
Nettoyer le site
4 personnes
72
Trier les matériaux
3 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
76
Vérifier les factures
77
Gérer les objets perdus
78
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Couverturesqté 14

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Bains-marieqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Caissesqté 3
Calculatricesqté 3
Thermosqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 12
Bougies LEDqté 24

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Drapeaux de Noëlqté 8
Nappes blanchesqté 14
Chemins de table rougesqté 14
Bonnets de Noëlqté 30
Étiquettes nominativesqté 40
Boîtes cadeaux décorativesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Balance de cuisine

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 6

Activités

Crayons de couleurqté 10
Feutresqté 10
Coloriagesqté 150
Papier de bricolageqté 10
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 20
Colle à paillettesqté 12
Autocollants de Noëlqté 20
Carton à bricolageqté 10
Tabliers de tableqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, le lieu et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations nécessaires et réserver les fournisseurs.
Demandez aux exposants leurs besoins alimentaires et en électricité dès l’inscription. Regroupez ensuite les stands selon l’espace disponible et indiquez clairement leur emplacement sur le plan.
Préparez le programme au moins 10 jours avant le marché. Réservez des créneaux précis pour les activités des enfants, la musique et les annonces au microphone.
Attribuez chaque bénévole à une mission et à un horaire, plutôt que de constituer une équipe générale. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour les caisses et une pour les urgences techniques par tranche horaire.
Faites une répétition technique la veille : branchez les rallonges, multiprises, haut-parleurs et éclairages, puis vérifiez les machines à café, bouilloires et bains-marie. Préparez aussi l’argent liquide, les badges et les étiquettes de prix avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël des jeunes ?: Prévoyez 6 à 8 semaines pour un marché de petite ou moyenne taille. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les exposants, les fournisseurs et les bénévoles sans traiter les inscriptions dans l’urgence.
Quand faut-il inviter les exposants au marché de Noël ?: Envoyez les invitations environ 6 semaines avant l’événement et fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant. Vous aurez ainsi le temps de répartir les stands, de recueillir les besoins alimentaires et de finaliser le plan.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël des jeunes ?: Comptez au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les caisses et 1 pour la coordination ou les problèmes techniques par créneau. Ajoutez une personne par activité pour enfants et prévoyez des relèves toutes les 2 heures.
Quand préparer le matériel et les décorations de Noël ?: Vérifiez le stock et la liste des achats 7 jours avant, puis installez les tables, tentes, décorations et éclairages la veille ou le matin même selon l’accès au lieu. Testez tous les câbles et appareils avant l’ouverture, pas pendant l’arrivée du public.

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