Caravanclubbijeenkomst organiseren: complete checklist

Een caravanclubbijeenkomst vraagt meer voorbereiding dan alleen een locatie en een barbecue. Je moet vooraf weten hoeveel deelnemers komen, welke dieetwensen er zijn en hoeveel servies, stoelen en drank nodig zijn. Plan het programma en de route-informatie op tijd, zodat je op de dag zelf alleen nog hoeft op te bouwen en klaar te zetten. Deze checklist helpt je van reservering tot buffet, koffiepunt en gezamenlijke activiteit.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Bijeenkomstlocatie reserveren
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Definitieve deelnemerslijst maken
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Barbecue controleren
Koffieapparatuur testen
Routekaarten en programma printen
Naamkaartjes voorbereiden
Quiz en spelmateriaal maken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Vlees en salades voorbereiden
3 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Locatie en weersverwachting controleren
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Tafels aankleden
2 personen
Barbecue en kookhoek inrichten
3 personen
Koffie- en theepunt klaarzetten
2 personen
Buffet en servies klaarzetten
3 personen
Naamkaartjes en programma neerleggen
Verlichting en stroom aansluiten
2 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen

Event

Aanmeldingen bij ontvangst verwerken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkom en programma toelichten
Route en kampeerervaringen bespreken
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Quiz begeleiden
2 personen
Barbecue aansteken
2 personen
Barbecue bereiden
3 personen
Buffet en barbecue serveren
4 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetmaaltijden apart uitserveren
2 personen
Dessert en koffie serveren
2 personen
Prijswinnaars bekendmaken
Afscheid en vertrektijd aankondigen

Nazorg

Afval verzamelen en scheiden
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Barbecue veilig uitdoven
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Tenten en verlichting afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 45
Partytentenaantal 2
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 6

Servies

Dinerbordenaantal 50
Dessertbordenaantal 50
Soepkommenaantal 50
Koffiekopjesaantal 50
Drinkglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 45
Besteksetsaantal 50
Opscheplepelsaantal 10
Serveertangenaantal 8
Serveerbladenaantal 6

Keuken

Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 6
Mengkommenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Voedselthermometersaantal 2

Apparatuur

Barbecuesaantal 2
Koffiezetapparatenaantal 2
Heetwaterketelsaantal 2
Koelboxenaantal 4
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Lichtslingersaantal 4

Decoratie

Feestslingersaantal 6
Tafeldecoratiesaantal 6
Naamkaartjesaantal 50

Activiteiten

Routekaartenaantal 45
Programmabladenaantal 50
Quizformulierenaantal 50
Balpennenaantal 50

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilmoppenaantal 2
Emmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak uiterlijk twee weken vooraf een voorlopige deelnemerslijst en vraag tegelijk dieetwensen uit. Gebruik die lijst later voor het menu, de hoeveelheden en de naamkaartjes.
Controleer de barbecue, het koffiezetapparaat en de heetwaterketel enkele dagen vooraf. Test ook verlengsnoeren en stekkerdozen, want een ontbrekende aansluiting zorgt op locatie snel voor vertraging.
Bereid vlees en salades pas nadat het definitieve aantal deelnemers bekend is. Leg gekoelde producten in koelboxen en gebruik een voedselthermometer om de bereiding van vlees te controleren.
Controleer de weersverwachting en de locatie de dag ervoor. Bouw partytenten eerst op, zet daarna tafels en stoelen neer en richt vervolgens barbecue, buffet en koffie- en theepunt in.
Leg routekaarten, programma’s en naamkaartjes vóór de ontvangst klaar. Reken per deelnemer op een zitplaats, een bord, bestek en een drinkglas, plus extra servies voor het buffet en dessert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een caravanclubbijeenkomst organiseren?: Reserveer de bijeenkomstlocatie en leg het programma minimaal 8 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je ongeveer 2 weken voor de bijeenkomst een definitieve deelnemerslijst kunt maken.
Hoeveel stoelen en tafels heb ik nodig voor een caravanclubbijeenkomst?: Voorzie voor iedere aangemelde deelnemer één stoel en tel 5 tot 10 procent extra als reserve. Plan naast de zitplaatsen aparte tafels voor buffet, koffie en thee, barbecuebenodigdheden en spelmateriaal.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een caravanclubbijeenkomst?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Koop daarnaast voldoende koffie en thee voor de ontvangst en het programma, en houd rekening met deelnemers die geen alcohol drinken.
Wanneer moet ik de barbecue en het buffet klaarzetten?: Richt de barbecue- en kookhoek ongeveer 60 minuten voor het eten in. Zet buffet, servies, opscheplepels en serveertangen 30 tot 45 minuten vooraf klaar en houd gekoelde producten tot vlak voor gebruik gekoeld.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.