Checklist voor een jeugdkerstmarkt organiseren

Een jeugdkerstmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen neerzetten en kerstversiering ophangen. Leg eerst datum, locatie, begroting en vergunningen vast; daarna volgen kraamhouders, programma, kinderactiviteiten en vrijwilligers. In de laatste week draait het vooral om indeling, stroom, verlichting, voorraad en contant geld. Deze checklist geeft je een vaste volgorde voor de 78 taken en 65 spullen in het plan, zodat je minder op de dag zelf hoeft op te lossen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Begroting opstellen
2 personen
Leveranciers reserveren
Kraamhouders uitnodigen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Verkoopkramen indelen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Kinderactiviteiten kiezen
2 personen
Muziekselectie maken
Prijskaartjes ontwerpen
Plattegrond maken
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad servies controleren
Kerstdecoratie controleren
Stroompunten controleren
Kabels en verlichting testen
2 personen
Kraamhouders informeren
Naamlabels voorbereiden
Contant geld voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare producten klaarzetten
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Kramen opbouwen
5 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kerstboom versieren
3 personen
Kraamindeling markeren
2 personen
Kraamhouders ontvangen
2 personen
Verkoopkramen inrichten
6 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme dranken bereiden
3 personen
Kassa's klaarzetten
2 personen
Prijskaartjes ophangen
3 personen
Activiteitentafels klaarzetten
3 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Briefing vrijwilligers geven
2 personen
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen

Event

Bezoekers verwelkomen
3 personen
Kassa bemannen
3 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Warme dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Muziek afspelen
Kerstverhaal voorlezen
Kerstliederen begeleiden
3 personen
Wedstrijd begeleiden
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Kassa's afsluiten
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Kraamhouders uitchecken
2 personen
Catering opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Kramen afbreken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Verlichting verwijderen
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen sorteren
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Kassaopbrengst afstorten
2 personen
Facturen controleren
Verloren voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 14
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Kleedjesaantal 14

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Warmhoudketelsaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Kassaboxenaantal 3
Rekenmachinesaantal 3
Thermoskannenaantal 6

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 10
LED-lantaarnsaantal 12
LED-kaarsenaantal 24

Decoratie

Kunstkerstboom
Kerstballenaantal 60
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerstvlaggenaantal 8
Wit tafellinnenaantal 14
Rode tafellopersaantal 14
Kerstmutsenaantal 30
Naamlabelsaantal 40
Decoratieve cadeaudozenaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 100
Mokkenaantal 80
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesjesaantal 4
Maatbekersaantal 2
Mengkommenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudfolieaantal 3
Keukenweegschaal

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Handvegersaantal 4
Stofblikkenaantal 4
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Handdesinfectieaantal 6

Activiteiten

Kleurpotlodenaantal 10
Viltstiftenaantal 10
Kleurplatenaantal 150
Knutselpapieraantal 10
Scharenaantal 20
Lijmstiftenaantal 20
Glitterlijmaantal 12
Kerststickersaantal 20
Knutselkartonaantal 10
Tafelschortenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Begin 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en begroting. Reserveer leveranciers en nodig kraamhouders daarna meteen uit; late aanmeldingen maken de kraamindeling onnodig krap.
Maak uiterlijk 3 weken vooraf een plattegrond met verkoopkramen, kinderactiviteiten, muziek, stroompunten en looppaden. Houd kabels uit drukke looproutes en test verlengkabels, stekkerdozen, lichtsnoeren en speakers vóór de markt.
Plan per kraamhouder een naamlabel en duidelijke prijskaartjes. Leg minimaal 2 kassaboxen, rekenmachines en voldoende wisselgeld klaar als meerdere verkooppunten tegelijk open zijn.
Verzamel dieetwensen uiterlijk 1 week vooraf en controleer daarna de boodschappenlijst, serviesvoorraad, warmhoudketels, waterkokers, koffiezetapparaten en thermoskannen. Zet koelboxen en warme dranken niet pas bij de opening klaar.
Maak 2 dagen vooraf een vrijwilligersrooster met aankomsttijd, taak en eindtijd. Laat minimaal 1 persoon verantwoordelijk zijn voor stroom en verlichting, 1 voor de kassa’s en 1 voor de kinderactiviteiten, naast de algemene begeleiding.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een jeugdkerstmarkt organiseren en plannen?: Start bij voorkeur 8 tot 10 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en begroting. Regel in de weken daarna kraamhouders, leveranciers, vrijwilligers en het programma.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jeugdkerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actief onderdeel, zoals kassa, kinderactiviteit, muziek en opbouw, plus 2 mensen voor algemene coördinatie. Bij 4 onderdelen kom je dus uit op minstens 6 vrijwilligers per dienst.
Wanneer moet ik de kraamindeling en plattegrond maken?: Maak een eerste plattegrond 3 weken vooraf en werk die uiterlijk 1 week voor de markt definitief bij. Controleer dan ook de stroompunten, kabelroutes, verlichting en ruimte rond kinderactiviteiten.
Hoeveel wisselgeld heb ik nodig op een jeugdkerstmarkt?: Verdeel het wisselgeld over minimaal 2 kassaboxen als je meerdere verkooppunten hebt. Stel het bedrag uiterlijk 2 dagen vooraf vast op basis van de verwachte verkoop en controleer elke kassabox bij uitgifte en afsluiting.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.