Checklist para organizar un mercado navideño juvenil

Un mercado navideño juvenil necesita más coordinación que una simple reunión: hay expositores, puestos, actividades, cobros, comida y electricidad funcionando a la vez. Esta checklist reúne 78 tareas y 65 materiales para avanzar en el orden correcto, desde elegir la fecha y comprobar los permisos hasta preparar el plano y probar la iluminación. También te ayuda a cerrar a tiempo los detalles que suelen quedarse para el último día, como las preferencias dietéticas, el efectivo y la asignación de voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Comprobar permisos
Elaborar presupuesto
2 personas
Reservar proveedores
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Distribuir los puestos de venta
2 personas
Elaborar el programa
2 personas
Elegir actividades infantiles
2 personas
Seleccionar la música
Diseñar etiquetas de precios
Hacer el plano
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Comprobar el stock de vajilla
Comprobar la decoración navideña
Comprobar los puntos de electricidad
Probar cables e iluminación
2 personas
Informar a los expositores
Preparar etiquetas con nombres
Preparar efectivo
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar productos no perecederos
2 personas
Recoger productos frescos
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar los puestos
5 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Decorar el árbol de Navidad
3 personas
Marcar la distribución de los puestos
2 personas
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
Montar los puestos de venta
6 personas
Preparar el catering
4 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar bebidas calientes
3 personas
Preparar las cajas registradoras
2 personas
Colgar las etiquetas de precios
3 personas
Preparar las mesas de actividades
3 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Dar briefing a los voluntarios
2 personas
Colocar la entrada y la señalización
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Atender la caja
3 personas
Apoyar a los titulares de los puestos
2 personas
Supervisar las actividades infantiles
4 personas
Servir bebidas calientes
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Poner música
Leer un cuento de Navidad
Acompañar villancicos
3 personas
Coordinar la competición
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Cerrar las cajas
2 personas
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

Hacer el check-out de los expositores
2 personas
Recoger el catering
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar los puestos
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la iluminación
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Ingresar la recaudación de taquilla
2 personas
Revisar las facturas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 14
Sillas plegablescant. 60
Mesas de cervezacant. 6
Taburetescant. 12
Percheroscant. 4
Mantelescant. 14

Equipo

Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófono
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Mantener calientecant. 3
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cajas de cajacant. 3
Calculadorascant. 3
Termoscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Faroles LEDcant. 12
Velas LEDcant. 24

Decoración

Árbol de Navidad artificial
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Banderas navideñascant. 8
Mantelería blancacant. 14
Caminos de mesa rojoscant. 14
Gorros de Navidadcant. 30
Etiquetas con nombrescant. 40
Cajas de regalo decorativascant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Tazascant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Cajas de almacenamientocant. 12
Papel de aluminiocant. 3
Film transparentecant. 3
Balanza de cocina

Limpieza

Papeleracant. 8
Escobas de manocant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8
Desinfectante de manoscant. 6

Actividades

Lápices de colorescant. 10
Rotuladorescant. 10
Libros para colorearcant. 150
Papel para manualidadescant. 10
Tijerascant. 20
Barras de pegamentocant. 20
Pegamento con purpurinacant. 12
Pegatinas navideñascant. 20
Cartulina para manualidadescant. 10
Delantales para mesascant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de invitar a los expositores. Reserva proveedores y confirma los puestos con varias semanas de margen para poder rehacer el plano si cambia el número de participantes.
Prepara el plano antes de distribuir las mesas, carpas y puestos de mercado. Deja pasillos despejados y comprueba por adelantado dónde estarán los puntos de electricidad para no cruzar cables por las zonas de paso.
Asigna los voluntarios por turnos y por función, no solo por nombre. Prevé al menos una persona para cobros, otra para orientar a los expositores y otra para supervisar las actividades infantiles durante cada franja del programa.
Haz una prueba técnica antes de abrir: conecta altavoces, micrófono, regletas, alargadores y guirnaldas de luces. Comprueba también que las neveras portátiles, termos, cafeteras y equipos para mantener la comida caliente funcionan en el lugar previsto.
Haz la compra y revisa el stock de vajilla, decoración y material de cobro al menos 48 horas antes. El efectivo, las calculadoras, las etiquetas de precios y los nombres de los expositores suelen olvidarse cuando se dejan para la mañana del mercado.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño juvenil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes: primero fija fecha, lugar, presupuesto y permisos. Durante las dos últimas semanas confirma expositores, voluntarios, programa, compras y necesidades eléctricas.
¿Qué permisos necesita un mercado navideño juvenil?: Depende del lugar y de las actividades, pero conviene comprobarlo como mínimo 6 semanas antes. Consulta si hacen falta autorizaciones para ocupar el espacio, vender alimentos, usar sonido o instalar carpas y puestos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado navideño juvenil?: Como base, calcula 1 voluntario para cobros, 1 para coordinar expositores, 1 para información y 1 para las actividades infantiles por cada turno. Añade una persona responsable de incidencias y prepara turnos de 2 a 3 horas.
¿Cuándo hay que preparar la decoración y el material técnico?: Revisa la decoración navideña, las mesas, las sillas y el material técnico 48 horas antes. Haz la prueba de cables, iluminación, altavoces y micrófono como mínimo el día anterior, no justo antes de abrir.

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