Checklist pour organiser un Marché de Noël des jeunes

Un Marché de Noël des jeunes demande surtout une bonne coordination entre exposants, activités, stands et bénévoles. Commencez par fixer la date, le lieu, les autorisations et le budget, puis avancez vers les inscriptions et le programme. La dernière semaine sert à confirmer les besoins alimentaires, le plan des stands et le matériel. Le jour J, prévoyez du temps pour tester l’éclairage, installer les tables et préparer la caisse.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Établir le budget
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les stands de vente
2 personnes
Établir le programme
2 personnes
Choisir des activités pour enfants
2 personnes
Créer la sélection musicale
Créer les étiquettes de prix
Créer le plan
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Vérifier le stock de vaisselle
Vérifier la décoration de Noël
Vérifier les points d'alimentation
Tester les câbles et l’éclairage
2 personnes
Informer les exposants
Préparer les badges nominaux
Préparer l’argent liquide
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les produits non périssables
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les stands
5 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Décorer le sapin de Noël
3 personnes
Marquer l’agencement des stands
2 personnes
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Aménager les stands de vente
6 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
Installer les caisses
2 personnes
Accrocher les étiquettes de prix
3 personnes
Installer les tables d'activités
3 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
3 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Passer de la musique
Lire une histoire de Noël
Accompagner les chants de Noël
3 personnes
Accompagner la compétition
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Fermer les caisses
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Clôturer le départ des exposants
2 personnes
Ranger le service traiteur
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter les stands
5 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
Vérifier les factures
Gérer les objets perdus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 14
Chaises pliantesqté 60
Tables de bièreqté 6
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Couverturesqté 14

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Bains-marieqté 3
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Caissesqté 3
Calculatricesqté 3
Thermosqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 10
Lanternes LEDqté 12
Bougies LEDqté 24

Décoration

Sapin de Noël artificiel
Boules de Noëlqté 60
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Drapeaux de Noëlqté 8
Nappes blanchesqté 14
Chemins de table rougesqté 14
Bonnets de Noëlqté 30
Étiquettes nominativesqté 40
Boîtes cadeaux décorativesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 3
Film alimentaireqté 3
Balance de cuisine

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balais à mainqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8
Gel hydroalcooliqueqté 6

Activités

Crayons de couleurqté 10
Feutresqté 10
Coloriagesqté 150
Papier de bricolageqté 10
Ciseauxqté 20
Bâtons de colleqté 20
Colle à paillettesqté 12
Autocollants de Noëlqté 20
Carton à bricolageqté 10
Tabliers de tableqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu au moins 8 à 10 semaines à l’avance : les autorisations, les fournisseurs et les exposants ont besoin de délais différents.
Clôturez les inscriptions des exposants 3 à 4 semaines avant le marché. Vous pourrez ainsi répartir les stands, créer le plan et préparer les badges nominatifs sans changements de dernière minute.
Prévoyez au moins 2 bénévoles pour l’installation et 2 personnes pour l’accueil ou la caisse pendant les périodes chargées. Répartissez les rôles par créneaux de 2 à 3 heures.
Testez les rallonges, multiprises, haut-parleurs et guirlandes lumineuses la veille. Vérifiez chaque point d’alimentation avant d’installer les machines à café, bouilloires ou bains-marie.
Préparez l’argent liquide, les calculatrices, les étiquettes de prix et les informations pour les exposants le jour précédent. Gardez une marge de 30 à 45 minutes avant l’ouverture pour les oublis et les ajustements.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un Marché de Noël des jeunes ?: Commencez idéalement 8 à 10 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu et les fournisseurs, vérifier les autorisations, inviter les exposants et organiser les bénévoles.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Fixez une date limite 3 à 4 semaines avant le marché. Vous aurez ensuite le temps de traiter les inscriptions, recueillir les besoins alimentaires, répartir les stands et informer chaque exposant.
Combien de bénévoles faut-il pour un Marché de Noël des jeunes ?: Prévoyez au minimum 4 bénévoles pour une petite manifestation : 2 pour l’installation et 2 pour l’accueil, la caisse ou l’orientation. Ajoutez des personnes par créneaux de 2 à 3 heures si le marché comprend plusieurs stands et activités.
Que faut-il vérifier la veille du marché de Noël ?: Vérifiez la liste des courses, la vaisselle, les décorations, les points d’alimentation, les câbles et l’éclairage. Préparez aussi les badges, l’argent liquide, les étiquettes de prix et le plan des stands au plus tard la veille.

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