Zo organiseer je een jazzfestival zonder last-minute problemen

Begin een jazzfestival niet met de line-up, maar met de combinatie van datum, locatie en capaciteit. Daarna leg je vergunningen, verzekering, geluidsbedrijf en vaste leveranciers vast voordat je artiesten en bezoekers uitnodigt. Werk vervolgens het programma, de publieksregistratie en het vrijwilligersrooster uit. Op de festivaldag draait alles om een strak tijdschema voor opbouw, soundcheck, catering, toiletten en techniek; vooral stroom, kabels en slecht weer worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Muzikanten boeken
2 personen
3
Geluidsbedrijf reserveren
4
Vergunning aanvragen
5
Verzekering controleren
6
Catering reserveren
2 personen
7
Toiletten reserveren
8
Beveiliging reserveren
9
Vrijwilligers werven
2 personen
10
Uitnodigingen versturen
2 personen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Programma publiceren
2 personen
14
Artiesteninformatie versturen
15
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
16
Weersverwachting controleren
17
Boodschappenlijst controleren
2 personen
18
Boodschappen doen
3 personen
19
Dranken koelen
3 personen
20
Catering voorbereiden
4 personen
21
Terrein schoonmaken
3 personen
22
Toiletten controleren
2 personen
23
Podiumvloer opbouwen
4 personen
24
Tenten opbouwen
4 personen
25
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
26
Podiumachterwand plaatsen
2 personen
27
Versiering ophangen
3 personen
28
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
29
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
30
Instrumenten klaarzetten
3 personen
31
Microfoons testen
2 personen
32
Soundcheck uitvoeren
5 personen
33
Bar en buffet inrichten
4 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
36
Afvalpunten plaatsen
2 personen
37
Infopunt inrichten
2 personen

Event

38
Artiesten ontvangen
2 personen
39
Bezoekers ontvangen
4 personen
40
Programma aankondigen
41
Muziekoptredens begeleiden
3 personen
42
Pauzes omroepen
43
Dranken serveren
4 personen
44
Dranken bijvullen
3 personen
45
Hapjes serveren
4 personen
46
Buffet aanvullen
3 personen
47
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
48
Tafels schoonhouden
2 personen
49
Afvalbakken legen
2 personen
50
Toiletten bijvullen
51
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
52
Eerste hulp ondersteunen
2 personen
53
Laatste optreden afronden
2 personen
54
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

55
Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
56
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
57
Eten en drinken opruimen
4 personen
58
Servies afwassen
3 personen
59
Afval verzamelen
4 personen
60
Terrein schoonmaken
5 personen
61
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
62
Tenten afbreken
4 personen
63
Podium afbreken
4 personen
64
Decoratie verwijderen
3 personen
65
Verlichting afbouwen
3 personen
66
Geleende spullen controleren
2 personen
67
Materialen retourneren
2 personen
68
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 220
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Partytentenaantal 4
Podiumachterwand

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 20
Microfoonkabelsaantal 16
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Keyboardstandaardsaantal 3
Pianokrukaantal 2
Gitaarversterkersaantal 3
Drumstel
Muzieklessenaarsaantal 8

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Bouwlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 350
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Opslagbakkenaantal 20

Decoratie

Festivalbannersaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Podiumdoekenaantal 4
Programmastandaardsaantal 8
Routebordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en controleer direct de geluidsbeperkingen, stroomvoorziening, toegang voor leveranciers en beschikbare opbouwtijd. Reserveer daarna geluidsbedrijf, toiletten, beveiliging en catering; populaire leveranciers zitten vaak 8 tot 12 weken vooraf vol.
Plan de techniek per podium en per band. Noteer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, monitorluidsprekers, instrumentkabels en versterkers, en reserveer minimaal 60 minuten voor de eerste soundcheck.
Vraag dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het festival uit en geef het definitieve aantal eters daarna aan de cateraar door. Koel dranken pas op de dag ervoor of op de ochtend zelf, zodat koeling en voorraad controleerbaar blijven.
Maak het vrijwilligersrooster in blokken van 3 tot 4 uur met aparte verantwoordelijken voor ontvangst, backstage, bar, publieksbegeleiding en opruimen. Stuur artiesteninformatie minstens 1 week vooraf met route, aankomsttijd, soundcheck en contactpersoon.
Maak een opbouwvolgorde met eerst podiumvloer, podiumachterwand en tenten, daarna tafels, stoelen, licht en geluid. Controleer 3 uur voor opening de weersverwachting, kabelmatten, toiletten, verlichting en de vluchtroutes; wacht niet tot het publiek binnenkomt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt het om een jazzfestival te organiseren?: Reken op minimaal 3 tot 6 maanden voor een kleinschalig jazzfestival en langer als je meerdere podia of bekende artiesten boekt. Vergunning, locatie, geluidsbedrijf en beveiliging moeten meestal weken vóór de publiekscommunicatie geregeld zijn.
Wanneer moet ik muzikanten voor een jazzfestival boeken?: Boek de muzikanten bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf. Stuur uiterlijk 1 week voor het festival de artiesteninformatie met aankomsttijd, soundcheck, podiumgegevens en een contactpersoon.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een jazzfestival?: Plan voor een klein festival minstens 6 uur opbouw en voeg tijd toe voor soundcheck en technische tests. Zet podiumdelen en tenten eerst neer; tafels, stoelen, licht, kabels en geluidsapparatuur volgen daarna.
Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het festival. Geef de cateraar daarna het definitieve aantal gasten en houd op de dag zelf een aparte lijst bij voor allergieën en speciale maaltijden.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.