Ein Jazzfestival von der ersten Idee bis zum Abbau organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum und Ort zuerst fest und buche danach Musiker, Tontechnik und Catering. Plane für Genehmigungen und Versicherungsprüfung mehrere Wochen Vorlauf ein, statt diese Punkte erst kurz vor dem Festival zu klären.
• Schicke den gebuchten Künstlern spätestens 14 Tage vor dem Termin alle Bühnen- und Anreiseinformationen. Frage dabei auch nach benötigten Anschlüssen, Instrumenten und Monitorsound, damit Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen und Kabel vollständig bereitliegen.
• Erstelle den Helferplan mindestens 7 Tage vorher mit festen Schichten für Einlass, Bühne, Catering und Reinigung. Rechne pro Schicht eine Reserveperson ein, damit Ausfälle nicht sofort den Ablauf stören.
• Plane den Bühnenaufbau in der Reihenfolge Bühnenboden, Bühnenelemente, Rückwand, Licht und Ton. Sichere Verlängerungskabel und Mikrofonkabel mit Kabelmatten und teste jeden Lautsprecher sowie jedes Mikrofon vor dem Soundcheck.
• Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Einkaufsliste und Kühlmöglichkeiten. Stelle Zelte, Tische und Stühle frühzeitig auf, kontrolliere die Toiletten vor Einlass und halte wiederverwendbare Trinkgläser sowie ausreichend gekühlte Getränke griffbereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher muss ich ein Jazzfestival organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Musiker, Technik, Genehmigungen, Catering, Toiletten und Sicherheitsdienst brauchen oft deutlich mehr Vorlauf als Einladungen und Dekoration.

Was brauche ich für die Tontechnik bei einem Jazzfestival?

Plane mindestens Mischpult, Lautsprecher, Monitorspeaker, Mikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen sowie Instrumenten- und Mikrofonkabel ein. Teste die komplette Anlage spätestens am Veranstaltungstag vor dem Einlass und halte Verlängerungskabel und Steckdosenleisten bereit.

Wann sollte ich das Programm und die Einladungen verschicken?

Veröffentliche das Programm etwa 3 bis 4 Wochen vor dem Festival und verschicke die Einladungen anschließend. Eine Woche vor dem Termin solltest du Anmeldungen, Ernährungswünsche und die Helferschichten abschließend prüfen.

Wie plane ich den Aufbau am Veranstaltungstag?

Beginne mindestens 4 bis 6 Stunden vor dem Einlass mit Bühnenboden, Zelten, Tischen und Stühlen. Danach folgen Licht, Ton und der Soundcheck; Toiletten, Getränke und der Eingangsbereich sollten spätestens 30 Minuten vor Beginn kontrolliert sein.

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