Cómo organizar un festival de jazz sin perder el control
Un festival de jazz se organiza en dos líneas paralelas: la producción artística y la logística del recinto. Empieza fijando fecha y lugar, y confirma pronto músicos, sonido, permisos, seguro, aseos, seguridad y catering. Después convierte el programa en horarios concretos para artistas, voluntarios, montaje y atención al público. El día anterior se resuelven compras, bebidas, carpas y señalización; el mismo día, las comprobaciones técnicas y de seguridad deben hacerse antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contratar músicos
2 personas
- 3
Reservar la empresa de sonido
- 4
Solicitar permiso
- 5
Comprobar el seguro
- 6
Reservar el catering
2 personas
- 7
Reservar los aseos
- 8
Reservar seguridad
- 9
Reclutar voluntarios
2 personas
- 10
Enviar invitaciones
2 personas
- 11
Gestionar inscripciones
2 personas
- 12
Recoger preferencias dietéticas
- 13
Publicar el programa
2 personas
- 14
Enviar la información de los artistas
- 15
Crear el horario de voluntarios
2 personas
- 16
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 17
Comprobar la lista de la compra
2 personas
- 18
Hacer la compra
3 personas
- 19
Enfriar bebidas
3 personas
- 20
Preparar el catering
4 personas
- 21
Limpiar el recinto
3 personas
- 22
Comprobar los baños
2 personas
- 23
Montar el suelo del escenario
4 personas
- 24
Montar tiendas
4 personas
- 25
Colocar mesas y sillas
5 personas
- 26
Colocar el fondo del escenario
2 personas
- 27
Colgar la decoración
3 personas
- 28
Montar la instalación de iluminación
3 personas
- 29
Conectar el equipo de sonido
3 personas
- 30
Preparar los instrumentos
3 personas
- 31
Probar los micrófonos
2 personas
- 32
Hacer la prueba de sonido
5 personas
- 33
Montar el bar y el buffet
4 personas
- 34
Preparar café y té
2 personas
- 35
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
- 36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 37
Montar el punto de información
2 personas
Evento
- 38
Recibir a los artistas
2 personas
- 39
Recibir a los visitantes
4 personas
- 40
Anunciar el programa
- 41
Coordinar las actuaciones musicales
3 personas
- 42
Anunciar los descansos
- 43
Servir las bebidas
4 personas
- 44
Rellenar las bebidas
3 personas
- 45
Servir aperitivos
4 personas
- 46
Reponer el bufé
3 personas
- 47
Servir comidas especiales
2 personas
- 48
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 50
Reponer los baños
- 51
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 52
Apoyar los primeros auxilios
2 personas
- 53
Cerrar la última actuación
2 personas
- 54
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
- 55
Apagar el equipo de sonido
3 personas
- 56
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
- 57
Recoger comida y bebida
4 personas
- 58
Lavar la vajilla
3 personas
- 59
Recoger la basura
4 personas
- 60
Limpiar el recinto
5 personas
- 61
Recoger mesas y sillas
5 personas
- 62
Desmontar las tiendas
4 personas
- 63
Desmontar el escenario
4 personas
- 64
Retirar la decoración
3 personas
- 65
Desmontar la iluminación
3 personas
- 66
Comprobar los objetos prestados
2 personas
- 67
Devolver los materiales
2 personas
- 68
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escaleras del escenariocant. 2
- Mesascant. 18
- Sillas plegablescant. 220
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 6
- Carpas de fiestacant. 4
- Fondo de escenario
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Altavoces de monitorcant. 4
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 6
- Cables de instrumentoscant. 20
- Cables de micrófonocant. 16
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Soportes para tecladocant. 3
- Taburete de pianocant. 2
- Amplificadores de guitarracant. 3
- Batería
- Atriles de músicacant. 8
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Lámparas de obracant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 350
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 350
- Cubiertoscant. 350
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 20
Decoración
- Banners del festivalcant. 6
- Mantelescant. 18
- Telones de escenariocant. 4
- Atriles para programascant. 8
- Señales de rutacant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Carros de limpiezacant. 2
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar y el programa artístico. No reserves sonido, catering ni seguridad hasta saber cuántos escenarios, actuaciones y asistentes debe soportar el festival.
- Pide el permiso y revisa el seguro con varias semanas de margen. También confirma por escrito los aseos, la empresa de sonido y el servicio de seguridad; son proveedores que suelen tener menos disponibilidad de la que parece.
- Envía a cada músico los horarios, necesidades técnicas y hora de llegada al menos 7 días antes. Recoge en el mismo formulario las preferencias dietéticas para no improvisar menús el día del festival.
- Haz una prueba de sonido completa antes de la apertura, con mesa de mezclas, micrófonos, monitores, amplificadores, batería y cajas DI conectados. Deja cables de repuesto, regletas y alargadores localizados, y cubre los pasos de cable.
- Programa el montaje por zonas: escenario, iluminación, carpas, mesas y sillas, catering y baños. Comprueba el pronóstico 48 horas antes y prepara una alternativa para viento o lluvia; enfriar las bebidas y revisar los aseos suele quedar para demasiado tarde.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de jazz?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los músicos, el sonido, los permisos, el seguro, la seguridad y los aseos deben quedar confirmados antes de entrar en las últimas 4 semanas.
- ¿Cuándo hay que hacer la prueba de sonido en un festival de jazz?
- Hazla el mismo día, como mínimo 3 horas antes de abrir al público. Reserva tiempo adicional si participan varios grupos o si hay cambios de batería, amplificadores o configuración de monitores.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de jazz?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada 50 asistentes previstos, además de una persona coordinadora. Reparte los turnos en bloques de 3 a 4 horas para cubrir entradas, artistas, catering, baños y emergencias sin dejar puestos vacíos.
- ¿Cuándo se envía la información a los artistas?
- Envíala al menos 7 días antes e incluye horarios, acceso, prueba de sonido, contacto de producción y necesidades técnicas. Confirma cualquier cambio por teléfono el día anterior, cuando ya esté cerrado el montaje.
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