Organiser un festival de jazz, étape par étape

Commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez le festival autour de la programmation et des contraintes techniques. Les réservations qui prennent le plus de temps sont généralement les musiciens, la sonorisation, les toilettes, la sécurité et le traiteur. Pendant les dernières semaines, concentrez-vous sur les inscriptions, les besoins alimentaires, le programme et les équipes bénévoles. Le jour même, gardez une marge pour la météo, le montage de la scène et les essais sonores.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Réserver des musiciens
2 personnes
3
Réserver la société de sonorisation
4
Demander une autorisation
5
Vérifier l’assurance
6
Réserver le catering
2 personnes
7
Réserver les toilettes
8
Réserver la sécurité
9
Recruter des bénévoles
2 personnes
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Publier le programme
2 personnes
14
Envoyer les informations sur les artistes
15
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
16
Vérifier les prévisions météo
17
Vérifier la liste des courses
2 personnes
18
Faire les courses
3 personnes
19
Refroidir les boissons
3 personnes
20
Préparer le service traiteur
4 personnes
21
Nettoyer le site
3 personnes
22
Vérifier les toilettes
2 personnes
23
Monter le plancher de scène
4 personnes
24
Monter les tentes
4 personnes
25
Installer les tables et les chaises
5 personnes
26
Installer le fond de scène
2 personnes
27
Suspendre la décoration
3 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Raccorder la sonorisation
3 personnes
30
Installer les instruments
3 personnes
31
Tester les microphones
2 personnes
32
Effectuer les réglages sonores
5 personnes
33
Installer le bar et le buffet
4 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Préparer la vaisselle et les couverts
3 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Aménager le point d’information
2 personnes

Événement

38
Accueillir les artistes
2 personnes
39
Accueillir les visiteurs
4 personnes
40
Annoncer le programme
41
Coordonner les spectacles musicaux
3 personnes
42
Annoncer les pauses
43
Servir les boissons
4 personnes
44
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
45
Servir des amuse-bouches
4 personnes
46
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
47
Servir les repas diététiques
2 personnes
48
Garder les tables propres
2 personnes
49
Vider les poubelles
2 personnes
50
Réapprovisionner les toilettes
51
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
52
Soutenir les premiers secours
2 personnes
53
Clore la dernière prestation
2 personnes
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

55
Éteindre le matériel sonore
3 personnes
56
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
57
Ranger la nourriture et les boissons
4 personnes
58
Faire la vaisselle
3 personnes
59
Rassembler les déchets
4 personnes
60
Nettoyer le site
5 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
62
Démonter les tentes
4 personnes
63
Démonter la scène
4 personnes
64
Retirer la décoration
3 personnes
65
Démonter l’éclairage
3 personnes
66
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
67
Retourner les matériels
2 personnes
68
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 220
Tabourets de barqté 8
Tables de buffetqté 6
Tentes de réceptionqté 4
Fond de scène

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Enceintes de monitoringqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 6
Câbles d'instrumentsqté 20
Câbles de microqté 16
Multiprisesqté 12
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Supports de clavierqté 3
Tabouret de pianoqté 2
Amplis de guitareqté 3
Kit de batterie
Pupitres de musiqueqté 8

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Guirlandes lumineusesqté 10
Projecteurs de chantierqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 350
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 350
Couvertsqté 350
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 8
Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Bacs de rangementqté 20

Décoration

Bannières du festivalqté 6
Nappesqté 18
Tentures de scèneqté 4
Pupitres de programmeqté 8
Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Chariots de ménageqté 2
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez les musiciens et la société de sonorisation dès que la date et le lieu sont fixés. Prévoyez une fiche technique par groupe pour savoir à l’avance combien de microphones, pieds, câbles, boîtiers DI et retours seront nécessaires.
Lancez les démarches administratives plusieurs semaines avant le festival : autorisation, assurance et règles du lieu. Ne commandez pas le matériel lourd avant d’avoir vérifié les horaires d’accès et les possibilités d’alimentation électrique.
Traitez les inscriptions avant de publier le programme définitif. Demandez les besoins alimentaires au moins 10 jours avant le festival afin que le catering puisse prévoir les quantités et le service.
Préparez un planning bénévole avec des créneaux distincts pour l’accueil, le catering, le rangement et l’orientation des artistes. Une personne référente doit rester disponible pendant le montage, les balances et les changements de plateau.
Faites une vérification météo 48 heures avant, puis le matin même. Les tentes, les passe-câbles, les éclairages de chantier et le contrôle des toilettes doivent être vérifiés avant l’arrivée du public, pas pendant le premier concert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de jazz ?: Prévoyez au minimum 3 à 6 mois pour un festival avec plusieurs artistes, une sonorisation, des autorisations et des prestataires. Les musiciens et la technique doivent être réservés en premier, car leurs disponibilités se remplissent rapidement.
Quand réserver la sonorisation pour un festival de jazz ?: Réservez-la dès que le lieu et la programmation sont suffisamment définis, idéalement 8 à 12 semaines avant l’événement. Envoyez la fiche technique des groupes et demandez un plan d’installation avec horaires de montage et de balance.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de jazz ?: Pour un petit festival, prévoyez environ 1 bénévole pour 20 à 30 visiteurs, en plus d’une équipe dédiée au montage et au démontage. Ajoutez au moins 2 personnes de réserve pour couvrir les pauses, les absences et les imprévus.
Quand vérifier la météo et installer les tentes ?: Consultez les prévisions à 48 heures, puis confirmez-les le matin du festival. Installez les tentes et sécurisez les câbles avant le montage du public, avec suffisamment de temps pour déplacer le matériel si les conditions changent.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.