Jazzfestival organiseren: checklist van plan tot festivaldag

Een jazzfestival organiseren vraagt vooral om strakke afstemming tussen artiesten, techniek, locatie en publiek. Begin met datum, locatie, vergunningen en capaciteit; leg daarna programma, budget, leveranciers en ticketverkoop vast. Verzamel technische wensen vroeg, want een mengtafel, monitoren, microfoons en bekabeling moeten passen bij elke act. In de laatste week verschuift de aandacht naar ritten, catering, weersverwachting, koeling en geprinte crewbladen. Met deze checklist houd je de volgorde en deadlines overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
2 personen
Vergunningen controleren
2 personen
Artiesten bevestigen
2 personen
Optredens inplannen
2 personen
Technische wensen verzamelen
2 personen
Leveranciers vastleggen
2 personen
Budget en prijzen vastleggen
2 personen
Bezoekerscapaciteit bepalen
2 personen
Ticketverkoop openen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie publiceren
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie versturen
Programmaorden controleren
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappenlijst afronden
2 personen
Techniekplanning afronden
2 personen
Weersverwachting controleren
Artiestenritten bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koud zetten
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Programma- en crewbladen printen
Kassa en polsbandjes klaarleggen
2 personen
Locatie vrijmaken
4 personen
Podium opbouwen
5 personen
Geluidsinstallatie plaatsen
4 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar opbouwen
3 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Podiumwissels doornemen
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Kleedruimtes inrichten
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Publieksruimte controleren
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Openingsoptreden begeleiden
3 personen
Optredens begeleiden
4 personen
Artiesten aankondigen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetgerechten uitserveren
2 personen
Publiek begeleiden
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Geluidsniveau controleren
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste optreden afronden
3 personen

Nazorg

Bar sluiten
3 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval afvoeren
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Podium afbreken
5 personen
Geluidsapparatuur inpakken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Voorraad tellen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Borg en kassa afhandelen
2 personen
Restanten gekoeld opslaan
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 8
Podiumtrap
Statafelsaantal 12
Tafelsaantal 16
Stoelenaantal 120
Barbladenaantal 3
Kleedkamerstoelenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Podiummonitorenaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 4
Audiokabelsaantal 20
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Muzieklessenaarsaantal 8
Stemapparaataantal 2

Verlichting

Podiumspotsaantal 8
Lichtstatievenaantal 4
Sfeerverlichtingaantal 12
Batterijlampenaantal 10

Servies

Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerplateausaantal 20
Opscheplepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Serveertangenaantal 12
Schaaltjesaantal 24
Koelelementenaantal 24

Decoratie

Festivalvlaggenaantal 20
Tafelkledenaantal 16
Podiumachterdoek
Programmastandaardsaantal 6
Pijlbordenaantal 12
Naambadgesaantal 40
Badgehoudersaantal 40

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Stofzuiger
Handvegersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de technische inventarisatie direct nadat de artiesten zijn bevestigd. Vraag per act naar microfoons, DI-boxen, monitoren, muzieklessenaars en het benodigde aantal kanalen; zo voorkom je dat de techniekplanning pas op de opbouwdag begint.
Leg de bezoekerscapaciteit vast vóór je tickets en promotie opent. Die keuze werkt door in het aantal statafels, stoelen, afvalbakken, drinkglazen en de hoeveelheid catering die je moet bestellen.
Stuur artiesteninformatie en het programma uiterlijk 7 dagen vooraf rond. Vraag tegelijk de definitieve aankomsttijd en ritten op; een wijziging op de dag zelf kan anders de soundcheck en optredens verschuiven.
Controleer de stroom- en kabelroute tijdens de locatie-inspectie, niet pas bij de opbouw. Reserveer ruimte voor verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten en houd publiekslooproutes vrij van audiokabels.
Maak de laatste 24 uur alleen nog uitvoerbaar werk: drank koud zetten, catering voorbereiden, boodschappen afronden, weersverwachting controleren en programma- en crewbladen printen. Bewaar de definitieve planning ook offline voor de crew.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzfestival organiseren?: Begin minimaal 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en artiesten. Open de ticketverkoop pas nadat capaciteit, budget, programma en leveranciers zijn bevestigd.
Wanneer moet de techniek voor een jazzfestival geregeld zijn?: Verzamel technische wensen uiterlijk 6 weken vooraf en rond de techniekplanning 1 tot 2 weken voor het festival af. Controleer daarna nog één keer de mengtafel, luidsprekers, monitoren, microfoons en bekabeling.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jazzfestival?: Gebruik het verwachte bezoekersaantal en de geplande duur als basis. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en neem daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur als startpunt; pas dit aan op alcoholvrij aanbod en catering.
Wanneer moet ik de cateringhoeveelheden voor een jazzfestival berekenen?: Maak een eerste berekening zodra het aantal bezoekers en de aanmeldingen bekend zijn. Rond de boodschappenlijst 3 tot 5 dagen vooraf af en verwerk dieetwensen uiterlijk een week voor het festival.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.