Organiser un festival de jazz : la checklist complète

Un festival de jazz demande une coordination précise entre les artistes, la salle, la billetterie, la technique et l’accueil du public. Commence par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis verrouille les engagements des musiciens et des fournisseurs. La programmation, les besoins techniques et la capacité d’accueil doivent être validés avant d’ouvrir la billetterie. Dans les derniers jours, concentre-toi sur les trajets, les achats, le catering, le matériel de scène et les documents de l’équipe.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
2 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Valider les fournisseurs
2 personnes
Définir le budget et les prix
2 personnes
Déterminer la capacité d’accueil
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations sur les artistes
Vérifier les ordres du programme
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Finaliser la liste de courses
2 personnes
Finaliser la planification technique
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les trajets des artistes
Faire les courses
3 personnes
Mettre les boissons au frais
3 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Imprimer les feuilles du programme et de l’équipe
Préparer la caisse et les bracelets
2 personnes
Dégager le lieu
4 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter le bar
3 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Passer en revue les changements de scène
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Vérifier l’espace public
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Encadrer la représentation d’ouverture
3 personnes
Accompagner les spectacles
4 personnes
Annoncer les artistes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir les plats diététiques
2 personnes
Guider le public
3 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Clore la dernière prestation
3 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Dire au revoir aux artistes
2 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Démonter la scène
5 personnes
Ranger le matériel audio
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Compter le stock
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rendre le matériel loué
2 personnes
Gérer la caution et la caisse
2 personnes
Stocker les restes au frais
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 8
Escalier de podium
Tables hautesqté 12
Tablesqté 16
Chaisesqté 120
Sous-mains de barqté 3
Chaises des vestiairesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poubellesqté 12

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 8
Balançoireqté 2

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 12
Lampes à batterieqté 10

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 12
Petits bolsqté 24
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux de festivalqté 20
Nappesqté 16
Fond de scène
Pupitres de programmeqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Porte-badgesqté 40

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Balais à mainqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et le lieu avant toute annonce, puis vérifie les autorisations nécessaires : une capacité d’accueil non confirmée peut retarder la billetterie et la communication.
Demande les fiches techniques de chaque artiste plusieurs semaines à l’avance. Regroupe les besoins en microphones, retours, boîtiers DI, câbles et alimentation dans un seul plan pour éviter les oublis le jour du montage.
Fixe la capacité d’accueil avant de calculer les prix et les quantités. Prévois ensuite les espaces de circulation, le vestiaire, les tables, les chaises et les poubelles, pas seulement la zone de concert.
Traite les besoins alimentaires dès les inscriptions et confirme les trajets des artistes avant la dernière semaine. Les repas, boissons et horaires d’arrivée sont souvent réglés trop tard.
Deux ou trois jours avant l’ouverture, vérifie la météo, fais les courses et mets les boissons au frais. Imprime aussi les programmes et les feuilles de l’équipe afin que chacun dispose des mêmes horaires sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un festival de jazz ?: Commence idéalement 6 à 12 mois avant la date, surtout pour confirmer le lieu, les artistes et les autorisations. Ouvre la billetterie seulement lorsque la programmation, la capacité et les prix sont validés.
Quand demander les besoins techniques des artistes ?: Demande les fiches techniques au moins 6 semaines avant le festival. Finalise le plan audio, les retours de scène, l’éclairage et les branchements au plus tard 7 jours avant le montage.
Combien de boissons prévoir pour un festival de jazz ?: Calcule les quantités à partir du nombre de participants, de la durée et du service prévu. Pour une première estimation, compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée et la présence d’un bar.
Que faut-il vérifier la veille d’un festival de jazz ?: Vérifie les prévisions météo, les horaires d’arrivée des artistes, le matériel technique, le catering et la billetterie. Prépare aussi les boissons au frais et imprime les programmes ainsi que les feuilles de l’équipe la veille ou au plus tard le matin même.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.