Checklist para organizar un festival de jazz

Un festival de jazz necesita coordinación entre artistas, técnica, público y proveedores. Empieza por confirmar la fecha, el lugar, los permisos y la capacidad máxima antes de anunciar nada. Después encaja el programa, cierra las necesidades de sonido e iluminación y abre la venta de entradas con información clara. En los últimos días, revisa desplazamientos, catering, compras, previsión meteorológica y el orden definitivo de las actuaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
2 personas
Comprobar permisos
2 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Planificar las actuaciones
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Confirmar proveedores
2 personas
Fijar presupuesto y premios
2 personas
Determinar la capacidad de visitantes
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar la información de los artistas
Comprobar el orden del programa
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Finalizar la lista de compras
2 personas
Finalizar la planificación técnica
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar los desplazamientos de los artistas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar el catering
4 personas
Imprimir programas y hojas del equipo
Dejar preparada la caja y las pulseras
2 personas
Despejar el lugar
4 personas
Montar el escenario
5 personas
Instalar el sistema de sonido
4 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Repasar los cambios de escenario
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar los vestuarios
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Inspeccionar el área de público
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Coordinar la actuación de apertura
3 personas
Coordinar las actuaciones
4 personas
Anunciar a los artistas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Reponer el bufé
2 personas
Servir los platos de dieta
2 personas
Guiar al público
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Recoger la basura
2 personas
Comprobar el nivel de sonido
Coordinar el programa de la noche
3 personas
Cerrar la última actuación
3 personas

Seguimiento

Cerrar el bar
3 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Apagar el equipo
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Retirar los residuos
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Desmontar el escenario
5 personas
Empaquetar el equipo de sonido
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Contar el inventario
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Gestionar la fianza y la caja
2 personas
Guardar los restos refrigerados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 8
Escalera del escenario
Mesas altascant. 12
Mesascant. 16
Sillascant. 120
Bandejas de barcant. 3
Sillas del vestuariocant. 12
Percheroscant. 4
Papeleracant. 12

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 4
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 20
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 8
Aparato de votacióncant. 2

Iluminación

Focos de escenariocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas de bateríacant. 10

Vajilla

Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas para servircant. 20
Cucharonescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Tablas de cortarcant. 6
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 12
Cuencoscant. 24
Acumuladores de fríocant. 24

Decoración

Banderas del festivalcant. 20
Mantelescant. 16
Telón de fondo del escenario
Atriles para programascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Credencialescant. 40
Portabadgescant. 40

Limpieza

Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Aspiradora
Escobas de manocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de imprimirlo: confirma nombres, horarios, duración de cada actuación y posibles cambios al menos 7 días antes del festival.
Pide las necesidades técnicas de cada artista con 2 semanas de margen. Así puedes comprobar a tiempo la mesa de mezclas, monitores, micrófonos, cajas DI, cables y soportes necesarios.
Define la capacidad de visitantes antes de abrir la venta de entradas y reserva un margen para el equipo, los artistas y las zonas técnicas. No esperes a tener las entradas vendidas para revisar el aforo permitido.
Calcula el catering por número confirmado de asistentes y recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción. Haz la compra final 2 o 3 días antes, dejando las bebidas enfriándose con antelación.
Prepara un dossier para artistas y equipo con horarios, desplazamientos, camerino, contactos y orden del programa. Imprime también copias del programa y de las hojas de trabajo para el día del festival.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de jazz?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, la contratación de artistas, los proveedores y la venta de entradas deben estar encaminados durante las primeras 3 semanas.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de un festival de jazz?: Confírmalos al menos 6 semanas antes y solicita sus necesidades técnicas y de desplazamiento en el mismo momento. Verifica de nuevo horarios y llegada 7 días antes.
¿Cuándo se abre la venta de entradas para un festival de jazz?: Ábrela cuando estén confirmados el lugar, el aforo, los artistas principales y la fecha, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Publica junto a las entradas el horario provisional y la información práctica.
¿Cuánto catering calcular por persona en un festival de jazz?: Calcula las cantidades a partir de las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 % para imprevistos. Cierra el recuento 3 días antes y separa las opciones según las preferencias dietéticas recogidas.

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