Jazzfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Auftritte erst, wenn die technischen Anforderungen aller Künstler vorliegen. So erkennst du früh, ob Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitore und Anschlüsse für die einzelnen Acts ausreichen.
• Schließe die Technikplanung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Lege vorher fest, wer Bühne, Lautsprecher, Subwoofer, Kabelkanäle und Lichtstative aufbaut und prüfe den Ablauf mindestens einmal mit der Crew.
• Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit den Anmeldungen und berechne die Cateringmengen danach. Plane Getränke getrennt nach Begrüßung, Konzertbetrieb und Crewversorgung, damit Gläser und Nachschub nicht überraschend fehlen.
• Schicke Künstlerinformationen mit Anfahrt, Auftrittszeit, Ansprechpartner und Bühnenplan rechtzeitig vor dem Festival. Eine aktualisierte Programm- und Crewübersicht gehört zusätzlich ausgedruckt an die relevanten Arbeitsbereiche.
• Prüfe die Wettervorhersage kurz vor dem Termin und lege fest, wann du auf die Prognose reagierst. Denke dabei nicht nur an Besucher, sondern auch an Instrumente, Bühnenmaterial, Beleuchtung und trockene Wege für Künstler und Lieferanten.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jazzfestival organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen, Budget und Künstlern. Technik, Catering und Programmablauf sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann sollte der Ticketverkauf für ein Jazzfestival starten?

Öffne den Ticketverkauf, sobald Termin, Ort, Kapazität und die wichtigsten Künstler bestätigt sind. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, damit Werbung und Einladungen wirken können.

Wie viele Getränke braucht man für ein Jazzfestival?

Als grobe Planungsbasis kannst du für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person rechnen und danach etwa 1 Getränk pro Person und Stunde. Ergänze die Menge um einen Puffer von 10 bis 15 Prozent und berücksichtige Crew und Künstler separat.

Wann sollte die Technik für ein Jazzfestival geprüft werden?

Sammle die technischen Anforderungen der Künstler mindestens 6 Wochen vorher und schließe die Technikplanung etwa 2 Wochen vor dem Festival ab. Am Veranstaltungstag sollte vor dem Einlass ein vollständiger Soundcheck mit Mikrofonen, Monitoren und DI-Boxen stattfinden.

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