Jazzfestival organiseren: checklist van planning tot afbouw

Een jazzfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en een podium. Je regelt tegelijk vergunningen, geluidsapparatuur, catering, toiletten, beveiliging en een team dat op de dag zelf weet wat er moet gebeuren. Begin met datum en locatie, boek daarna de artiesten en leveranciers voordat je communicatie verstuurt. Deze checklist helpt je de 68 taken in de juiste volgorde af te werken en controleert ook zaken die vaak pas op het laatste moment opvallen, zoals stroom, kabels, dieetwensen en slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Muzikanten boeken
2 personen
Geluidsbedrijf reserveren
Vergunning aanvragen
Verzekering controleren
Catering reserveren
2 personen
Toiletten reserveren
Beveiliging reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma publiceren
2 personen
Artiesteninformatie versturen
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
3 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Toiletten controleren
2 personen
Podiumvloer opbouwen
4 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Podiumachterwand plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
5 personen
Bar en buffet inrichten
4 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen

Event

Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programma aankondigen
Muziekoptredens begeleiden
3 personen
Pauzes omroepen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Hapjes serveren
4 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Tafels schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Eerste hulp ondersteunen
2 personen
Laatste optreden afronden
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Eten en drinken opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Tenten afbreken
4 personen
Podium afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Geleende spullen controleren
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Podiumdelenaantal 12
Podiumtrappenaantal 2
Tafelsaantal 18
Klapstoelenaantal 220
Barkrukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 6
Partytentenaantal 4
Podiumachterwand

Apparatuur

Mengtafel
Luidsprekersaantal 4
Subwoofersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 4
Microfoonsaantal 8
Microfoonstatievenaantal 8
DI-boxenaantal 6
Instrumentkabelsaantal 20
Microfoonkabelsaantal 16
Verdeelstekkersaantal 12
Verlengkabelsaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Keyboardstandaardsaantal 3
Pianokrukaantal 2
Gitaarversterkersaantal 3
Drumstel
Muzieklessenaarsaantal 8

Verlichting

LED-podiumlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 10
Bouwlampenaantal 4
Lichtstatievenaantal 4

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 350
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 350
Besteksetsaantal 350
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 8
Drankdispensersaantal 4
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Opslagbakkenaantal 20

Decoratie

Festivalbannersaantal 6
Tafelkledenaantal 18
Podiumdoekenaantal 4
Programmastandaardsaantal 8
Routebordenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakkarrenaantal 2
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie minimaal 4 tot 6 maanden vooraf vast. Vraag direct na of er voldoende stroom, laad- en losruimte, toiletten en plek voor podiumdelen, tenten, tafels en stoelen is.
Boek geluidsbedrijf, muzikanten, catering, toiletten en beveiliging niet los van elkaar. Stuur artiesteninformatie minstens 2 weken vooraf, zodat de technische wensen voor mengtafel, monitorluidsprekers, microfoons, DI-boxen en versterkers bekend zijn.
Plan de opbouw achterwaarts vanaf de openingstijd. Reken voor podiumvloer, podiumachterwand, tenten, verlichting en bekabeling minimaal 4 uur en reserveer extra tijd voor een soundcheck per band.
Maak het vrijwilligersrooster uiterlijk 1 week vooraf. Zet per shift iemand op ontvangst, artiestenbegeleiding, bar of buffet, terreincontrole en het aanspreekpunt voor geluid en laat iedereen weten wie de eindverantwoordelijke is.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, boodschappenlijst, koeling en stroomvoorziening. Leg kabelmatten over looproutes, test LED-podiumlampen en bouwlampen vóór publiek arriveert; controleer toiletten en terrein daarna elk uur.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzfestival organiseren?: Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunning en muzikanten. Regel techniek, catering, toiletten en beveiliging uiterlijk 8 weken vooraf, omdat populaire leveranciers dan al bezet kunnen zijn.
Welke techniek heb ik nodig voor een jazzfestival?: Plan minimaal een mengtafel, luidsprekers, monitorluidsprekers, microfoons, statieven, DI-boxen, instrument- en microfoonkabels en verdeelstekkers. Laat de geluidsleverancier uiterlijk 2 weken vooraf een kanaallijst en stroomplan maken op basis van de bezetting.
Wanneer moet ik een vergunning voor een jazzfestival aanvragen?: Dien de aanvraag in zodra datum en locatie vaststaan, bij voorkeur 3 tot 4 maanden vóór het festival. De exacte termijn verschilt per gemeente; controleer daarom direct de lokale indieningstermijn en eventuele eisen voor geluid, tenten en veiligheid.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een jazzfestival?: Voor een kleinschalig festival kun je rekenen op minimaal 1 coördinator en 1 vrijwilliger per taakpost per shift, zoals ontvangst, artiestenbegeleiding, bar, terrein en publieksinformatie. Maak shifts van 3 tot 4 uur en plan minstens 1 reserve per dagdeel.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.