Jazzfestival organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Buche Musiker und Tontechnik möglichst mehrere Monate vor dem Festival. Kläre dabei Bühnenplan, Instrumente, Monitorspeaker, Mikrofone und benötigte DI-Boxen, damit am Aufbautag nichts fehlt.
• Beantrage die Genehmigung und prüfe die Versicherung frühzeitig. Plane für die Bearbeitung mindestens vier bis sechs Wochen ein und kläre zusätzlich, wer für Sicherheit und Erste Hilfe zuständig ist.
• Erstelle den Freiwilligenplan spätestens 7 Tage vor dem Festival. Besetze Einlass, Bar, Catering, Bühnenbetreuung und Aufräumen mit festen Personen und gib jeder Schicht eine konkrete Startzeit.
• Prüfe zwei Tage vorher die Wettervorhersage und entscheide, wo Partyzelte, Kabelmatten und Baustrahler gebraucht werden. Bei Regen müssen Bühnenboden, Technik und Stromleitungen geschützt sein, bevor der Aufbau beginnt.
• Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass. Rechne für das erste Festivalstündchen mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person und stelle wiederverwendbare Trinkgläser sowie ausreichend Ausgabestellen bereit.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Jazzfestival organisieren?

Beginne idealerweise sechs bis neun Monate vorher mit Datum, Ort und Musikern. Genehmigungen, Versicherung, Technik und Toiletten solltest du spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin verbindlich klären.

Was braucht man für die Tontechnik bei einem Jazzfestival?

Plane neben Mischpult und Lautsprechern auch Monitorspeaker, Mikrofone, Ständer, DI-Boxen sowie Instrumenten- und Mikrofonkabel ein. Reserviere die Technik mindestens vier Wochen vorher und erstelle mit den Musikern einen Bühnenplan.

Wie viele Helfer braucht ein Jazzfestival?

Für einen kleinen Festivalbereich solltest du mindestens eine Person für Einlass, zwei für Getränke und Catering, eine für die Bühne sowie zwei für Auf- und Abbau einplanen. Teile die Schichten spätestens sieben Tage vorher verbindlich ein.

Wann sollte man Getränke und Catering vorbereiten?

Bestätige Catering und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Kaufe haltbare Getränke und Verbrauchsmaterialien ein bis zwei Tage vorher, kühle die Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass und bereite das Catering nach dem Aufbau vor.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst