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Checklist pour organiser un festival de jazz

Un festival de jazz demande une coordination précise entre les artistes, la technique, l’accueil et la restauration. Commence par fixer la date et le lieu, puis réserve rapidement les musiciens, la sonorisation, les toilettes, la sécurité et le traiteur. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les inscriptions, publier le programme et organiser les bénévoles. La veille et le jour même, concentre-toi sur le montage de la scène, les tests techniques, les boissons fraîches et la vérification du site.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le lieu

    2 personnes

  • Réserver des musiciens

    2 personnes

  • Réserver la société de sonorisation

  • Demander une autorisation

  • Vérifier l’assurance

  • Réserver le catering

    2 personnes

  • Réserver les toilettes

  • Réserver la sécurité

  • Recruter des bénévoles

    2 personnes

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Publier le programme

    2 personnes

  • Envoyer les informations sur les artistes

  • Établir le planning des bénévoles

    2 personnes

  • Vérifier les prévisions météo

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    3 personnes

  • Refroidir les boissons

    3 personnes

  • Préparer le service traiteur

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    3 personnes

  • Vérifier les toilettes

    2 personnes

  • Monter le plancher de scène

    4 personnes

  • Monter les tentes

    4 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    5 personnes

  • Installer le fond de scène

    2 personnes

  • Suspendre la décoration

    3 personnes

  • Installer l'éclairage

    3 personnes

  • Raccorder la sonorisation

    3 personnes

  • Installer les instruments

    3 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Effectuer les réglages sonores

    5 personnes

  • Installer le bar et le buffet

    4 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer la vaisselle et les couverts

    3 personnes

  • Installer des points de collecte des déchets

    2 personnes

  • Aménager le point d’information

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les artistes

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    4 personnes

  • Annoncer le programme

  • Coordonner les spectacles musicaux

    3 personnes

  • Annoncer les pauses

  • Servir les boissons

    4 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    3 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    4 personnes

  • Réapprovisionner le buffet

    3 personnes

  • Servir les repas diététiques

    2 personnes

  • Garder les tables propres

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Réapprovisionner les toilettes

  • Répondre aux questions des visiteurs

    2 personnes

  • Soutenir les premiers secours

    2 personnes

  • Clore la dernière prestation

    2 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

Suivi

  • Éteindre le matériel sonore

    3 personnes

  • Ranger les instruments en toute sécurité

    3 personnes

  • Ranger la nourriture et les boissons

    4 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Rassembler les déchets

    4 personnes

  • Nettoyer le site

    5 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    5 personnes

  • Démonter les tentes

    4 personnes

  • Démonter la scène

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter l’éclairage

    3 personnes

  • Vérifier le matériel emprunté

    2 personnes

  • Retourner les matériels

    2 personnes

  • Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Éléments de podiumqté 12
  • Escaliers de scèneqté 2
  • Tablesqté 18
  • Chaises pliantesqté 220
  • Tabourets de barqté 8
  • Tables de buffetqté 6
  • Tentes de réceptionqté 4
  • Fond de scène

Équipement

  • Table de mixage
  • Haut-parleursqté 4
  • Subwoofersqté 2
  • Enceintes de monitoringqté 4
  • Microphonesqté 8
  • Pieds de microqté 8
  • Boîtiers DIqté 6
  • Câbles d'instrumentsqté 20
  • Câbles de microqté 16
  • Multiprisesqté 12
  • Rallongesqté 10
  • Passe-câblesqté 12
  • Supports de clavierqté 3
  • Tabouret de pianoqté 2
  • Amplis de guitareqté 3
  • Kit de batterie
  • Pupitres de musiqueqté 8

Éclairage

  • Projecteurs LED de scèneqté 8
  • Guirlandes lumineusesqté 10
  • Projecteurs de chantierqté 4
  • Pieds d’éclairageqté 4

Vaisselle

  • Verres réutilisablesqté 350
  • Verres à vinqté 120
  • Tasses à caféqté 100
  • Assiettesqté 350
  • Couvertsqté 350
  • Saladiers de serviceqté 12
  • Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

  • Glacièresqté 8
  • Distributeurs de boissonsqté 4
  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 2
  • Thermosqté 8
  • Planches à découperqté 6
  • Couteaux de cuisineqté 6
  • Bacs de maintien au chaudqté 6
  • Bacs de rangementqté 20

Décoration

  • Bannières du festivalqté 6
  • Nappesqté 18
  • Tentures de scèneqté 4
  • Pupitres de programmeqté 8
  • Panneaux de directionqté 12

Nettoyage

  • Poubellesqté 12
  • Sets de balaiqté 4
  • Serpillièresqté 4
  • Chariots de ménageqté 2
  • Gantsqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve les musiciens et la société de sonorisation plusieurs mois à l’avance : il faut notamment prévoir une table de mixage, des microphones, des retours, des boîtiers DI et suffisamment de câbles.
  • Demande l’autorisation et vérifie l’assurance avant d’annoncer l’événement. Garde les justificatifs avec le plan du site, les horaires et les coordonnées des prestataires.
  • Prévois le planning des bénévoles par créneaux de 3 à 4 heures. Affecte séparément les personnes à l’accueil, au buffet, aux artistes, au rangement et aux imprévus techniques.
  • Publie le programme dès que les horaires sont confirmés et envoie les informations pratiques aux artistes. Demande les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le festival pour transmettre un décompte fiable au traiteur.
  • Vérifie la météo 48 heures avant, puis adapte les tentes, l’éclairage et la protection des câbles. Refroidis les boissons le jour précédent et contrôle les toilettes, les tables, les chaises et les passe-câbles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un festival de jazz ?
Prévois idéalement 3 à 6 mois pour réserver les artistes, obtenir les autorisations et engager les prestataires. Les confirmations finales, les courses et le planning des bénévoles se font généralement pendant les 2 dernières semaines.
Quand réserver les musiciens pour un festival de jazz ?
Réserve les musiciens dès que la date et le lieu sont fixés, de préférence 3 à 6 mois avant l’événement. Demande aussi leurs besoins techniques et alimentaires au moins 30 jours avant.
Combien de bénévoles faut-il pour un festival de jazz ?
Pour un petit festival, prévois environ 1 bénévole pour 20 à 30 visiteurs, avec au moins 2 personnes dédiées à l’accueil et 2 au service. Ajoute une équipe de montage et de nettoyage distincte si le site accueille plus de 100 personnes.
Quand faire les derniers préparatifs d’un festival de jazz ?
Fais les courses, refroidis les boissons et prépare le service traiteur la veille ou le matin même selon les produits. Termine le montage de la scène, des tentes, des tables et des chaises au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.

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