Checklist para organizar un festival de jazz sin olvidar lo esencial
Organizar un festival de jazz exige coordinar música, técnica, público y proveedores en un orden muy concreto. Esta checklist reúne 68 tareas y 56 elementos para avanzar desde la fecha y los permisos hasta el montaje del escenario y la limpieza final. Encontrarás puntos que suelen llegar tarde, como el seguro, los aseos, las preferencias dietéticas o la información técnica de los artistas. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar cada área antes de abrir las puertas.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar músicos
2 personas
Reservar la empresa de sonido
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Reservar el catering
2 personas
Reservar los aseos
Reservar seguridad
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Publicar el programa
2 personas
Enviar la información de los artistas
Crear el horario de voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
3 personas
Preparar el catering
4 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Comprobar los baños
2 personas
Montar el suelo del escenario
4 personas
Montar tiendas
4 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Colocar el fondo del escenario
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Hacer la prueba de sonido
5 personas
Montar el bar y el buffet
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Montar el punto de información
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Anunciar el programa
Coordinar las actuaciones musicales
3 personas
Anunciar los descansos
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
4 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Mantener las mesas limpias
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Apoyar los primeros auxilios
2 personas
Cerrar la última actuación
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
3 personas
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Recoger comida y bebida
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Desmontar las tiendas
4 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar la iluminación
3 personas
Comprobar los objetos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Piezas de escenariocant. 12
- Escaleras del escenariocant. 2
- Mesascant. 18
- Sillas plegablescant. 220
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 6
- Carpas de fiestacant. 4
- Fondo de escenario
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 4
- Subwooferscant. 2
- Altavoces de monitorcant. 4
- Micrófonoscant. 8
- Soportes de micrófonocant. 8
- Cajas DIcant. 6
- Cables de instrumentoscant. 20
- Cables de micrófonocant. 16
- Regletascant. 12
- Cables alargadorescant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Soportes para tecladocant. 3
- Taburete de pianocant. 2
- Amplificadores de guitarracant. 3
- Batería
- Atriles de músicacant. 8
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 10
- Lámparas de obracant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 350
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 350
- Cubiertoscant. 350
- Cuencos de serviciocant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Cocina
- Neveras portátilescant. 8
- Dispensadores de bebidascant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Termoscant. 8
- Tablas de cortarcant. 6
- Cuchillos de cocinacant. 6
- Bandejas para mantener calientecant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 20
Decoración
- Banners del festivalcant. 6
- Mantelescant. 18
- Telones de escenariocant. 4
- Atriles para programascant. 8
- Señales de rutacant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Sets de escobacant. 4
- Fregonascant. 4
- Carros de limpiezacant. 2
- Guantescant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los permisos antes de contratar proveedores: la solicitud administrativa y el seguro pueden tardar varias semanas. Confirma también si el recinto admite el aforo previsto y la instalación de carpas.
- Pide a cada músico sus necesidades técnicas con al menos 3 semanas de antelación. La mesa de mezclas, los monitores, las cajas DI, los micrófonos y los amplificadores deben coincidir con el programa, no con una suposición general.
- No dejes catering, aseos y seguridad para la última semana. Para un festival de un día, confirma estos servicios entre 4 y 6 semanas antes y comunica el número estimado de asistentes, los horarios y las necesidades dietéticas.
- Publica el programa cuando estén confirmados los artistas y el sonido. Envía la información de llegada, pruebas y horarios a los músicos y prepara un horario de voluntarios con turnos de 3 a 4 horas.
- Haz una comprobación operativa el día anterior: bebidas enfriadas, compra completa, baños revisados, cables protegidos con alfombrillas y escenario, carpas, mesas y sillas montados según el plano. Reserva al menos 90 minutos antes de la apertura para corregir fallos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de jazz?
- Empieza entre 3 y 6 meses antes si habrá varios músicos, permisos y proveedores. Deja cerrados el lugar, el seguro, el sonido, el catering, los aseos y la seguridad al menos 4 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que contratar el sonido para un festival de jazz?
- Reserva la empresa de sonido entre 6 y 8 semanas antes y envía la información técnica de los artistas como mínimo 3 semanas antes. Programa la prueba de sonido varias horas antes de la apertura, según el número de grupos.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un festival de jazz?
- Calcula como base 1 voluntario por cada 50 asistentes para accesos, información y apoyo logístico, además de una persona coordinadora. Organiza turnos de 3 o 4 horas para cubrir montaje, apertura y desmontaje sin dejar puestos vacíos.
- ¿Cuándo hay que preparar el escenario y las carpas?
- Monta el suelo del escenario, las carpas, las mesas y las sillas el día anterior siempre que el recinto lo permita. El día del festival deja al menos 2 horas para colocar luces, sonido, cables, instrumentos y realizar la prueba técnica.
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