Jazzconcert organiseren: checklist van uitnodiging tot applaus
Een jazzconcert vraagt om een strakke volgorde: eerst bezoekers en muzikanten vastleggen, daarna catering en locatie regelen en pas op de concertdag de zaal en techniek opbouwen. Plan extra tijd voor het podium, de geluidsapparatuur en de lichtcheck. Controleer dieetwensen en reserveringen vroeg, zodat je catering en zitplaatsen niet op het laatste moment hoeft aan te passen. Met deze checklist houd je ook kleine zaken bij, zoals programma’s, water voor muzikanten en een ingerichte entree en bar.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen bevestigen
Muzikanten informeren
Programma afdrukken
Bezoekerslijst afdrukken
Catering bestellen
Boodschappen doen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsapparatuur aansluiten
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Tafels opstellen
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma's klaarleggen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Lichtcheck uitvoeren
2 personen
Event
Muzikanten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Entree controleren
2 personen
Programma's uitdelen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Barwerkzaamheden uitvoeren
2 personen
Pauze aankondigen
Muzikanten begeleiden
Geluidsniveau controleren
Bezoekers veilig uitlaten
2 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Stoelen opruimen
3 personen
Tafels opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar opruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Geleende spullen controleren
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 90
- Tafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Di-boxenaantal 3
- XLR-kabelsaantal 8
- Stroomhaspelsaantal 4
- Verlengkabelsaantal 8
Verlichting
- Podiumlampenaantal 4
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 6
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Scharenaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
Decoratie
- Tafelkledenaantal 12
- Menustandaardsaantal 8
- Bloemstukkenaantal 8
- Naambordjesaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Sponzenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de geluidscheck minimaal 90 minuten vóór aanvang. Sluit mengpaneel, luidsprekers, podiummonitoren, microfoons, di-boxen en XLR-kabels eerst aan voordat de muzikanten arriveren.
- Zet de zaalindeling minstens 2 uur voor de deuren opengaan klaar. Plaats stoelen en tafels, maak de podiumruimte vrij en richt entree en bar zo in dat bezoekersstromen elkaar niet kruisen.
- Koel dranken uiterlijk 4 uur vooraf en controleer of je genoeg waterglazen, wijnglazen en koffiekopjes hebt. Koude dranken en servies worden vaak pas bij het inrichten van de bar geteld.
- Leg programma’s en de bezoekerslijst bij de entree klaar voordat de eerste bezoeker binnenkomt. Houd daarnaast een reserve van ongeveer 10 procent aan voor extra bezoekers of beschadigde exemplaren.
- Controleer stroom en kabelroutes vóór de lichtcheck. Gebruik stroomhaspels en verlengkabels buiten looppaden en zet lichtstatieven, podiumlampen en sfeerverlichting vast voordat het publiek de zaal in kan.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een jazzconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met uitnodigingen, aanmeldingen, reserveringen en de afspraken met muzikanten. Bestel catering en controleer de locatie uiterlijk 2 weken vooraf.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een jazzconcert?
- Reken voor een kleine zaal op 3 tot 4 uur voor podium, stoelen, tafels, entree, bar, licht en geluid. Plan daarna nog minimaal 90 minuten voor de geluidscheck en lichtcheck.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jazzconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water mee voor muzikanten en bezoekers, vooral wanneer het concert langer dan 2 uur duurt.
- Wanneer moet ik dieetwensen voor de catering verzamelen?
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 10 dagen vóór het concert. Geef het definitieve aantal en de bijzonderheden daarna direct door aan de cateraar.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!