Checklist para organizar un concierto de jazz
Organizar un concierto de jazz requiere coordinar al público, los músicos y el montaje técnico sin dejar decisiones para el último momento. Esta checklist reúne el orden de trabajo: invitaciones e inscripciones, reservas, catering, escenario, sonido, iluminación y recepción. Calcula varias horas para preparar el espacio y deja tiempo suficiente para la prueba de sonido. También incluye los pequeños detalles que suelen olvidarse, como las preferencias dietéticas, los programas impresos y las bebidas frías.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar las reservas
Informar a los músicos
Imprimir el programa
Imprimir la lista de visitantes
Pedir el catering
Hacer la compra
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Montar el escenario
4 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar mesas
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar la barra
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar los programas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la comprobación de luces
2 personas
Evento
Recibir a los músicos
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Controlar la entrada
2 personas
Repartir programas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Realizar tareas de bar
2 personas
Anunciar el descanso
Acompañar a los músicos
Comprobar el nivel de sonido
Acompañar a los visitantes a la salida de forma segura
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger sillas
3 personas
Recoger las mesas
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la barra
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Comprobar los objetos prestados
Devolver el equipo
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 12
- Taburetes de barcant. 6
- Percheroscant. 2
Equipo
- Piezas de escenariocant. 12
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 3
- Cables XLRcant. 8
- Enrollacablescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
Iluminación
- Luces del escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Iluminación ambientalcant. 6
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de chefcant. 3
Decoración
- Mantelescant. 12
- Atriles para menúcant. 8
- Arreglos floralescant. 8
- Pancartas con nombrescant. 10
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Esponjascant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las inscripciones y recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Haz el pedido con varios días de margen para poder ajustar cantidades y evitar menús inadecuados.
- Reserva una franja de montaje de al menos 3 horas antes de la llegada del público. Despeja el escenario, coloca las sillas y mesas y prepara la entrada antes de conectar el equipo técnico.
- Programa la prueba de sonido cuando los músicos ya estén en el lugar y deja entre 60 y 90 minutos para ajustar micrófonos, monitores, altavoces y mesa de mezclas. Comprueba también las cajas DI y todos los cables.
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de abrir la barra. Prepara vasos de agua para los músicos y calcula una zona separada para copas, tazas, platos y cubiertos, así evitarás colas durante el concierto.
- Imprime los programas y la lista de visitantes el mismo día o la víspera. Prepara algunos ejemplares adicionales y coloca la lista en la entrada para agilizar la recepción.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de jazz?
- Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y confirmar reservas. Reserva la última semana para cerrar el catering, informar a los músicos e imprimir el material.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto de jazz?
- Calcula al menos 3 horas para abrir el espacio, montar el escenario, colocar sillas y mesas, instalar luces y conectar el sonido. Añade entre 60 y 90 minutos para la prueba de sonido y la comprobación de luces.
- ¿Cuántas bebidas hay que calcular por persona?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y después aproximadamente 1 por hora adicional. Enfría las bebidas con 4 a 6 horas de antelación y reserva agua para músicos y asistentes.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para un concierto de jazz?
- Haz el pedido como mínimo 5 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas confirmadas. Revisa las cantidades 48 horas antes y prepara las bandejas y la vajilla antes de abrir la entrada.
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