Checklist pour organiser un concert de jazz

Un concert de jazz demande une coordination précise entre les musiciens, le lieu, le public et la technique. Commence par gérer les invitations et les inscriptions, puis confirme les réservations et les besoins alimentaires. Le jour du concert, prévois assez de temps pour libérer la scène, installer les instruments, raccorder la sonorisation et tester le son. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel nécessaires, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les réservations
Informer les musiciens
Imprimer le programme
Imprimer la liste des visiteurs
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Monter la scène
4 personnes
Raccorder le matériel audio
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les programmes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le contrôle de l'éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Contrôler l’entrée
2 personnes
Distribuer les programmes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Effectuer les travaux du bar
2 personnes
Annoncer la pause
Accompagner les musiciens
Vérifier le niveau sonore
Faire sortir les visiteurs en toute sécurité
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises
3 personnes
Dégager les tables
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le bar
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
Retourner le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Caissons DIqté 3
Câbles XLRqté 8
Enrouleurs électriquesqté 4
Rallongesqté 8

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3

Décoration

Nappesqté 12
Supports de menuqté 8
Compositions floralesqté 8
Badges nominatifsqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Épongesqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque les informations des musiciens au moins 2 semaines avant le concert : horaires d’arrivée, instruments, besoins de retour de scène et ordre du programme. Cela évite de découvrir un câble ou un microphone manquant pendant l’installation.
Clôture les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin d’imprimer une liste de visiteurs fiable et de commander le catering selon le nombre réel de personnes. Ajoute une petite marge pour les accompagnants et les imprévus.
Réserve au moins 3 heures avant l’ouverture des portes pour monter les éléments de podium, installer les chaises et les tables, puis raccorder la table de mixage, les haut-parleurs, les moniteurs de scène et les microphones.
Effectue la vérification du son et le contrôle de l’éclairage avant l’arrivée du public, idéalement 60 à 90 minutes avant le début. Teste aussi les câbles XLR, les caissons DI, les rallonges et les enrouleurs électriques.
Prépare l’accueil et le bar avant l’ouverture : liste des visiteurs, programmes imprimés, verres, boissons au frais, en-cas et vestiaire doivent être en place au moins 30 minutes à l’avance. Garde quelques programmes vierges pour les dernières inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour installer un concert de jazz ?: Prévois au minimum 3 heures pour installer la scène, les instruments, la sonorisation, l’éclairage, les chaises et les tables. Ajoute 60 à 90 minutes pour la balance et les contrôles finaux.
Quand envoyer les invitations pour un concert de jazz ?: Envoie-les 3 à 4 semaines avant le concert pour laisser le temps de répondre. Fixe la clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant afin de confirmer les réservations et le catering.
Combien de boissons prévoir pour un concert de jazz ?: Compte 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Prévois aussi de l’eau pour les musiciens et le public, avec les verres correspondants.
Quand faire la balance son d’un concert de jazz ?: Fais la balance 60 à 90 minutes avant l’ouverture des portes, une fois les instruments, microphones, moniteurs de scène et haut-parleurs installés. Garde ensuite au moins 30 minutes sans modification pour régler les derniers détails.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.