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Jazzkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jazzkonzert braucht früh klare Zusagen und am Veranstaltungstag einen festen Aufbauplan. Kläre zuerst Musiker, Reservierungen und Ernährungswünsche, bevor du Catering und Getränke bestellst. Plane anschließend Bühne, Tontechnik, Licht, Bestuhlung und Eingangsbereich so, dass der Soundcheck nicht mit dem Einlass kollidiert. Diese Checkliste führt dich Schritt für Schritt durch Vorbereitung, Aufbau und Empfang der Gäste.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen bestätigen

  • Musiker informieren

  • Programm drucken

  • Besucherliste ausdrucken

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Bühnenbereich freiräumen

    3 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Tontechnik anschließen

    3 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    2 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    2 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Lichtcheck durchführen

    2 Personen

Event

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Programme ausgeben

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Bararbeit ausführen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Musiker betreuen

  • Lautstärke kontrollieren

  • Besucher sicher hinausbegleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Tische aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Geliehene Gegenstände überprüfen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 90
  • TischeAnz. 12
  • BarhockerAnz. 6
  • KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

  • BühnenelementeAnz. 12
  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 3
  • XLR-KabelAnz. 8
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Beleuchtung

  • BühnenbeleuchtungAnz. 4
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 100
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 6
  • ScherenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • MenükartenständerAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 10

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • SchwämmeAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Verschicke die Einladungen früh genug und bearbeite Anmeldungen laufend. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vor dem Konzert, damit das Catering angepasst werden kann.
  • Bestätige Reservierungen und informiere die Musiker mindestens 1 Woche vorher über Programm, Aufbauzeit und Ansprechpartner. Drucke Besucherliste und Programm nicht erst am Einlass aus.
  • Plane für Bühne und Technik mindestens 3 Stunden vor Beginn ein. Erst wenn Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone und DI-Boxen angeschlossen sind, sollte der Soundcheck starten.
  • Räume den Bühnenbereich vor dem Aufbau vollständig frei und prüfe Kabelwege. Für Licht- und Tontechnik brauchst du genügend Kabeltrommeln und Verlängerungskabel, ohne Wege zum Eingang zu blockieren.
  • Stelle Getränke mindestens 2 Stunden vorher kalt und richte Bar, Snacks sowie Geschirr getrennt vom Eingangsbereich ein. Lege Programme sichtbar bereit und empfange die Musiker vor dem Einlass persönlich.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man ein Jazzkonzert planen?
Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Musikern, Einladungen und Reservierungen. Das Catering und die endgültige Gästezahl sollten spätestens 7 Tage vor dem Konzert feststehen.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Jazzkonzert stattfinden?
Plane den Soundcheck mindestens 90 Minuten vor dem Einlass. Der komplette Aufbau von Bühne, Mischpult, Lautsprechern, Monitoren und Mikrofonen sollte dafür etwa 3 Stunden vorher beginnen.
Wie viele Stühle braucht man für ein Jazzkonzert?
Stelle für jede bestätigte Anmeldung einen Stuhl auf und halte 5 bis 10 Prozent Reserve bereit. Bei 80 Gästen sind das beispielsweise 84 bis 88 Stühle, sofern die Raumfläche es zulässt.
Wie viel Catering und Getränke braucht man für ein Jazzkonzert?
Rechne für das erste Konzertstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane Snacks für alle bestätigten Gäste plus etwa 10 Prozent Reserve. Berücksichtige erfasste Ernährungswünsche separat, statt sie erst am Veranstaltungstag zu klären.

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