Jazzconcert organiseren: een praktische checklist

Een jazzconcert vraagt om meer dan een band en een podium. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, bezoekersregistratie, catering en technische afspraken. Op de dag zelf moeten stoelen, tafels, podiumdelen, verlichting en geluidsapparatuur in de juiste volgorde klaarstaan. Deze checklist helpt je bepalen wat je eerst vastlegt, wat je enkele weken vooraf controleert en wat pas op de concertdag gebeurt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Jazzband boeken
Vergunningen controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Geluidsapparatuur reserveren
Technische wensen afstemmen
Programma vastleggen
2 personen
Routebeschrijving versturen
Bezoekerslijst afdrukken
Naambadges voorbereiden
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Podiumdelen plaatsen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Verlichting richten
2 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Programma ophangen
Garderobe inrichten
2 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Band ontvangtijden bevestigen
Artiesten ontvangen
2 personen
Laatste veiligheidsronde lopen
2 personen

Event

Entree en registratie openen
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Aperitiefhapjes serveren
3 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertset begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Tweede concertset begeleiden
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Dinerbuffet serveren
4 personen
Derde concertset begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Garderobe afsluiten
2 personen
Geluidsapparatuur afbouwen
3 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en buffet opruimen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 110
Tafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 3
Garderoberekkenaantal 3
Podiumdelenaantal 6
Statafelsaantal 6
Krukkenaantal 12

Servies

Waterglazenaantal 120
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbestekaantal 12

Apparatuur

Mengpaneel
Luidsprekersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
Diatensysteem
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 8
Kassa
Pinapparaat
Portofoonsaantal 4
Zaklampenaantal 4

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Batterijlampenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Serveerbladenaantal 8
Schenk kannenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Menukaartenaantal 12
Programmapostersaantal 6
Naambadgesaantal 120
Pennenaantal 12
Pijlen voor bewegwijzeringaantal 12
Toegangsbordenaantal 3

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Vloertrekkersaantal 2

Tips

Leg de technische wensen uiterlijk twee weken voor het concert vast met de band en geluidsploeg. Bespreek het aantal microfoons, DI-boxen, monitoren, instrumentkabels en de beschikbare stroompunten.
Plan de opbouw vóór de ontvangst van bezoekers. Reken voor podiumdelen, tafels, stoelen, geluidsinstallatie, microfoons en verlichting op minimaal 2 tot 3 uur, afhankelijk van de locatie en het aantal muzikanten.
Sluit de bezoekersregistratie enkele dagen voor het concert af en druk de bezoekerslijst en naambadges vooraf af. Zo kun je dieetwensen en het aantal cateringporties nog op tijd doorgeven.
Koel dranken niet pas bij opening. Zet water, wijn en andere dranken enkele uren eerder in koelboxen of koelkasten en leg waterglazen, wijnglazen, koffiekopjes en serveerbestek klaar bij het buffet.
Maak een apart draaiboek voor de laatste 60 minuten. Neem daarin locatie openen, instrumenten klaarzetten, soundcheck, verlichting richten, cateringcontrole en het versturen van de routebeschrijving op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzband boeken?: Boek de jazzband bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf, zeker als het concert op een populaire avond plaatsvindt. Leg daarna binnen 1 week de speeltijd, pauzes, opbouwtijd en technische wensen schriftelijk vast.
Wanneer moet ik de locatie voor een jazzconcert reserveren?: Reserveer de locatie idealiter 4 tot 6 maanden vooraf. Controleer uiterlijk 8 weken voor het concert de zaalindeling, vergunningen, toegangstijden, stroomvoorziening en regels voor geluid.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jazzconcert?: Plan minimaal 2 tot 3 uur voor podium, stoelen, tafels, geluidsapparatuur, microfoons en verlichting. Voeg minstens 30 minuten toe voor een soundcheck en controleer daarna alle instrumenten en kabels.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen regelen?: Vraag dieetwensen uit zodra bezoekers zich aanmelden en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 tot 10 dagen voor het concert door aan de cateraar. Plaats de cateringbestelling daarna en controleer op de dag zelf de porties, dranken en serveermaterialen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.