Organiser un concert de jazz sans rien oublier

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réserve le groupe, la salle et le matériel de sonorisation dès que la date est fixée. Demande au groupe une fiche technique complète pour connaître le nombre de microphones, de pieds, de moniteurs et de boîtiers DI nécessaires.
• Traite les inscriptions avant de passer la commande au traiteur. Recueille les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant le concert afin d’éviter les corrections de dernière minute.
• Prévois un créneau technique d’au moins 3 heures avant l’arrivée du public. Il doit couvrir l’installation des éléments de scène, des instruments, de la table de mixage et des haut-parleurs, puis les essais de son.
• Envoie les indications d’accès avec l’invitation ou au moins 3 jours avant l’événement. Prépare aussi la liste imprimée des visiteurs et les badges nominatifs avant l’ouverture du lieu.
• Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et installe séparément le buffet, les verres et les couverts de service. Les machines à café, bouilloires et thermos sont souvent oubliés jusqu’au moment où les premiers invités demandent une boisson chaude.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de jazz ?

Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le groupe et la salle, de vérifier les autorisations, de gérer les inscriptions et de confirmer le catering et la technique.

Quand réserver le matériel de sonorisation pour un concert de jazz ?

Réserve-le dès que le groupe et le lieu sont confirmés, de préférence au moins 4 semaines avant le concert. Vérifie ensuite les besoins techniques avec les musiciens pour éviter un équipement incomplet le jour J.

Quand envoyer les invitations à un concert de jazz ?

Envoie-les 3 à 4 semaines avant l’événement, puis fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant. Tu pourras ainsi imprimer la liste des visiteurs et adapter la commande traiteur au nombre réel de participants.

À quelle heure installer la scène pour un concert de jazz ?

Ouvre le lieu au moins 4 heures avant l’arrivée du public. Compte environ 3 heures pour installer la scène, les chaises, les instruments et la sonorisation, puis garde 1 heure pour les essais, l’éclairage et les imprévus.

Des plans du même genre

• Action crêpes : que faut-il acheter et préparer ?
• La liste de courses pour votre action de sponsoring
• Action soupe : que faut-il acheter et préparer ?
• Anniversaire à vélo : que faut-il prévoir ?