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Jazzkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jazzkonzert braucht mehr Vorlauf als nur die Buchung einer Band. Location, Genehmigungen und technische Anforderungen sollten früh feststehen, damit Catering, Einladungen und Programm darauf abgestimmt werden können. Kurz vor dem Termin entscheiden ein klarer Aufbauplan, gekühlte Getränke und ein Soundcheck darüber, ob der Abend ruhig startet. Diese Checkliste führt dich von den ersten Buchungen bis zum Öffnen der Location durch die Planung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Location reservieren

  • Jazzband buchen

  • Genehmigungen prüfen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering reservieren

  • Tonanlage reservieren

  • Technische Anforderungen abstimmen

  • Programm festlegen

    2 Personen

  • Wegbeschreibung versenden

  • Besucherliste ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Cateringbestellung aufgeben

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Beleuchtung ausrichten

    2 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Programm aufhängen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Technischen Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Ankunftszeiten der Band bestätigen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde gehen

    2 Personen

Event

  • Einlass und Registrierung öffnen

    3 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    3 Personen

  • Aperitifhäppchen servieren

    3 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Erste Konzertnummer begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Die zweite Konzert-Session betreuen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Abendbuffet servieren

    4 Personen

  • Drittes Konzertset betreuen

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Instrumente einpacken

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar und Buffet aufräumen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 110
  • TischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 3
  • GarderobenständerAnz. 3
  • BühnenelementeAnz. 6
  • StehtischeAnz. 6
  • HockerAnz. 12

Geschirr

  • WassergläserAnz. 120
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServierbesteckAnz. 12

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 2
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • Diaprojektionssystem
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 3
  • InstrumentenkabelAnz. 8
  • Kasse
  • Kartenterminal
  • FunkgeräteAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • BatterielampenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 12
  • SpeisekartenAnz. 12
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • NamensschilderAnz. 120
  • StifteAnz. 12
  • HinweispfeileAnz. 12
  • ZugangsschilderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BodenabzieherAnz. 2

Tipps

  • Buche Location und Jazzband möglichst mehrere Monate vorher und kläre direkt, wie viel Platz für Bühnenelemente, Instrumente und Publikum benötigt wird.
  • Stimme die Technik spätestens zwei bis drei Wochen vorher mit der Band ab. Mischpult, Lautsprecher, Monitore, Mikrofone, DI-Boxen und Instrumentenkabel müssen zur Besetzung passen.
  • Verschicke Einladungen früh genug, damit du Anmeldungen und Ernährungswünsche mindestens eine Woche vor dem Konzert abschließen kannst. Drucke die Besucherliste und Namensschilder erst danach.
  • Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne und Tische zuerst, danach Beschallung, Mikrofone und Beleuchtung. Reserviere für den Soundcheck mindestens 60 Minuten ohne Publikum.
  • Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass und stelle Wasser für die Band auf der Bühne bereit. Gläser, Servierbesteck, Tabletts und Thermoskannen werden beim Aufbau leicht vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jazzkonzert organisieren?
Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Location und Band. Genehmigungen, Catering und Technik sollten spätestens vier bis sechs Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann muss die Tontechnik für ein Jazzkonzert gebucht werden?
Buche Mischpult, Lautsprecher, Monitore und Mikrofone mindestens vier Wochen vorher. Die technische Abstimmung mit der Band sollte spätestens zwei Wochen vor dem Konzert abgeschlossen sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Jazzkonzert?
Plane mindestens drei Stunden für Bühnenelemente, Bestuhlung, Beschallungsanlage, Instrumente und Beleuchtung ein. Für Soundcheck und Korrekturen kommen mindestens 60 Minuten hinzu.
Wann sollte man die Gästezahl und Ernährungswünsche abschließen?
Setze eine Rückmeldefrist etwa sieben bis zehn Tage vor dem Konzert. So kannst du Catering bestellen, Getränke kalkulieren und die Besucherliste rechtzeitig ausdrucken.

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