Checklist para organizar un concierto de jazz sin imprevistos
Organizar un concierto de jazz exige coordinar música, público, técnica y servicio en un orden concreto. Empieza por reservar el lugar y la banda, comprobar los permisos y definir el programa antes de enviar las invitaciones. Después tendrás que cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, catering y necesidades de sonido. Esta checklist reúne 62 tareas y 50 elementos para que el montaje, la recepción y la actuación estén preparados a tiempo.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Contratar una banda de jazz
Comprobar permisos
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar equipo de sonido
Coordinar las necesidades técnicas
Fijar el programa
2 personas
Enviar indicaciones
Imprimir la lista de visitantes
Preparar acreditaciones
2 personas
Realizar el pedido de catering
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Orientar la iluminación
2 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colgar el programa
Montar el guardarropa
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Confirmar la hora de llegada de la banda
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la última ronda de seguridad
2 personas
Evento
Abrir la entrada y el registro
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar la primera sesión de conciertos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Anunciar el descanso
Coordinar el segundo set del concierto
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Servir el bufé de cena
4 personas
Coordinar el tercer set del concierto
2 personas
Anunciar la última ronda
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Seguimiento
Cerrar el guardarropa
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el bar y el bufé
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 110
- Mesascant. 12
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 3
- Piezas de escenariocant. 6
- Mesas altascant. 6
- Taburetescant. 12
Vajilla
- Vasos para aguacant. 120
- Copas de vinocant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cubiertos de serviciocant. 12
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Monitores de escenariocant. 2
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Sistema de diapositivas
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Cajas DIcant. 3
- Cables de instrumentoscant. 8
- Caja registradora
- Máquina de sellado
- Walkie-talkiescant. 4
- Linternascant. 4
Iluminación
- Focos de escenariocant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Lámparas de bateríacant. 12
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 8
- Jarras para servircant. 6
Decoración
- Mantelescant. 12
- Cartas del menúcant. 12
- Pósteres del programacant. 6
- Credencialescant. 120
- Bolígrafoscant. 12
- Flechas para señalizacióncant. 12
- Señales de accesocant. 3
Catering
- Compras
Limpieza
- Cuboscant. 3
- Fregonascant. 3
- Escoba y recogedorcant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 8
- Limpiacristalescant. 2
Consejos
- Reserva el lugar y la banda con varias semanas de margen; confirma por escrito el horario de acceso, la duración de la actuación y quién aporta cada elemento técnico.
- Cierra las inscripciones al menos 7 días antes del concierto. Ese plazo permite confirmar preferencias dietéticas, encargar el catering e imprimir la lista de visitantes y las acreditaciones.
- Pide a la banda una ficha técnica con 7 días de antelación como mínimo. Comprueba canales, micrófonos, monitores, cajas DI, cables de instrumentos y la disposición del escenario antes del montaje.
- Planifica la llegada del catering y las bebidas para que haya tiempo de enfriar las bebidas y preparar los aperitivos antes de abrir el lugar. Usa mesas de buffet separadas de la zona de instrumentos y sonido.
- Reserva un bloque de montaje de al menos 3 horas: primero escenario, mesas y sillas; después sonido, micrófonos e instrumentos; por último, iluminación y una prueba completa antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de jazz?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar el lugar, contratar la banda y comprobar permisos. Deja cerrados invitados, catering y necesidades técnicas al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar el catering de un concierto de jazz?
- Confirma el número final de asistentes y las preferencias dietéticas 7 días antes. Haz el pedido definitivo después de ese cierre y programa la entrega con tiempo para preparar el servicio antes de la apertura.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido?
- Reserva al menos 3 horas para montar escenario, mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos y cableado. Añade 30 minutos para una prueba de sonido y corregir problemas antes de que llegue el público.
- ¿Cuándo se envían las indicaciones a los invitados?
- Envía las indicaciones entre 3 y 5 días antes, cuando el programa y el lugar estén confirmados. Incluye la hora de apertura, el acceso, el programa y cualquier instrucción sobre acreditaciones o registro.
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