Jazzconcert organiseren: checklist van plan tot applaus

Een jazzconcert organiseren vraagt meer dan een band en een podium. Je legt eerst datum, locatie, capaciteit en contract vast en werkt daarna toe naar kaartverkoop, techniek en publieksinformatie. Vooral technische wensen, vergunningen, muzikanteninformatie en catering worden snel te laat geregeld. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk, van de eerste reservering tot het koelen van de catering en het ophalen van de locatiesleutels.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en tijd bevestigen
Locatie reserveren
Jazzband contracteren
Technische wensen vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Capaciteit bepalen
Ticketprijs vaststellen
2 personen
Ticketverkoop openen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Catering bestellen
Drankvoorraad bepalen
2 personen
Muzikanteninformatie versturen
Programma afdrukken
Naambadges voorbereiden
Routebeschrijving publiceren
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Catering koelen
2 personen
Locatie inspecteren
2 personen
Vloer en entree schoonmaken
2 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Podium en muziekplekken inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur plaatsen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Lichtapparatuur plaatsen
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Programma's neerleggen
Kassa en tickettafel inrichten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen

Event

Muzikanten ontvangen
2 personen
Muzikanten begeleiden
Deuren openen
2 personen
Tickets controleren
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Programma's uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Publiek naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Concert aankondigen
Eerste set begeleiden
2 personen
Pauze verzorgen
3 personen
Tweede set begeleiden
2 personen
Avondpauze verzorgen
3 personen
Derde set begeleiden
2 personen
Barservice uitvoeren
3 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Publieksvragen beantwoorden
Laatste set aankondigen
Laatste set begeleiden
2 personen
Afscheid van bezoekers verzorgen
2 personen
Garderobe uitgifte verzorgen
2 personen
Kassa afsluiten
2 personen

Nazorg

Instrumenten veiligstellen
3 personen
Geluidsapparatuur afbreken
3 personen
Lichtapparatuur afbreken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Restanten verpakken
2 personen
Afval sorteren
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Vloer schoonmaken
2 personen
Toiletten controleren
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Facturen verzamelen
Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 120
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Bartafelaantal 2
Garderoberekkenaantal 4
Podiumdelenaantal 6

Servies

Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 120
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 150
Dessertbordjesaantal 120
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 100
Koffielepelsaantal 80

Apparatuur

Podium microfoonsaantal 5
Microfoonstatievenaantal 5
Luidsprekersaantal 2
Monitorluidsprekersaantal 2
Mengtafel
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 10
Microfoonkabelsaantal 10
Koptelefoonaantal 2
Muzikantenkrukjesaantal 5
Pianokruk

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Lichtstatievenaantal 2
Sfeerverlichtingaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Serveerbestekaantal 12
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Thermosbekersaantal 80

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Menukaarthoudersaantal 12
Podiumachtergrond
Krijtbordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de technische wensen direct met de jazzband vast. Noteer hoeveel podium microfoons, microfoonstatieven, monitorluidsprekers, DI-boxen en kabels nodig zijn en plan een soundcheck met voldoende tijd vóór de deuren opengaan.
Bepaal de capaciteit voordat je de ticketverkoop opent. Zo stem je het aantal stoelen, bistrotafels, garderoberekken en beschikbare drank- en serviesvoorraad af op het maximale bezoekersaantal.
Verzamel dieetwensen niet pas bij de cateringbestelling. Vraag ze bij de aanmelding uit en geef het definitieve aantal en de verdeling uiterlijk enkele dagen vóór het concert door.
Publiceer routebeschrijving, aanvangstijd en programma tegelijk met de uitnodigingen en online promotie. Druk programma’s en bereid naambadges pas voor nadat de laatste aanmeldingen zijn verwerkt.
Doe de laatste controle op de dag zelf: haal de locatiesleutels op, controleer de weersverwachting, verzamel materialen en boodschappen en zorg dat gekoelde catering direct op de juiste plek komt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en bandcontract. Open de ticketverkoop zodra capaciteit, prijs en basisinformatie vaststaan, meestal 6 tot 8 weken voor het concert.
Wanneer moet ik de techniek voor een jazzconcert regelen?: Leg de technische wensen direct bij het boeken van de band vast, idealiter minimaal 6 weken vooraf. Controleer 1 week voor het concert of podium, microfoons, luidsprekers, mengtafel, monitoren en kabels compleet zijn.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jazzconcert?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 tot 2 per uur. Tel extra water mee voor muzikanten en bezoekers en bepaal de voorraad na de definitieve aanmeldingen.
Wanneer moet ik catering en dieetwensen definitief maken?: Vraag dieetwensen bij de aanmelding uit en geef de catering het definitieve aantal uiterlijk 5 tot 7 dagen vooraf. Plan op de concertdag tijd in om de catering te ontvangen en gekoeld te bewaren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.