La checklist pour organiser un concert de jazz

Un concert de jazz demande surtout une coordination précise entre la salle, les musiciens et la technique. Commence par confirmer la date, réserver le lieu et vérifier sa capacité, puis verrouille rapidement les besoins du groupe et les autorisations. La billetterie, la promotion et le catering viennent ensuite, avec un suivi régulier des inscriptions. Cette checklist t’aide à avancer dans le bon ordre jusqu’à l’accueil du public et au montage de la scène.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et l'heure
Réserver le lieu
Engager un groupe de jazz
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Déterminer la capacité
Fixer le prix du billet
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Commander le catering
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
Envoyer les informations aux musiciens
Imprimer le programme
Préparer les badges nominatifs
Publier l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Récupérer les clés du lieu
Refroidir le catering
2 personnes
Inspecter le lieu
2 personnes
Nettoyer le sol et l'entrée
2 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Aménager la scène et les espaces musicaux
3 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Déposer les programmes
Installer la caisse et la table des billets
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes

Événement

Accueillir les musiciens
2 personnes
Accompagner les musiciens
Ouvrir les portes
2 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer les programmes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Guider le public vers les places assises
2 personnes
Annoncer le concert
Encadrer le premier set
2 personnes
Assurer la pause
3 personnes
Animer la deuxième manche
2 personnes
Assurer la pause du soir
3 personnes
Accompagner le troisième set
2 personnes
Assurer le service au bar
3 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Répondre aux questions du public
Annoncer le dernier set
Accompagner le dernier set
2 personnes
Assurer le départ des visiteurs
2 personnes
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes

Suivi

Sécuriser les instruments
3 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Démonter l’équipement d’éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Trier les déchets
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Nettoyer le sol
2 personnes
Vérifier les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rassembler les factures
Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 120
Tables bistrotqté 12
Tables de buffetqté 4
Table de barqté 2
Portantsqté 4
Éléments de podiumqté 6

Vaisselle

Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 120
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Assiettes à dessertqté 120
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80

Équipement

Microphones de scèneqté 5
Pieds de microqté 5
Haut-parleursqté 2
Enceintes de monitoringqté 2
Table de mixage
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 10
Câbles de microqté 10
Casque audioqté 2
Tabourets pour musiciensqté 5
Tabouret de piano

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Mugs isothermesqté 80

Décoration

Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Porte-menusqté 12
Fond de scène
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réserve la salle et le groupe dès que la date est fixée. Demande au groupe sa fiche technique au moins 6 semaines avant le concert pour prévoir la table de mixage, les microphones, les retours, les câbles et l’alimentation électrique.
Vérifie les autorisations, l’assurance et la capacité de la salle avant d’ouvrir la billetterie. Ces éléments doivent être confirmés avant d’imprimer les billets ou de communiquer un nombre maximal de places.
Prévois un calendrier de communication sur 4 à 6 semaines : invitations, publication en ligne et affiches. Relance les inscriptions chaque semaine afin d’ajuster le stock de boissons et les quantités du catering.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et confirme le catering au moins 7 jours avant l’événement. Garde une marge pour les régimes particuliers et refroidis les boissons et le catering avant l’arrivée du public.
Le jour du concert, récupère les clés suffisamment tôt pour installer les éléments de podium, les chaises, les éclairages et la sonorisation. Prévois au minimum 2 heures pour le montage et transmets l’itinéraire ainsi que les horaires aux musiciens à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de jazz ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle et le groupe, vérifier les autorisations, ouvrir la billetterie et organiser la technique et le catering sans urgence.
Quand ouvrir la billetterie pour un concert de jazz ?: Ouvre-la dès que la date, la salle, la capacité et le prix du billet sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant le concert. Tu pourras ainsi suivre les inscriptions et ajuster les commandes.
Combien de boissons prévoir pour un concert de jazz ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajuste le stock selon la durée, le nombre d’invités et la présence d’un catering.
Quand demander les besoins techniques aux musiciens ?: Demande la fiche technique au moins 6 semaines avant l’événement et vérifie-la de nouveau 7 jours avant. Confirme notamment les microphones, pieds, haut-parleurs, retours, boîtiers DI, câbles et éclairages nécessaires.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.