Checklist para organizar un concierto de jazz sin olvidos

Organizar un concierto de jazz requiere coordinar mucho más que la contratación de la banda. Esta checklist reúne 85 tareas y 51 materiales para avanzar desde la fecha y el recinto hasta el montaje y la atención al público. Incluye los puntos que suelen llegar tarde: requisitos técnicos, permisos, venta de entradas, preferencias dietéticas, bebidas y logística para los músicos. Úsala como hoja de ruta y adapta las cantidades a tu aforo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y hora
Reservar el lugar
Contratar banda de jazz
Registrar los requisitos técnicos
2 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Determinar la capacidad
Fijar el precio de la entrada
2 personas
Abrir la venta de entradas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Determinar el stock de bebidas
2 personas
Enviar información a los músicos
Imprimir el programa
Preparar acreditaciones
Publicar la ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Refrigerar el catering
2 personas
Inspeccionar el lugar
2 personas
Limpiar el suelo y la entrada
2 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar el escenario y los espacios musicales
3 personas
Colocar el equipo de sonido
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Colocar el equipo de iluminación
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Montar el bar y el buffet
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar los programas
Montar la caja y la mesa de entradas
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas

Evento

Recibir a los músicos
2 personas
Acompañar a los músicos
Abrir las puertas
2 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Repartir programas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Guiar al público a sus asientos
2 personas
Anunciar el concierto
Guiar la primera sesión
2 personas
Organizar la pausa
3 personas
Acompañar el segundo set
2 personas
Gestionar la pausa de la tarde
3 personas
Acompañar la tercera sesión
2 personas
Prestar servicio de bar
3 personas
Retirar las mesas entre tiempos
2 personas
Responder preguntas del público
Anunciar el último set
Acompañar la última sesión
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Asegurar los instrumentos
3 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Empacar lo sobrante
2 personas
Clasificar residuos
3 personas
Limpiar la barra
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Limpiar el suelo
2 personas
Comprobar los baños
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Recopilar facturas
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 120
Mesas bistrocant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Mesa alta de barcant. 2
Percheroscant. 4
Piezas de escenariocant. 6

Vajilla

Vasos para aguacant. 150
Copas de vinocant. 120
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Platos de postrecant. 120
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 100
Cucharillas de cafécant. 80

Equipo

Micrófonos del escenariocant. 5
Soportes de micrófonocant. 5
Altavocescant. 2
Altavoces de monitorcant. 2
Mesa de mezclas
Cajas DIcant. 3
Cables de instrumentoscant. 10
Cables de micrófonocant. 10
Auricularescant. 2
Taburetes para músicoscant. 5
Taburete de piano

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 10
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Vasos térmicoscant. 80

Decoración

Manteles runnerscant. 12
Arreglos floralescant. 8
Portamenúscant. 12
Fondo del escenario
Pizarrascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y la banda antes de anunciar la fecha. Pide los requisitos técnicos por escrito con varias semanas de margen: número de micrófonos, monitores, cajas DI, mesa de mezclas y tomas eléctricas.
Comprueba permisos, seguro y aforo antes de abrir la venta de entradas. El aforo determina cuántas sillas, mesas, acreditaciones, vasos y raciones necesitas preparar.
Calcula las bebidas por tramos, no solo por invitado. Para la primera hora, cuenta aproximadamente 2 o 3 bebidas por persona y añade agua para todo el público, además de copas y tazas si habrá vino o café.
Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y encarga el catering con margen suficiente para conservarlo refrigerado. Confirma la entrega y reserva espacio en frío el día anterior o al menos varias horas antes.
Envía a los músicos la información del recinto, horario, ruta y contacto técnico antes del evento. El día del concierto, reserva tiempo para recoger las llaves, montar el escenario, probar sonido e iluminación e imprimir el programa y las acreditaciones.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo debo contratar una banda de jazz para un concierto?: Intenta cerrar la banda al menos entre 8 y 12 semanas antes del concierto. Así puedes confirmar la fecha, enviar los requisitos técnicos al recinto y preparar la promoción y la venta de entradas sin cambios de última hora.
¿Cuánto equipo de sonido necesita un concierto de jazz?: Como base, revisa micrófonos y soportes, altavoces principales y de monitor, mesa de mezclas, cajas DI, cables de instrumento y de micrófono, además de auriculares. La lista exacta depende de la formación, por lo que debes pedir el rider técnico antes de reservar el equipo.
¿Cuánta bebida necesito para un concierto de jazz?: Para la primera hora, calcula 2 o 3 bebidas por persona y asegúrate de que haya agua suficiente durante toda la sesión. Ajusta el total según la duración, si la entrada incluye consumición y si también servirás vino, café o catering.
¿Cuándo debo abrir la venta de entradas?: Ábrela después de confirmar fecha, recinto, aforo, precio y condiciones de acceso. Como referencia, una venta de 4 a 8 semanas permite promocionar el concierto, enviar invitaciones, publicar la ruta y controlar las inscripciones con tiempo.

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