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Jazzkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jazzkonzert braucht mehr als eine gebuchte Band und eine Bühne. Du musst Technik, Genehmigungen, Kapazität, Ticketverkauf, Verpflegung und den Ablauf so koordinieren, dass am Konzerttag nichts fehlt. Beginne mit Datum, Ort und Musikervertrag und arbeite dich anschließend über Werbung und Anmeldungen bis zum Aufbau vor. Plane außerdem Zeit für Soundcheck, Cateringkühlung, Beschilderung und die Schlüsselübergabe ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeit bestätigen

  • Location reservieren

  • Jazzband engagieren

  • Technische Anforderungen festhalten

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Kapazität festlegen

  • Ticketpreis festlegen

    2 Personen

  • Ticketverkauf öffnen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Catering bestellen

  • Getränkevorrat festlegen

    2 Personen

  • Musikerinformationen versenden

  • Programm drucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Wegbeschreibung veröffentlichen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Standortschlüssel abholen

  • Catering kühlen

    2 Personen

  • Location inspizieren

    2 Personen

  • Boden und Eingang reinigen

    2 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Bühne und Musikbereiche einrichten

    3 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Instrumente bereitstellen

    3 Personen

  • Lichttechnik aufbauen

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Programme auslegen

  • Kasse und Tickettisch einrichten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

Event

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Musiker betreuen

  • Türen öffnen

    2 Personen

  • Tickets kontrollieren

    2 Personen

  • Gäste begrüßen

    2 Personen

  • Programme ausgeben

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Publikum zu den Sitzplätzen begleiten

    2 Personen

  • Konzert ankündigen

  • Erste Runde betreuen

    2 Personen

  • Pause organisieren

    3 Personen

  • Zweite Set begleiten

    2 Personen

  • Abendpause organisieren

    3 Personen

  • Dritte Set begleiten

    2 Personen

  • Barservice durchführen

    3 Personen

  • Tische zwischendurch abräumen

    2 Personen

  • Publikumsfragen beantworten

  • Letzte Set ankündigen

  • Letztes Set begleiten

    2 Personen

  • Verabschiedung der Besucher organisieren

    2 Personen

  • Ausgabe an der Garderobe organisieren

    2 Personen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Instrumente sichern

    3 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichttechnik abbauen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Boden reinigen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand einlagern

    2 Personen

  • Rechnungen sammeln

  • Dankeschön an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 120
  • BistrotischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • StehtischAnz. 2
  • GarderobenständerAnz. 4
  • BühnenelementeAnz. 6

Geschirr

  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 150
  • DesserttellerAnz. 120
  • GabelnAnz. 150
  • MesserAnz. 150
  • LöffelAnz. 100
  • KaffeelöffelAnz. 80

Ausstattung

  • BühnenmikrofoneAnz. 5
  • MikrofonständerAnz. 5
  • LautsprecherAnz. 2
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • Mischpult
  • DI-BoxenAnz. 3
  • InstrumentenkabelAnz. 10
  • MikrofonkabelAnz. 10
  • KopfhörerAnz. 2
  • MusikerhockerAnz. 5
  • Klavierhocker

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • LichtstativeAnz. 2
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierbesteckAnz. 12
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ThermobecherAnz. 80

Dekoration

  • TischläuferAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • MenükartenhalterAnz. 12
  • Bühnenhintergrund
  • KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Klärt die technischen Anforderungen der Band mindestens 4 Wochen vor dem Konzert. Für Mikrofone, Monitorspeaker, Mischpult, DI-Boxen und Kabel sollte eine verantwortliche Person den Aufbau und den Soundcheck betreuen.
  • Lege die maximale Kapazität fest, bevor du den Ticketverkauf öffnest. So kannst du Sitzplätze, Bistro- und Stehtische sowie Fluchtwege passend zur Raumgröße planen und vermeidest Überbuchungen.
  • Verschicke Musikerinformationen spätestens 7 Tage vor dem Auftritt. Adresse, Anlieferung, Parkmöglichkeit, Einlasszeit, Soundcheck und Ansprechpartner gehören in eine gemeinsame Nachricht.
  • Erfasse Ernährungswünsche und bestelle das Catering mit Puffer. Prüfe am Veranstaltungstag die Liefermenge und stelle Kühlmöglichkeiten bereit, bevor Gäste und Band eintreffen.
  • Plane den Konzerttag rückwärts: Schlüsselabholung, Aufbau, Licht- und Tontest, Catering, Einlass und Konzertbeginn brauchen jeweils eine feste Uhrzeit. Drucke Programm, Wegbeschreibung und Namensschilder spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jazzkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Location und Band. Genehmigungen, Versicherung, Ticketverkauf und Werbung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert geklärt sein.
Was braucht eine Jazzband an Tontechnik?
Das hängt von der Besetzung ab, häufig werden Bühnenmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Monitorspeaker, Mischpult, DI-Boxen sowie Instrumenten- und Mikrofonkabel benötigt. Lass dir die konkrete Bühnen- und Kanalliste mindestens 4 Wochen vorher geben.
Wie viel Catering und Getränke braucht man für ein Jazzkonzert?
Rechne für das erste Konzertstunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und plane danach ungefähr 1 Getränk pro Stunde ein. Bestelle Speisen nach den bestätigten Anmeldungen plus 5 bis 10 Prozent Reserve und erfasse Allergien mindestens 7 Tage vorher.
Wann sollte der Soundcheck bei einem Jazzkonzert stattfinden?
Plane den Soundcheck mindestens 2 Stunden vor dem Einlass und halte weitere 30 Minuten Puffer für Kabel, Monitore oder Instrumente frei. Die Band sollte spätestens 60 Minuten vor Konzertbeginn vollständig spielbereit sein.

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