Jazzconcert organiseren: checklist van planning tot concertdag

Een jazzconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een band en een zaal vastleggen. Je stemt datum, programma, contract, muziekrechten en geluidsinstallatie op elkaar af, terwijl je tegelijk aanmeldingen, catering en publieksinformatie bijhoudt. Gebruik de checklist om eerst de grote afspraken vast te leggen en daarna stap voor stap naar de concertdag toe te werken. Vooral techniek, toegang tot de zaal en de laatste bevestigingen worden vaak te laat geregeld.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en zaal reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Jazzband contracteren
Muziekrechten controleren
Geluidsleverancier reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Bezoekerslijst bijwerken
Programma afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Routebordjes maken
Weersverwachting controleren
Bevestiging naar band sturen
Cateringhoeveelheden bevestigen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Apparatuur controleren
2 personen
Contactlijst afdrukken
Sleutels en toegang regelen
Zaal openen
2 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Entree inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Podiumzone vrijmaken
3 personen
Instrumenten lossen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting opstellen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Bar inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Programma's klaarleggen
Garderobe labelen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Entreepersoneel instrueren
2 personen
Barpersoneel instrueren
2 personen
Licht en geluid testen
3 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Tickets controleren
2 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Eerste set aankondigen
Eerste jazzset begeleiden
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Tafels afruimen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tweede set aankondigen
Tweede jazzset begeleiden
3 personen
Artiesten verzorgen
2 personen
Avondprogramma aankondigen
Derde jazzset begeleiden
3 personen
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste set aankondigen
Laatste jazzset begeleiden
3 personen
Afsluiting aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
Garderobe afronden
2 personen
Bar sluiten
3 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Verlichting afbreken
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Buffet opruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
Locatie afsluiten
2 personen
Apparatuur retourneren
2 personen
Restanten retourneren
2 personen
Huurmaterialen controleren
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 170
Bistrotafelsaantal 12
Buffettafelsaantal 4
Bar
Garderoberekkenaantal 4
Krukkenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Mengpaneel
Microfoonsaantal 5
Microfoonstatievenaantal 5
Luidsprekersaantal 4
Monitorluidsprekersaantal 2
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 10
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 8
Kabelgotenaantal 12
Kabelbindersaantal 100
Reservebatterijenaantal 20

Verlichting

Podiumspotsaantal 6
Sfeerlampenaantal 12
Lichtstatievenaantal 3

Servies

Wijnglazenaantal 180
Waterglazenaantal 180
Koffiekopjesaantal 100
Bordenaantal 180
Gebaksvorkjesaantal 180
Koffielepelsaantal 100
Serveerschalenaantal 20
Serveertangenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 16
Servettenhoudersaantal 12
Menustandaardsaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Decoratieve doekenaantal 6
Routebordjesaantal 8
Garderobelabelsaantal 250

Schoonmaak

Schoonmaakkar
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 4
Bezemsetsaantal 3
Handschoenenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Leg datum, programma en zaal eerst vast en contracteer daarna de jazzband. Plan uiterlijk enkele weken voor het concert een moment om programma, opbouwtijd en technische wensen schriftelijk te bevestigen.
Reserveer geluidsleverancier en controleer of microfoons, mengpaneel, DI-boxen, monitorluidsprekers en kabels bij de bezetting van de band passen. Plan op de concertdag minimaal 2 uur voor opbouw en soundcheck.
Verwerk aanmeldingen in één actuele bezoekerslijst en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert. Bevestig daarna de cateringhoeveelheden, zodat je niet op de dag zelf nog moet bijbestellen.
Maak programma's, naamkaartjes en routebordjes vóór de concertdag klaar. Druk ook een contactlijst af met band, catering, geluidsleverancier en zaalverantwoordelijke; reken op minstens 1 exemplaar voor de organisatiepost.
Regel sleutels, toegang en zaalopening vooraf en voer vóór ontvangst van bezoekers een veiligheidscontrole uit. Controleer kabelgoten, stekkerdozen, verlichting, stoelen, garderoberekken en vluchtroutes voordat de eerste gasten binnenkomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jazzconcert organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met zaal, datum, programma en band. Reserveer techniek en catering uiterlijk 4 tot 6 weken voor het concert; uitnodigingen kunnen daarna worden verstuurd.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jazzconcert?: Plan minimaal 2 uur voor het plaatsen van geluidsinstallatie, microfoons, monitors, verlichting en kabelbeveiliging. Voeg 30 tot 60 minuten toe voor de soundcheck en een korte veiligheidscontrole.
Wanneer moet ik de cateringhoeveelheden voor een jazzconcert bevestigen?: Bevestig de aantallen 5 tot 7 dagen vooraf, nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt. Tel op de dag zelf alleen nog wijzigingen of afmeldingen bij de bezoekerslijst op.
Wat moet ik op de concertdag als eerste controleren?: Open de zaal op tijd, controleer toegang en sleutels en loop daarna techniek, stroom, kabelgoten, verlichting en vluchtroutes na. Doe dit vóór stoelen, buffet en ontvangst volledig in gebruik zijn, idealiter 60 tot 90 minuten voor publiek binnenkomt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.