Checklist pour organiser un concert de jazz

Un concert de jazz demande une coordination précise entre la salle, les musiciens, la technique et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu, puis réservez rapidement le groupe, le son et le traiteur. Les dernières 48 heures servent surtout à confirmer les quantités, refroidir les boissons, préparer les supports d’accueil et vérifier l’accès à la salle. Cette checklist rassemble les 93 tâches et les 51 fournitures nécessaires, dans l’ordre où vous en aurez besoin.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu et la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Engager un groupe de jazz
Vérifier les droits musicaux
Réserver le prestataire son
Réserver le catering
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des visiteurs
Imprimer le programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer des panneaux de direction
Vérifier les prévisions météo
Envoyer la confirmation au groupe
Confirmer les quantités de traiteur
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Organiser les clés et l’accès
Ouvrir la salle
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Dégager la zone du podium
3 personnes
Décharger les instruments
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Préparer les programmes
Étiqueter le vestiaire
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
Informer le personnel du bar
2 personnes
Tester l'éclairage et le son
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Annoncer le premier groupe
Accompagner le premier set de jazz
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Annoncer la pause
Dégager les tables
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le deuxième set
Accompagner le deuxième set de jazz
3 personnes
S’occuper des artistes
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Accompagner le troisième set de jazz
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Annoncer le dernier set
Encadrer le dernier set de jazz
3 personnes
Annoncer la clôture
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes
Fermer le bar
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer les instruments
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Retourner les restes
2 personnes
Vérifier le matériel de location
2 personnes
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 170
Tables bistrotqté 12
Tables de buffetqté 4
Bar
Portantsqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Table de mixage
Microphonesqté 5
Pieds de microqté 5
Haut-parleursqté 4
Enceintes de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Serre-câblesqté 100
Piles de rechangeqté 20

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 6
Lampes d'ambianceqté 12
Pieds d’éclairageqté 3

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 16
Porte-serviettesqté 12
Supports de menuqté 12
Compositions floralesqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Panneaux d’orientationqté 8
Étiquettes de vestiaireqté 250

Nettoyage

Chariot de nettoyage
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Réservez le groupe, la salle et le prestataire son dès que la date est fixée. Vérifiez aussi les droits musicaux avant d’envoyer les invitations, car une formalité oubliée peut retarder l’événement.
Prévoyez un vrai temps de balance : testez la table de mixage, les microphones, les boîtiers DI, les retours et chaque câble avant l’arrivée du public. Gardez des piles, des rallonges et des multiprises de rechange sur place.
Clôturez les inscriptions et les besoins alimentaires au plus tard 3 à 5 jours avant le concert. Vous pourrez alors confirmer les quantités du traiteur et préparer les tables de buffet sans improviser.
Imprimez le programme, les badges nominatifs et les panneaux de direction la veille. Préparez également la liste de contacts sur papier : elle reste accessible même si un téléphone n’a plus de batterie ou de réseau.
Le jour du concert, ouvrez la salle suffisamment tôt pour effectuer le contrôle de sécurité, installer les chaises, le bar et l’éclairage, puis vérifier les accès. Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et confirmez l’horaire d’arrivée du groupe.

Questions fréquentes

Quand réserver un groupe de jazz pour un concert ?: Réservez le groupe dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement plusieurs mois avant le concert. Demandez immédiatement ses besoins techniques et envoyez une confirmation écrite dans la semaine précédant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation d’un concert de jazz ?: Prévoyez au moins 3 heures pour installer et tester la sonorisation, l’éclairage et les instruments. Ajoutez une balance avant l’ouverture des portes, même si le système a déjà été utilisé dans la salle.
Quand confirmer le traiteur et les quantités de boissons ?: Confirmez le nombre de repas et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant le concert. Refroidissez les boissons plusieurs heures avant l’arrivée des invités et vérifiez les verres, assiettes et couverts avant le service.
Que préparer la veille d’un concert de jazz ?: Imprimez le programme, les badges et la signalétique, puis mettez à jour la liste des visiteurs et la liste de contacts. Vérifiez aussi la météo, les clés, l’accès à la salle et tout le matériel technique avant le jour J.

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