Checklist para organizar un concierto de jazz sin olvidos

Organizar un concierto de jazz requiere coordinar música, técnica, invitados y servicio en un orden claro. Este plan reúne 93 tareas y 51 elementos, desde reservar la sala y contratar la banda hasta abrir el espacio y comprobar la seguridad. La parte que más se retrasa suele ser el sonido: confirma con antelación los micrófonos, monitores, cajas DI, cables y tomas de corriente. También tendrás que cerrar las cantidades del catering, controlar las preferencias dietéticas y preparar la señalización antes de que lleguen los asistentes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar la sede y la sala
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contratar banda de jazz
Comprobar los derechos de música
Reservar proveedor de sonido
Reservar el catering
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de visitantes
Imprimir el programa
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Hacer carteles de ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar confirmación a la banda
Confirmar las cantidades de catering
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Imprimir la lista de contactos
Gestionar llaves y acceso
Abrir la sala
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Despejar la zona del escenario
3 personas
Descargar los instrumentos
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la iluminación
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el punto de café
2 personas
Preparar el buffet
3 personas
Preparar los programas
Etiquetar el guardarropa
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Instruir al personal de entrada
2 personas
Instruir al personal del bar
2 personas
Probar la luz y el sonido
3 personas

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
2 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir café y té
2 personas
Anunciar la primera serie
Acompañar la primera sesión de jazz
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
2 personas
Anunciar el descanso
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar el segundo set
Coordinar el segundo set de jazz
3 personas
Atender a los artistas
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Guiar el tercer set de jazz
3 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Anunciar el último set
Coordinar el último set de jazz
3 personas
Anunciar el cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Terminar el guardarropa
2 personas
Cerrar el bar
3 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
2 personas
Empacar instrumentos
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la barra
2 personas
Recoger el buffet
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Devolver los restos
2 personas
Comprobar el material de alquiler
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesas bistrocant. 12
Mesas de buffetcant. 4
Bar
Percheroscant. 4
Taburetescant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 5
Soportes de micrófonocant. 5
Altavocescant. 4
Altavoces de monitorcant. 2
Cajas DIcant. 3
Cables de instrumentoscant. 10
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 100
Baterías de repuestocant. 20

Iluminación

Focos de escenariocant. 6
Luces decorativascant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 3

Vajilla

Copas de vinocant. 180
Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 180
Tenedores de postrecant. 180
Cucharillas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Mantelescant. 16
Porta-servilletascant. 12
Atriles para menúcant. 12
Arreglos floralescant. 8
Paños decorativoscant. 6
Carteles de rutacant. 8
Etiquetas para guardarropacant. 250

Limpieza

Carro de limpieza
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y el programa antes de enviar invitaciones. Reserva la banda de jazz y el proveedor de sonido con varias semanas de margen, porque sus calendarios suelen llenarse antes que el resto de servicios.
Pide las necesidades técnicas de la banda por escrito: número de micrófonos, monitores, cajas DI, soportes, cables y focos. Haz una prueba completa del equipo antes de abrir la sala, no solo una comprobación visual.
Envía las invitaciones cuando el programa esté fijado y establece una fecha límite para las inscripciones. Después, actualiza la lista de visitantes y recopila las preferencias dietéticas antes de confirmar las cantidades del catering.
Prepara el recorrido del público con carteles de ruta, tarjetas de nombre y una lista de contactos impresa. Gestiona las llaves y el acceso con antelación para que la apertura de la sala no dependa de una sola persona.
Comprueba el pronóstico del tiempo antes del montaje y deja listas las bebidas, la vajilla y el catering con tiempo para enfriar y preparar todo. Reserva un margen de al menos 60 minutos entre la llegada del equipo y la entrada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de jazz?: Empieza al menos 6 a 8 semanas antes para asegurar la sala, la banda y el sonido. Envía las invitaciones cuando el programa esté cerrado y fija el límite de inscripción varios días antes de confirmar el catering.
¿Qué equipo de sonido necesita un concierto de jazz?: Como mínimo, comprueba la mesa de mezclas, micrófonos, soportes, altavoces, monitores, cajas DI, cables de instrumentos, alargadores y regletas. Programa una prueba técnica completa al menos 60 minutos antes de la apertura.
¿Cuánta bebida y catering hay que preparar?: Confirma las cantidades después de cerrar la lista de visitantes y recoger las preferencias dietéticas. Para las bebidas, calcula como referencia entre 2 y 3 por persona durante la primera hora y ajusta según la duración del concierto.
¿Qué hay que hacer el día del concierto de jazz?: Abre la sala, revisa accesos y seguridad, monta el sonido y la iluminación, coloca sillas, mesas, carteles y tarjetas de nombre, y comprueba el catering. Reserva al menos 2 horas para el montaje y deja 60 minutos para la prueba técnica.

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