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Jazzkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jazzkonzert steht und fällt mit drei Dingen: einem passenden Saal, zuverlässig gebuchter Technik und einem klaren Ablauf. Plane zuerst Datum, Programm, Band und Veranstaltungsort; danach folgen Rechte, Sound, Catering und Einladungen. Kurz vor dem Termin werden Besucherzahlen, Ernährungswünsche und Getränkemengen verbindlich bestätigt. Am Veranstaltungstag brauchst du außerdem Zeit für Zugang, Sicherheitskontrolle, Aufbau, Soundcheck und Beschilderung. Diese Checkliste bündelt 93 Aufgaben und 51 benötigte Gegenstände in der richtigen Reihenfolge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Veranstaltungsort und Saal reservieren

  • Datum und Programm festlegen

    2 Personen

  • Jazzband engagieren

  • Musikrechte prüfen

  • Soundanbieter reservieren

  • Catering reservieren

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Besucherliste aktualisieren

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Wegweiser erstellen

  • Wettervorhersage prüfen

  • Bestätigung an die Band schicken

  • Cateringmengen bestätigen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Catering vorbereiten

    3 Personen

  • Ausrüstung prüfen

    2 Personen

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Schlüssel und Zugang organisieren

  • Saal öffnen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Eingangsbereich einrichten

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    3 Personen

  • Instrumente entladen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Buffet vorbereiten

    3 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Garderobe beschriften

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Künstlerraum einrichten

    2 Personen

  • Einlasspersonal instruieren

    2 Personen

  • Barpersonal einweisen

    2 Personen

  • Licht und Ton testen

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher empfangen

    4 Personen

  • Tickets kontrollieren

    2 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Erste Set ankündigen

  • Erste Jazz-Set begleiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet nachfüllen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Tische abräumen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Zweite Set ankündigen

  • Zweite Jazz-Set begleiten

    3 Personen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Drittes Jazz-Set begleiten

    3 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Letzte Set ankündigen

  • Letzte Jazz-Set betreuen

    3 Personen

  • Abschluss ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Garderobe abschließen

    2 Personen

  • Bar schließen

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente einpacken

    4 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Beleuchtung abbauen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Buffet aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

    2 Personen

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände zurückgeben

    2 Personen

  • Leihmaterialien prüfen

    2 Personen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 170
  • BistrotischeAnz. 12
  • BuffetischeAnz. 4
  • Bar
  • GarderobenständerAnz. 4
  • HockerAnz. 6

Ausstattung

  • Beschallungsanlage
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 5
  • MikrofonständerAnz. 5
  • LautsprecherAnz. 4
  • MonitorspeakerAnz. 2
  • DI-BoxenAnz. 3
  • InstrumentenkabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • KabelbinderAnz. 100
  • ErsatzbatterienAnz. 20

Beleuchtung

  • BühnenstrahlerAnz. 6
  • StimmungsleuchtenAnz. 12
  • LichtstativeAnz. 3

Geschirr

  • WeingläserAnz. 180
  • WassergläserAnz. 180
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 180
  • GebäckgabelnAnz. 180
  • KaffeelöffelAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierzangenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • EiswürfelbehälterAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 16
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • MenükartenständerAnz. 12
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • Dekorative StoffeAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8
  • GarderobenetikettenAnz. 250

Reinigung

  • Reinigungswagen
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • HandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Buche Saal, Jazzband, Soundanbieter und Catering möglichst früh und bestätige alle vier Leistungen spätestens 14 Tage vor dem Konzert noch einmal schriftlich.
  • Verschicke die Einladungen nicht erst kurz vor dem Termin. Plane mindestens 3 Wochen für Rückmeldungen ein und aktualisiere die Besucherliste bis 3 Tage vorher.
  • Erfrage Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und bestätige die Cateringmengen 2 bis 3 Tage vor dem Konzert. So fehlen weder vegetarische Portionen noch Getränke.
  • Plane für Technik und Bühne einen Soundcheck von mindestens 90 Minuten ein. Prüfe dabei Mischpult, Mikrofone, Lautsprecher, Monitorspeaker, Kabel und Ersatzbatterien.
  • Bereite Wegweiser, Namensschilder, Programm und Kontaktliste am Vortag vor. Öffne den Saal mindestens 2 Stunden vor Beginn, damit Aufbau und Sicherheitskontrolle nicht mit dem Einlass kollidieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jazzkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Saal, Datum, Programm und Band. Technik und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Konzert fest gebucht sein.
Wann sollte man die Einladungen für ein Jazzkonzert verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 3 Wochen vor dem Termin. Setze eine Rückmeldefrist 7 Tage vor dem Konzert, damit Catering, Namensschilder und Besucherliste rechtzeitig angepasst werden können.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Jazzkonzert?
Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Bar, Garderobe, Beleuchtung und Beschilderung ein. Für Technik und Soundcheck kommen mindestens 90 Minuten hinzu, besonders wenn mehrere Mikrofone oder Monitorspeaker verwendet werden.
Wann muss man Catering und Getränke für ein Jazzkonzert bestätigen?
Bestätige die Cateringmenge 2 bis 3 Tage vorher anhand der aktuellen Besucherliste. Getränke solltest du spätestens am Vortag einkaufen und ausreichend kühlen, damit am Einlass alles bereitsteht.

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