Checklist voor een Japanse huwelijksceremonie

Een Japanse huwelijksceremonie vraagt om meer dan een gastenlijst en een menu. Je regelt ook ceremoniële rollen, sakebekers, het programma, vervoer en de overgang naar het diner. Begin met de gasten en de ceremonieopbouw, werk daarna de catering en tafelschikking uit. In de laatste week controleer je dieetwensen, aantallen servies, decoratie en alle ceremoniële benodigdheden nog één keer aan de hand van het draaiboek.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Gastenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Ceremonieprogramma maken
2 personen
Tafelschikking maken
2 personen
Menu samenstellen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Ceremoniële benodigdheden controleren
2 personen
Sakebekers selecteren
Muziek voor ceremonie kiezen
2 personen
Toespraken verzamelen
Vervoer voor paar bevestigen
Ceremoniële rollen verdelen
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamkaartjes maken
2 personen
Programmakaarten maken
2 personen
Decoratievoorraad controleren
Linnen en servies tellen
2 personen
Laatste gastenlijst controleren
Menu met dieetwensen controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
2 personen
Verse boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Sake en thee klaarzetten
2 personen
Servetten vouwen
3 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Ceremoniële kleding klaarleggen
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Ceremonieplek inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Loper en welkomstbord plaatsen
2 personen
Tafellinnen aanbrengen
3 personen
Servies en bestek neerzetten
3 personen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Buffet en bar inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Warme gerechten voorbereiden
4 personen
Gastenboek klaarleggen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Licht controleren
2 personen
Ceremoniële volgorde doornemen
4 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Ceremoniemuziek starten
Paar naar ceremonie begeleiden
2 personen
Welkomstwoord uitspreken
San-san-ku-do begeleiden
2 personen
Huwelijksgeloften begeleiden
2 personen
Ringen overhandigen
Familiefoto's maken
3 personen
Aperitief serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar diner begeleiden
2 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Diner serveren
5 personen
Gebak aansnijden
2 personen
Dessert serveren
4 personen
Toespraken begeleiden
2 personen
Cadeautafel bewaken
Thee en koffie serveren
3 personen
Muziek voor receptie starten
Dansvloer begeleiden
2 personen
Late hapjes serveren
3 personen
Afscheidsgiften uitdelen
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Restanten verpakken
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
4 personen
Tafels en stoelen afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Linnen wassen
2 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven boodschappen opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Ronde tafelsaantal 10
Ceremonietafel
Stoelenaantal 90
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Cadeautafel
Gastenboektafel

Servies

Dinerbordenaantal 90
Dessertbordenaantal 90
Soepkommenaantal 90
Eetstokjesaantal 100
Eetstokjeshoudersaantal 90
Dinerbesteksetsaantal 90
Wijnglazenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 90
Sakebekersaantal 12
Theepottenaantal 6
Serveerkommenaantal 20
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 12
Pollepelsaantal 8
Waterkaraffenaantal 12

Decoratie

Rode en witte lintenaantal 8
Papieren lantaarnsaantal 20
LED-kaarsenaantal 40
Bloemstukkenaantal 12
Bamboetakkenaantal 12
Origamihartjesaantal 100
Welkombord
Tafelnummersaantal 10
Tafellopersaantal 10
Stoelhoezenaantal 90
Rijstpapieren waaiersaantal 30
Ceremonieel dienbladaantal 3
Kalligrafierolaantal 2
Cadeauzakjesaantal 90

Apparatuur

Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Muziekspeler
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Warmhoudbakkenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 3
Rijstkokersaantal 3
Snijplankenaantal 6

Keuken

Koks messenaantal 6
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 8
Koekenpannenaantal 4
Kookpannenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 4
Vershoudfolieaantal 4
Voedselbakkenaantal 20
Opscheplepelsaantal 12
Taartmes
Taartstandaard

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 4
Schoonmaakhandschoenenaantal 8

Papierwaren

Gastenboek
Pennenaantal 12
Programmafoldersaantal 100
Naamkaartjesaantal 100
Tafelschikkingsoverzichtaantal 2

Boodschappen

Boodschappen

Tips

Stuur de uitnodigingen zodra datum, locatie en ceremonieprogramma vaststaan. Verwerk aanmeldingen tot uiterlijk 3 weken voor de ceremonie, zodat je de tafelschikking, cateringhoeveelheden en naamkaartjes op tijd kunt afronden.
Plan voor de ceremonie een apart controlepunt voor sakebekers, ceremoniële rollen en muziek. Leg deze benodigdheden minimaal 7 dagen vooraf klaar en laat één persoon controleren of alles compleet is.
Bereken de catering op basis van de definitieve gastenlijst en splits dieetwensen vóór je het menu vastlegt. Controleer het menu daarna nogmaals 3 dagen voor het evenement tegen de laatste aanmeldingen.
Maak de tafelschikking pas definitief nadat de aanmeldingen zijn verwerkt. Druk naamkaartjes, programmakaarten en het draaiboek uiterlijk 2 dagen vooraf af en leg ze per tafel klaar.
Tel linnen, servies en glaswerk niet alleen globaal, maar per soort: dinerborden, dessertborden, sakebekers, eetstokjes, waterglazen en serveerschalen. Doe houdbare boodschappen eerst en verse boodschappen zo laat mogelijk, bij voorkeur 1 dag vooraf.

Veelgestelde vragen

Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een Japanse huwelijksceremonie?: Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de ceremonie. Vraag gasten om zich uiterlijk 3 weken vooraf aan te melden, inclusief dieetwensen en eventuele vervoersbehoefte.
Hoeveel tijd heb je nodig om een Japanse huwelijksceremonie te organiseren?: Reken op minimaal 3 maanden voor een kleine ceremonie en ongeveer 6 maanden als je veel gasten, catering en ceremoniële rollen moet afstemmen. Reserveer de laatste 2 weken voor controles en drukwerk, niet voor grote beslissingen.
Wanneer controleer je de sakebekers en andere ceremoniële benodigdheden?: Controleer de sakebekers, ceremonietafel en overige benodigdheden 7 dagen vooraf. Doe op de dag zelf nog een korte eindcontrole, zodat ontbrekende spullen niet pas tijdens het programma opvallen.
Wanneer maak je de tafelschikking voor een Japanse huwelijksceremonie?: Maak een eerste indeling zodra de uitnodigingen zijn verstuurd en werk die bij na de aanmeldingen. Leg de definitieve tafelschikking, naamkaartjes en programmakaarten uiterlijk 2 dagen voor de ceremonie vast.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.