Jamsessie organiseren: checklist van voorbereiding tot afronding

Een jamsessie vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten uitnodigen. Je moet niveaus en dieetwensen verzamelen, apparatuur compleet krijgen en vooraf bepalen hoe de ruimte en setlijst werken. Plan voldoende tijd voor geluidsopbouw, kabels aansluiten en microfoons testen voordat de eerste deelnemers binnenkomen. Met deze checklist houd je de voorbereiding, catering, inloop en afronding overzichtelijk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Muzikanten uitnodigen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Muziekniveaus inventariseren
Setlijst voorbereiden
2 personen
Openingsnummer kiezen
2 personen
Apparatuur inventariseren
2 personen
Apparatuur reserveren
Catering bestellen
Vervoer voor apparatuur regelen
Indeling van de ruimte maken
2 personen
Draaiboek afdrukken
Naamlabels voorbereiden
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Ruimte schoon en leeg maken
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Muzikantenruimte inrichten
3 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Instrumenten aansluiten
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Inloop registreren
2 personen
Naamlabels uitdelen
Huisregels toelichten
Openingsnummer begeleiden
2 personen
Jamsessies begeleiden
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Koffie en thee verzorgen
Pauzetafels schoonmaken
Afval tussentijds legen
Laatste jamronde aankondigen
Laatste drankronde verzorgen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur terugbrengen
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 45
Tafelsaantal 6
Krukkenaantal 12
Muzikantentafelsaantal 3

Apparatuur

Drumstel
Keyboard
Gitaarversterkersaantal 2
Basversterker
PA-speakersaantal 2
Podiummonitorenaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 2
Instrumentkabelsaantal 12
Microfoonkabelsaantal 8
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 8
Muziekstandaardsaantal 8
Gitaarstandaardsaantal 6
Muzieklessenaarsaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 50
Koffiekopjesaantal 30
Bordenaantal 50
Besteksetsaantal 50

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Serveerbladenaantal 4
Tangenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 50
Tafelkledenaantal 6

Verlichting

Sfeerlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Inventariseer de apparatuur minstens 2 weken vooraf. Controleer niet alleen instrumenten en versterkers, maar ook microfoonstatieven, DI-boxen, kabels, stekkerdozen en kabelmatten.
Vraag bij de aanmelding naar muziekniveau en dieetwensen en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de jamsessie. Zo kun je de setlijst en catering nog aanpassen.
Maak de setlijst en kies het openingsnummer minimaal 3 dagen vooraf. Een vast eerste nummer voorkomt dat de sessie bij de start stilvalt terwijl muzikanten nog overleggen.
Reserveer voor opbouw en testen minstens 2 uur vóór de inloop. Bouw PA-speakers, monitoren en mengpaneel op, sluit instrumenten aan en test elke microfoon afzonderlijk.
Regel vervoer van apparatuur en richt een aparte muzikantenruimte in vóór de locatie opengaat. Zet daar muzikantentafels, stoelen of krukken en muziekstandaards klaar, zodat de speelruimte vrij blijft.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een jamsessie organiseren?: Begin 4 tot 6 weken vooraf met de locatie en uitnodigingen. Regel apparatuur, catering en vervoer uiterlijk 2 weken vooraf en sluit aanmeldingen ongeveer 7 dagen voor de sessie.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een jamsessie?: Plan minimaal 2 uur voor tafels en stoelen, geluidsapparatuur, instrumentaansluitingen en microfoontests. Reken 30 minuten extra als apparatuur wordt vervoerd of op een onbekende locatie wordt opgebouwd.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een jamsessie?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Zet water direct klaar en koel de dranken minstens 3 uur vóór de inloop.
Wanneer maak ik de setlijst voor een jamsessie?: Maak een eerste versie 1 week vooraf, nadat je de muziekniveaus hebt verzameld. Kies het openingsnummer uiterlijk 3 dagen vooraf en druk het draaiboek vóór de opbouw af.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.