Jamconcert organiseren: checklist van datum tot soundcheck

Een jamconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen muzikanten en nummers verzamelen. Je regelt tegelijk de bezoekers, het jamschema, de techniek en een werkbare opbouw op locatie. Begin met datum, reserveringen en uitnodigingen, zodat je tijd hebt om aanmeldingen, dieetwensen en muzikanten te verwerken. Plan daarna het geluid en de vrijwilligers; op de dag zelf moeten laadzone, speelvloer, microfoons en instrumentplaatsen klaarstaan voordat de geluidscheck begint.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Reserveringen maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Muzikanten aanmelden
Dieetwensen verzamelen
Openings- en jamschema maken
2 personen
Muzikanten en nummers bevestigen
Geluidsplan opstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
Bezoekersinformatie versturen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Apparatuur en materialen verzamelen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen

Event

Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone vrijmaken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Speelvloer markeren
2 personen
Geluidsapparatuur opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Licht ophangen en richten
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
3 personen
Instrumentenplaatsen klaarmaken
2 personen
Buffet en drankpunt inrichten
3 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Route- en huisregels ophangen
Muzikanten ontvangen
2 personen
Programma en jamregels toelichten
Bezoekers ontvangen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Openingsoptreden begeleiden
2 personen
Aanmeldingen voor jamsessies noteren
Hapjes serveren
2 personen
Jamsessies begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies en afval verzamelen
2 personen
Pauzeact aankondigen
Eindoptreden aankondigen
Afscheid en bedankje verzorgen
2 personen

Nazorg

Geluidsapparatuur uitschakelen
2 personen
Instrumenten veilig verzamelen
3 personen
Drankvoorraad afsluiten
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Apparatuur inpakken
3 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opslaan

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Krukkenaantal 8
Buffettafelsaantal 3
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerkommenaantal 10
Serveerlepelsaantal 8

Apparatuur

Actieve speakersaantal 2
Mengpaneel
Microfoonsaantal 4
Microfoonstatievenaantal 4
DI-boxenaantal 3
Instrumentkabelsaantal 10
Microfoonkabelsaantal 8
Koptelefoonaantal 2
Muzieklessenaarsaantal 6
Verlengkabelsaantal 8
Stekkerdozenaantal 6
Kabelmattenaantal 10
Gaffer tapeaantal 6
Stemapparaataantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 6
Lichtsnoerenaantal 4
Verlengkabels voor lichtaantal 4

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Tafelkledenaantal 8
Welkomstbord
Programmapostersaantal 6
Pijlbordjesaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Maatbekersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de geluidscheck vóór de deuren opengaan en reserveer daarvoor minimaal 60 minuten. Test niet alleen de microfoons, maar ook DI-boxen, instrumentkabels, actieve speakers en het mengpaneel.
Maak het openings- en jamschema uiterlijk één week vooraf definitief. Noteer per nummer de bezetting, benodigde microfoons en eventuele instrumentwissels, zodat muzikanten niet tijdens het optreden hoeven te zoeken.
Wijs per taak één vrijwilliger aan en geef die persoon een duidelijk tijdstip. Laat bijvoorbeeld iemand de laad- en loszone vrijhouden, iemand het buffet en drankpunt beheren en iemand de muzikanten op volgorde oproepen.
Leg kabels direct vast met kabelmatten en gaffer tape zodra de geluidsapparatuur staat. Houd looppaden vrij en controleer vóór opening elke verlengkabel, stekkerdoos en lichtaansluiting.
Zet dranken pas na de technische opbouw koud en richt het drankpunt daarna apart van de speelvloer in. Tel herbruikbare glazen, koffiekopjes, borden en bestek vóór de bezoekers binnenkomen; tekorten worden tijdens een jamconcert lastig opgelost.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt de opbouw van een jamconcert?: Reken voor een kleine tot middelgrote locatie op minimaal 3 uur opbouw. Daarin passen het plaatsen van tafels en stoelen, het opbouwen van geluid en licht, het aansluiten van microfoons en een geluidscheck van ongeveer 60 minuten.
Wanneer moet ik muzikanten en nummers voor een jamconcert bevestigen?: Bevestig de muzikanten, nummers en bezetting uiterlijk 7 dagen vóór het concert. Zo kun je het jamschema afronden, microfoons en DI-boxen plannen en ontbrekende informatie nog opvragen.
Hoeveel microfoons heb ik nodig voor een jamconcert?: Tel de microfoons per gelijktijdige zang- en instrumentpartij, niet alleen per muzikant. Maak minimaal 1 week vooraf een bezettingslijst; voeg daarna per optreden een reserve-microfoon en voldoende microfoonstatieven en kabels toe.
Wanneer verstuur ik de bezoekersinformatie voor een jamconcert?: Stuur de praktische bezoekersinformatie uiterlijk 3 dagen vóór het concert. Vermeld daarin de aanvang, route, eventuele dieet- of buffetinformatie en contactgegevens voor last-minute wijzigingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.