Organiser un concert jam sans rien oublier

Un concert jam demande une préparation différente d’un simple concert : les musiciens, les morceaux et les besoins techniques peuvent encore évoluer jusqu’au dernier moment. Cette checklist de 52 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au dernier test sonore. Prévoyez une zone clairement délimitée pour jouer, des emplacements pour les instruments et une équipe chargée de l’accueil, du buffet et de la régie. Le jour J, gardez au moins deux heures pour l’installation et les réglages.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Faire les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Enregistrer les musiciens
Recueillir les besoins alimentaires
Créer le programme d'ouverture et de jam
2 personnes
Confirmer les musiciens et les morceaux
Établir le plan sonore
2 personnes
Répartir les bénévoles
Envoyer les informations aux visiteurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel et les équipements
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter l’aire de jeu
2 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Suspendre et orienter les lumières
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Préparer les emplacements des instruments
2 personnes
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Afficher le trajet et le règlement intérieur
Accueillir les musiciens
2 personnes
Expliquer le programme et les règles du jam
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Encadrer la représentation d’ouverture
2 personnes
Noter les inscriptions aux jam sessions
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Animer les jam sessions
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle et les déchets
2 personnes
Annoncer le temps de pause
Annoncer le spectacle de clôture
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes

Suivi

Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Rassembler les instruments en toute sécurité
3 personnes
Mettre sous clé le stock de boissons
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Stocker les restes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 70
Tabouretsqté 8
Tables de buffetqté 3
Portants à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Saladiers de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles d'instrumentsqté 10
Câbles de microqté 8
Casque audioqté 2
Pupitres de musiqueqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 10
Ruban gafferqté 6
Balançoireqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallonges pour l’éclairageqté 4

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 6
Panneaux de directionqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 6
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les musiciens et les morceaux au plus tard 7 jours avant le concert. Vous pourrez ainsi établir un programme d’ouverture et de jam réaliste, plutôt que de découvrir les besoins sur place.
Préparez le plan sonore avant l’arrivée des participants : comptez les microphones, pieds, boîtiers DI, câbles et rallonges, puis faites un test complet avant l’ouverture des portes.
Réservez une zone de chargement libre pendant au moins 60 minutes autour de l’arrivée du matériel. Sans cet accès, l’installation de la table de mixage, des amplificateurs et des instruments prend rapidement du retard.
Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajustez selon la durée prévue. Mettez les boissons au frais avant l’arrivée du public et installez un point boissons séparé du buffet.
Envoyez les informations pratiques aux visiteurs 48 heures avant l’événement : horaires, adresse, déroulement de la jam et éventuelles consignes d’inscription. Cela réduit les questions à l’accueil et les arrivées au mauvais moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert jam ?: Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date. Gardez les 7 derniers jours pour confirmer les musiciens, les morceaux, les inscriptions, les besoins alimentaires et le programme.
Quand faire le soundcheck d’un concert jam ?: Planifiez le soundcheck au moins 60 minutes avant l’ouverture au public, après l’installation des microphones, câbles, boîtiers DI et retours. Prévoyez 15 à 20 minutes supplémentaires si plusieurs musiciens alternent pendant la jam.
Combien de boissons prévoir pour un concert jam ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 à 2 boissons par personne et par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % pour les imprévus.
Que faut-il vérifier le jour d’un concert jam ?: Vérifiez au minimum l’accès au chargement, les tables et chaises, la délimitation de l’aire de jeu, les emplacements des instruments, les branchements et le point boissons. Faites cette vérification environ 2 heures avant l’arrivée du public.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.