Checklist para organizar un concierto jam sin improvisar la logística
Un concierto jam necesita más que músicos y un escenario: hay que coordinar inscripciones, repertorio, horarios y una prueba de sonido con tiempo. Esta checklist reúne el trabajo desde la reserva del lugar hasta el montaje de mesas, buffet, bebidas, luces e instrumentos. También contempla lo que suele retrasarse, como confirmar canciones, preparar cables y despejar la zona de carga. Sigue el plan en orden y deja la parte técnica lista antes de que lleguen los primeros participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Hacer reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Registrar a los músicos
Recoger preferencias dietéticas
Preparar el horario de apertura y jam session
2 personas
Confirmar a los músicos y las canciones
Elaborar el plan de sonido
2 personas
Asignar voluntarios
Enviar información a los visitantes
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir el equipo y los materiales
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Marcar la pista de juego
2 personas
Montar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Colgar y orientar las luces
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Preparar el espacio para los instrumentos
2 personas
Montar el buffet y el punto de bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Colgar el itinerario y las normas de la casa
Recibir a los músicos
2 personas
Explicar el programa y las reglas de la jam
Recibir a los visitantes
3 personas
Servir café y té
2 personas
Coordinar la actuación de apertura
2 personas
Anotar inscripciones para sesiones de jam
Servir aperitivos
2 personas
Guiar las jam sessions
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger vajilla y residuos
2 personas
Anunciar el acto del descanso
Anunciar la actuación final
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Reunir los instrumentos de forma segura
3 personas
Cerrar el suministro de bebidas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Clasificar y sacar la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Empacar el equipo
3 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el excedente
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Taburetescant. 8
- Mesas de buffetcant. 3
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Cuencos de serviciocant. 10
- Cucharones de servircant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Cajas DIcant. 3
- Cables de instrumentoscant. 10
- Cables de micrófonocant. 8
- Auricularescant. 2
- Atriles de músicacant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 10
- Cinta gaffercant. 6
- Aparato de votacióncant. 2
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Guirnaldas de lucescant. 4
- Alargadores para lucescant. 4
Decoración
- Telones de escenariocant. 4
- Mantelescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Pósteres del programacant. 6
- Carteles de flechascant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Jarras medidorascant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Sets de escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el lugar y la fecha antes de abrir las inscripciones. Después, confirma por escrito a músicos y visitantes los horarios de apertura, la jam session y cualquier información práctica.
- Reserva un bloque específico para registrar a los músicos y confirmar sus canciones. Hazlo con varios días de margen para detectar instrumentos, micrófonos o conexiones que falten.
- Programa la prueba de sonido antes de abrir al público, no durante la llegada de los invitados. Comprueba altavoces, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, monitores y cables uno por uno.
- Deja libre la zona de carga y descarga antes de montar mesas y sillas. Así puedes introducir el equipo de sonido y los instrumentos sin mover el mobiliario dos veces.
- Enfría las bebidas y prepara el buffet antes de la apertura. Cuenta con vasos reutilizables, platos, cubiertos, cuencos y utensilios de servicio, y asigna voluntarios para reponerlos durante la sesión.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto jam?
- Empieza la planificación al menos 4 semanas antes. Reserva primero el lugar y la fecha; después gestiona inscripciones, preferencias dietéticas, músicos, canciones y voluntarios.
- ¿Cuándo se debe hacer la prueba de sonido en una jam session?
- Hazla entre 60 y 90 minutos antes de abrir al público. Reserva tiempo para conectar micrófonos, instrumentos, cajas DI, cables y altavoces, y para corregir problemas sin presión.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un concierto jam?
- Calcula 2 o 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade aproximadamente 1 por persona por cada hora siguiente. Enfríalas antes de abrir y prepara un punto de bebidas separado del buffet.
- ¿Qué hay que preparar el día del concierto jam?
- Llega al menos 3 horas antes para abrir el lugar, despejar la carga, montar mesas y sillas, instalar sonido y luces, preparar los instrumentos y montar el buffet. La prueba técnica debe terminar antes de la llegada del público.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!