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Jamkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jamkonzert braucht mehr als Musiker und eine Bühne. Du musst frühzeitig Ort und Datum sichern, Reservierungen und Anmeldungen bearbeiten und den Ablauf mit Eröffnung und Jam-Songs festlegen. Kurz vor dem Termin entscheidet sich, ob Tonanlage, Mikrofone, Licht und Instrumentenplätze wirklich funktionieren. Diese Checkliste führt dich von der ersten Bestätigung bis zum geöffneten Buffet und einem sauberen Soundcheck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Musiker anmelden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Eröffnungs- und Jam-Plan erstellen

    2 Personen

  • Musiker und Songs bestätigen

  • Beschallungskonzept erstellen

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

  • Besucherinformationen versenden

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Ausrüstung und Materialien sammeln

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone freimachen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Spielfläche markieren

    2 Personen

  • Tonanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Licht aufhängen und ausrichten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    3 Personen

  • Instrumentenplätze vorbereiten

    2 Personen

  • Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Registrierungstisch aufbauen

    2 Personen

  • Route und Hausregeln aushängen

  • Musiker empfangen

    2 Personen

  • Programm und Jam-Regeln erläutern

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsauftritt begleiten

    2 Personen

  • Anmeldungen für Jamsessions notieren

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Jamsessions begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr und Abfall einsammeln

    2 Personen

  • Pauseakt ankündigen

  • Abschlussauftritt ankündigen

  • Verabschiedung und Dankeswort organisieren

    2 Personen

Nachbereitung

  • Tonanlage ausschalten

    2 Personen

  • Instrumente sicher zusammenstellen

    3 Personen

  • Getränkevorrat abschließen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sortieren und entsorgen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Location reinigen

    3 Personen

  • Geräte einpacken

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände lagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 8
  • StühleAnz. 70
  • HockerAnz. 8
  • BuffetischeAnz. 3
  • KleiderständerAnz. 2

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 70
  • TellerAnz. 80
  • BestecksetsAnz. 80
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 8

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 4
  • MikrofonständerAnz. 4
  • DI-BoxenAnz. 3
  • InstrumentenkabelAnz. 10
  • MikrofonkabelAnz. 8
  • KopfhörerAnz. 2
  • NotenpulteAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 10
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • AbstimmgerätAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 6
  • LichterkettenAnz. 4
  • Verlängerungskabel für LichtAnz. 4

Dekoration

  • BühnentücherAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • WegweiserAnz. 8

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • MessbecherAnz. 2

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • BesensetsAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige Ort und Datum möglichst mehrere Wochen vorher und verschicke die Einladungen erst danach. So vermeidest du Rückfragen zu Zeiten, Anfahrt und verfügbaren Plätzen.
  • Schließe die Musiker- und Songplanung spätestens 7 Tage vor dem Konzert ab. Berücksichtige dabei Ernährungswünsche und teile den Eröffnungs- sowie Jam-Ablauf allen Beteiligten mit.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 bis 3 Stunden vor Einlass ein. Ladezone, Spielfläche, Instrumentenplätze und Kabelwege sollten fertig sein, bevor der Soundcheck beginnt.
  • Führe den Soundcheck mit jedem Mikrofon, jeder DI-Box und jedem Instrumentenkanal durch. Lege Verlängerungskabel und Kabelmatten nicht erst während des Einlasses aus, sondern sichere alle Wege vorher mit Gaffer Tape.
  • Stelle Getränke und Buffet erst nach dem technischen Aufbau bereit, damit nichts im Weg steht. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt gestellt werden; Gläser, Teller und Servierbesteck gehören an eine klar erkennbare Station.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jamkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Datum und Reservierungen. Die Musiker- und Songliste sollte spätestens 7 Tage vor dem Konzert feststehen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Jamkonzert?
Rechne mit mindestens 2 bis 3 Stunden für Möbel, Spielfläche, Tonanlage, Mikrofone und Licht. Für einen vollständigen Soundcheck solltest du zusätzlich etwa 45 bis 60 Minuten einplanen.
Wann sollte der Soundcheck beim Jamkonzert stattfinden?
Der Soundcheck gehört vor den Einlass und sollte etwa 60 Minuten vor Beginn abgeschlossen sein. Plane bei mehreren Musikern genug Zeit ein, damit jeder Instrumentenplatz und jeder Kanal geprüft wird.
Was muss man für ein Jamkonzert an Getränken und Geschirr vorbereiten?
Stelle wiederverwendbare Trinkgläser, Kaffeetassen, Teller, Besteck und Servierschalen an einer festen Station bereit. Getränke sollten mindestens 2 Stunden vor Beginn kalt stehen, damit der Einlass nicht durch Nacharbeiten verzögert wird.

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