Jaarmarkt organiseren: checklist en planning

Een jaarmarkt vraagt meer voorbereiding dan alleen kramen en deelnemers verzamelen. Je regelt vergunningen, stroompunten, afvalinzameling, een duidelijke marktindeling en informatie voor kraamhouders en bezoekers. Plan ook de praktische details voor de dag zelf: kassa’s, wisselgeld, koeling, bewegwijzering, vrijwilligers en parkeren. Met deze checklist werk je van datum en locatie naar opbouw, uitvoering en afronding, zodat zaken die vaak te laat worden geregeld op tijd klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Vergunningen controleren
Marktindeling uitwerken
2 personen
Kraamhouders benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Kramen reserveren
Stroompunten reserveren
Afvalinzameling reserveren
Kraamindeling bevestigen
Deelnemersinformatie versturen
Plattegrond afdrukken
Vrijwilligers indelen
2 personen
Route en parkeren communiceren
Prijslijsten maken
2 personen
Pijlen en borden ontwerpen
Voorraadlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Koelwaren ophalen
2 personen
Kassa's voorbereiden
2 personen
Wisselgeld klaarleggen
Materialen sorteren
3 personen
Tafelnummers maken
Borden en bewegwijzering maken
2 personen

Event

Locatie vrijmaken
4 personen
Kramen ontvangen
3 personen
Tenten opbouwen
6 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen neerzetten
3 personen
Stroom en kabels aansluiten
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Kraamplaatsen markeren
2 personen
Kraamhouders verwelkomen
2 personen
Kraamhouders naar plaatsen wijzen
3 personen
Verkoopkramen inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
3 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Betaalpunten installeren
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Opening aankondigen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Informatiepunt bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Kraamhouders ondersteunen
2 personen
Contant geld afromen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten bijvullen
Tafels schoonhouden
2 personen
Verlichting controleren
Avondprogramma aankondigen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Kassa's afsluiten
2 personen
Kraamhouders laten uitladen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
6 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Retourmaterialen klaarzetten
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Kassaopbrengst afstorten
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Deelnemers bedanken
Eindafrekening verwerken

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Partytentenaantal 6
Biertafelsaantal 12
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Kleedruimte
Afzethekkenaantal 12
Parasolsaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Schotelsaantal 100
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Opscheplepelsaantal 12
Schaaltjesaantal 30
Thermoskannenaantal 8
Drankkannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koelkastenaantal 2
Betaalterminalsaantal 3
Kassa'saantal 3
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Werklampenaantal 4
Handmegafoon

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
Batterijlantaarnsaantal 10

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 200
Ballonnenpompaantal 2
Tafelkledenaantal 20
Tafelnummersaantal 25
Prijshoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Informatiebordenaantal 6
Krijtbordenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Keukenmessenaantal 6
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 3
Koelplatenaantal 8
Isolatiedispensersaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 4
Afwasteilenaantal 4

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Vloertrekkersaantal 2
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 20
Dweilenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12
Asbakkenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 6
Desinfectiepompjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Organisatie

Kleingeldbakjesaantal 6
Geldkistjesaantal 3
Portemonneebuidelsaantal 6
Clipboardsaantal 8
Pennenaantal 30
Stiftenaantal 20
Notitieblokkenaantal 10
Prikbordenaantal 4
Polsbandjesaantal 300
Naamstickersaantal 150
Contantgeldkoffersaantal 2
Portofoonsaantal 8
Sleutelsetsaantal 4
Tafelklemmenaantal 30
Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Tie-wrapsaantal 4
Meetlintenaantal 3
Rolmaataantal 2
Paraplu'saantal 4
Regentonnenaantal 2

Gereedschap

Hameraantal 3
Schroevendraaiersetsaantal 2
Tangenaantal 4
Steeksleutelsaantal 2
Tentpennenaantal 60
Scheerlijnenaantal 24
Werkhandschoenenaantal 12
Trapladdersaantal 2

Tips

Bevestig datum, locatie en vergunningen uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf. Controleer daarna meteen hoeveel marktkramen, partytenten, stroompunten en afzethekken op de locatie passen.
Maak de kraamindeling niet pas op de opbouwdag. Leg per deelnemer een plek vast, nummer de tafels en stuur plattegrond, route, parkeerinformatie en opbouwtijden minimaal 2 weken vooraf.
Reserveer stroom, afvalinzameling en eventuele koeling tegelijk met de kramen. Tel per stroompunt de benodigde verlenghaspels en stekkerdozen op en houd werklampen of batterijlantaarns achter de hand.
Plan vrijwilligers in blokken van 2 tot 3 uur met een aanspreekpunt per taak. Zorg naast ontvangst en toezicht ook voor mensen bij kassa’s, bewegwijzering, afval en het opruimen van materialen.
Leg kassa’s, betaalterminals en wisselgeld de avond ervoor klaar en controleer ze opnieuw vóór opening. Zet herbruikbare bekers, borden, bestek, thermoskannen en drankkannen per kraam of uitgiftepunt gesorteerd klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een jaarmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, vergunningen en kraamhouders. De definitieve kraamindeling, deelnemersinformatie en vrijwilligersplanning regel je uiterlijk 2 weken voor de markt.
Hoeveel marktkramen heb ik nodig voor een jaarmarkt?: Dat hangt af van het aantal kraamhouders en de ruimte per kraam. Maak eerst een plattegrond met looproutes, afzethekken en eventuele partytenten; bevestig daarna het exacte aantal kramen minimaal 4 weken vooraf.
Wanneer moet ik stroom en afval voor een jaarmarkt reserveren?: Reserveer stroompunten en afvalinzameling zodra de locatie en marktindeling voorlopig vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Controleer 1 week voor de markt nog de aansluitpunten, verlenghaspels en ophaaltijden.
Wat moet ik op de dag voor een jaarmarkt klaarzetten?: Sorteer de materialen, maak tafelnummers en borden, controleer de voorraad en leg kassa’s, betaalterminals en wisselgeld klaar. Zet gekoelde producten pas zo laat mogelijk koud en controleer de plattegrond, vrijwilligersindeling en bewegwijzering nog één keer.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.