Checklist pour organiser un marché annuel sans rien oublier

Un marché annuel demande de coordonner les exposants, les autorisations, l’installation et l’accueil du public dans le bon ordre. Cette checklist regroupe 74 tâches et 86 éléments à prévoir, des premiers repérages jusqu’au rangement. Commence par confirmer la date et le lieu, puis verrouille rapidement les besoins techniques et les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à vérifier les stocks, préparer la monnaie, imprimer les plans et transmettre les informations pratiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier les autorisations
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Contacter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver les stands
Réserver des prises électriques
Réserver l’enlèvement des déchets
Confirmer la répartition des stands
Envoyer les informations aux participants
Imprimer le plan
Répartir les bénévoles
2 personnes
Communiquer l’itinéraire et le stationnement
Créer les listes de prix
2 personnes
Créer les flèches et les panneaux
Vérifier la liste des stocks
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Préparer la monnaie
Trier les matériaux
3 personnes
Créer des numéros de table
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes

Événement

Dégager le lieu
4 personnes
Réception des stands
3 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Marquer les emplacements des stands
2 personnes
Accueillir les tenanciers de stands
2 personnes
Indiquer leur emplacement aux exposants
3 personnes
Aménager les stands de vente
4 personnes
Préparer le café et le thé
3 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les points de paiement
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Annoncer l'ouverture
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Prélever la caisse
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Garder les tables propres
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Annoncer le programme du soir
Annoncer le dernier tour
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Fermer les caisses
2 personnes
Faire décharger les exposants
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Préparer le matériel de retour
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Déposer les recettes de la caisse
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les participants
Traiter le décompte final

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 6
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Loge
Barrières de sécuritéqté 12
Parasolsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 100
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Louchesqté 12
Petits bolsqté 30
Thermosqté 8
Pichets à boissonqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 3
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Lampes de chantierqté 4
Mégaphone à main

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à pilesqté 10

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 20
Numéros de tableqté 25
Porte-prixqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de cuisineqté 6
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 3
Plaques de refroidissementqté 8
Distributeurs isothermesqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 4
Bacs à vaisselleqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Serpillièresqté 6
Poubellesqté 12
Cendriersqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes de désinfectionqté 8

Catering

Courses

Organisation

Bacs à monnaieqté 6
Caisses à monnaieqté 3
Pochettes porte-monnaieqté 6
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 30
Marqueursqté 20
Blocs-notesqté 10
Panneaux d’affichageqté 4
Braceletsqté 300
Étiquettes nominativesqté 150
Valises pour argent liquideqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Jeux de clésqté 4
Pinces de tableqté 30
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 4
Mètres rubansqté 3
Mètre rubanqté 2
Parapluiesqté 4
Tonneaux de pluieqté 2

Outils

Marteauqté 3
Jeux de tournevisqté 2
Pincesqté 4
Clés à moletteqté 2
Piquets de tenteqté 60
Haubansqté 24
Gants de travailqté 12
Escabeauxqté 2

Conseils

Bloque la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Vérifie dès cette étape les autorisations nécessaires, les accès électriques, le stationnement et l’enlèvement des déchets.
Donne aux exposants une date limite d’inscription, idéalement 4 semaines avant l’événement. Demande en même temps leurs besoins alimentaires, électriques et l’espace nécessaire pour leur stand.
Prépare le plan des stands 10 à 14 jours avant l’ouverture, puis envoie-le avec l’itinéraire, les consignes de stationnement et les horaires d’arrivée. Imprime aussi plusieurs exemplaires pour l’équipe sur place.
Prévois une personne responsable des caisses et de la monnaie le jour J. Prépare les caisses la veille et teste les terminaux de paiement, les rallonges, les multiprises et les machines à café avant l’arrivée du public.
Fais une vérification finale 24 heures avant l’installation : stocks, produits frais, gobelets, vaisselle, panneaux, numéros de table, éclairage et matériel de sécurité. Répartis les bénévoles par zone et donne à chacun une mission précise.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché annuel ?: Commence 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, le lieu, les exposants et le matériel sont les éléments qui demandent le plus de délai.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché annuel ?: Contacte-les environ 8 semaines avant l’événement et fixe une clôture des inscriptions 4 semaines avant. Tu auras ainsi le temps de répartir les stands et de confirmer leurs besoins.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché annuel ?: Vérifie les stocks, les produits frais, la monnaie, les caisses, les terminaux de paiement, les rallonges et la signalétique 24 heures avant. Contrôle aussi que les stands, tables, tentes et barrières sont bien disponibles.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché annuel ?: Prévois au moins 3 à 4 heures pour installer les stands, tables, tentes, prises, panneaux et zones d’accueil. Ajoute 30 minutes de marge pour les livraisons, les ajustements du plan et les imprévus.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.