Checklist voor een vliegerfestival organiseren

Een vliegerfestival vraagt meer voorbereiding dan alleen vliegers en een open veld. Je regelt een geschikt terrein, vergunningen, toiletten, stroom en duidelijke zones voor deelnemers, workshops en wedstrijden. Begin enkele maanden vooraf met de locatie en veiligheidscontrole; de laatste week draait vooral om bevestigingen, boodschappen en het weer. Deze checklist helpt je de 73 taken in een logische volgorde af te werken, zodat materiaal en vrijwilligers op tijd op het terrein zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Festivaldatum vastleggen
Vliegerterrein reserveren
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Toiletten reserveren
Stroomvoorziening reserveren
Vliegerworkshop vastleggen
Wedstrijdregels opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
Leveranciers bevestigen
Weersverwachting volgen
Vliegers en materialen controleren
2 personen
Wedstrijdinschrijving voorbereiden
2 personen
Terreinindeling uitwerken
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Boodschappen gekoeld opslaan
2 personen
Vliegers transporteren
2 personen
Materiaal naar terrein brengen
4 personen
Terrein op veiligheid controleren
3 personen
Vliegerzones uitzetten
4 personen
Publieksroute afzetten
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Wedstrijdtafel inrichten
2 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Vliegerworkshop voorbereiden
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Borden en routepijlen plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Registratietafel klaarzetten
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
4 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Wedstrijddeelnemers registreren
2 personen
Vliegerregels toelichten
2 personen
Vrij vliegeren begeleiden
4 personen
Vliegerworkshop begeleiden
3 personen
Kinderen bij workshop helpen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Vliegerwedstrijd starten
3 personen
Vliegerwedstrijd jureren
3 personen
Wedstrijdresultaten noteren
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Avondverlichting inschakelen
2 personen
Avondprogramma begeleiden
3 personen
Laatste vliegers binnenhalen
4 personen
Bezoekers uitgeleiden
3 personen

Nazorg

Vliegerterrein vrijmaken
4 personen
Catering opruimen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Vliegers en gereedschap inpakken
3 personen
Verlichting afbouwen
3 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 60
Biertafelsaantal 6
Tafelkleedjesaantal 12
Koelboxenaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 100
Besteksetsaantal 100
Koffiekopjesaantal 60
Serveerbladenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Festivalvlaggenaantal 20
Tafeldecoratieaantal 12
Wedstrijdlintenaantal 20
Prijzenaantal 6

Sportmateriaal

Vliegers voor verhuuraantal 20
Vliegerlijnenaantal 30
Workshopvliegersaantal 40
Vliegertassenaantal 20
Reserveonderdelenaantal 20
Meetlintenaantal 4
Windmetersaantal 2
Grondankersaantal 30
Afzetpionnenaantal 30

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledlampenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Veiligheidshesjesaantal 12
Afzetlintaantal 6
Brandblussersaantal 2
Zonnebranddispensersaantal 2

Organisatie

Inschrijftafelmateriaal
Klembordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamstickersaantal 100
Routebordenaantal 12
Programmabordenaantal 4
Polsbandjesaantal 150

Keuken

Waterkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Tangenaantal 6
Isolerende handschoenenaantal 2

Gereedschap

Gereedschapskistenaantal 3
Rubberen hamersaantal 4
Schragenaantal 6
Touwrollenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 10
Bezemsetsaantal 4
Stoffer en blikaantal 4
Dweilenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het terrein en de veiligheidsindeling uiterlijk 8 tot 12 weken vooraf vast. Houd aparte zones aan voor vrij vliegeren, verhuur, workshops en wedstrijden en zet deze op de dag zelf af met pionnen en grondankers.
Reserveer toiletten, stroomvoorziening en partytenten vroeg; controleer uiterlijk 2 weken vooraf of alle leveranciers de datum, levertijd en aansluitpunten nog hebben staan. Test verlengkabels en stekkerdozen voordat ze het terrein op gaan.
Maak voor workshops en verhuur een aparte materiaalcontrole. Tel vliegers, vliegertassen, lijnen en reserveonderdelen minstens 1 week vooraf en neem reparatiemateriaal mee voor schade of ontbrekende onderdelen.
Sluit de deelnemersadministratie enkele dagen voor het festival af. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en wedstrijdinschrijvingen in één overzicht en plan per onderdeel genoeg vrijwilligers voor ontvangst, workshopbegeleiding en toezicht.
Volg de weersverwachting vanaf 5 dagen vooraf en neem de definitieve beslissing uiterlijk de avond ervoor. Controleer op de ochtend zelf windmeters, vliegerzones, afzettingen en de bevestiging van partytenten voordat bezoekers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een vliegerfestival organiseren?: Leg de datum, het terrein, vergunningen en verzekering bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Reserveer toiletten, stroom, tenten en workshopbegeleiding zodra de locatie bevestigd is.
Welke voorzieningen heb ik nodig op een vliegerfestival?: Reken minimaal op toiletten, drinkwater, stroom, afvalpunten, schaduw of beschutting en een duidelijke terreinindeling. Plan daarnaast klaptafels, stoelen, koelboxen en herbruikbare bekers voor ontvangst en catering.
Hoeveel vliegers en reserveonderdelen moet ik meenemen?: Tel alle verhuur- en workshopvliegers uiterlijk 1 week vooraf. Houd reservevliegers, extra vliegerlijnen en onderdelen apart en neem per type meerdere vervangende onderdelen mee, omdat reparaties tijdens het festival snel moeten kunnen gebeuren.
Wanneer controleer ik het weer voor een vliegerfestival?: Volg de verwachting vanaf 5 dagen vooraf en bespreek de beslissing over doorgaan uiterlijk de avond voor het festival. Controleer op de ochtend zelf wind en terreinveiligheid voordat je de vliegerzones opent.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.