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Jahrmarkt organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Jahrmarkt braucht mehr als Stände und Besucher: Genehmigungen, Strom, Abfall, Kassen und Wegeführung müssen rechtzeitig zusammenpassen. Kläre zuerst Datum, Ort und Marktaufteilung, bevor du Standbetreiber und Helfer einteilst. In den letzten Tagen zählen ein gedruckter Lageplan, vorbereitete Wechselgeldkassen und eine geprüfte Bestandsliste. Diese Checkliste führt dich durch die 74 Aufgaben und 86 benötigten Gegenstände – von der ersten Abstimmung bis zum Abbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Genehmigungen prüfen

  • Marktaufteilung ausarbeiten

    2 Personen

  • Standbetreiber kontaktieren

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen erfassen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Stände reservieren

  • Stromanschlüsse reservieren

  • Abfallentsorgung reservieren

  • Standaufteilung bestätigen

  • Teilnehmerinformationen versenden

  • Lageplan drucken

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Anfahrt und Parken kommunizieren

  • Preisliste erstellen

    2 Personen

  • Pfeile und Schilder entwerfen

  • Bestandsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Kühlwaren abholen

    2 Personen

  • Kassen vorbereiten

    2 Personen

  • Wechselgeld bereitlegen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Tischnummern erstellen

  • Schilder und Wegweiser erstellen

    2 Personen

Event

  • Veranstaltungsort räumen

    4 Personen

  • Stände empfangen

    3 Personen

  • Zelte aufbauen

    6 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Strom und Kabel anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Standplätze markieren

    2 Personen

  • Standbetreiber begrüßen

    2 Personen

  • Standbetreiber zu ihren Plätzen weisen

    3 Personen

  • Verkaufsstände einrichten

    4 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    3 Personen

  • Snacks vorbereiten

    4 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Zahlungspunkte installieren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Bargeld abschöpfen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Tische sauber halten

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Abendprogramm ankündigen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Kassen abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber ausladen lassen

    3 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Zelte abbauen

    6 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    4 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Rückgabematerialien bereitlegen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Kassenbestand einzahlen

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Teilnehmer verabschieden

  • Endabrechnung bearbeiten

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 20
  • PartyzelteAnz. 6
  • BiertischeAnz. 12
  • KlappischeAnz. 8
  • KlappstühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • Umkleideraum
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • SonnenschirmeAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 250
  • KaffeetassenAnz. 100
  • ServierplattenAnz. 100
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierlöffelAnz. 12
  • SchälchenAnz. 30
  • ThermoskannenAnz. 8
  • GetränkekannenAnz. 8

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KartenterminalsAnz. 3
  • KassenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • ArbeitslampenAnz. 4
  • Handmegafon

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • BatterielaternenAnz. 10

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 12
  • BallonsAnz. 200
  • BallonpumpeAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 20
  • TischnummernAnz. 25
  • PreishalterAnz. 30
  • WegweiserAnz. 20
  • InfotafelnAnz. 6
  • KreidetafelnAnz. 8

Küche

  • SchneidebretterAnz. 6
  • KüchenmesserAnz. 6
  • ServierzangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 3
  • KühlplattenAnz. 8
  • IsolationsspenderAnz. 4
  • WarmhaltebehälterAnz. 4
  • SpülwannenAnz. 4

Reinigung

  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 6
  • PutzlappenAnz. 20
  • WischmopsAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 12
  • AschenbecherAnz. 6
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 8

Catering

  • Einkäufe

Organisation

  • KleingeldschalenAnz. 6
  • GeldkassettenAnz. 3
  • GeldbörsenAnz. 6
  • KlemmbretterAnz. 8
  • StifteAnz. 30
  • StifteAnz. 20
  • NotizblöckeAnz. 10
  • PinnwändeAnz. 4
  • ArmbänderAnz. 300
  • NamensaufkleberAnz. 150
  • BargeldkassenAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 8
  • SchlüsselsetsAnz. 4
  • TischklemmenAnz. 30
  • KabelbinderAnz. 200
  • GewebeklebebandAnz. 8
  • KabelbinderAnz. 4
  • MessbänderAnz. 3
  • MaßbandAnz. 2
  • RegenschirmeAnz. 4
  • RegenfässerAnz. 2

Werkzeug

  • HammerAnz. 3
  • SchraubendrehersetsAnz. 2
  • ZangenAnz. 4
  • GabelschlüsselAnz. 2
  • ZeltpflöckeAnz. 60
  • AbspannleinenAnz. 24
  • ArbeitshandschuheAnz. 12
  • TrittleiternAnz. 2

Tipps

  • Bestätige Datum und Ort zuerst und prüfe die nötigen Genehmigungen. Reservierungen für Marktstände, Stromanschlüsse und Abfallentsorgung solltest du anschließend mit festen Zusagen dokumentieren.
  • Lege die Marktaufteilung früh fest und bestätige jedem Stand seinen Platz. Drucke den Lageplan nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens 2 bis 3 Tage vorher und halte zusätzlich eine digitale Version bereit.
  • Sende Teilnehmerinformationen spätestens eine Woche vor dem Jahrmarkt. Dazu gehören Anfahrt, Parken, Standnummer, Aufbauzeit, Stromanschluss und Hinweise zu erfassten Ernährungswünschen.
  • Bereite Kassen, Kartenterminals und Wechselgeld getrennt nach Verkaufsstelle vor. Zähle das Wechselgeld am Vorabend und notiere für jede Kasse den Startbetrag, damit Abweichungen später nachvollziehbar bleiben.
  • Sortiere Materialien, Schilder, Wegweiser, Tischnummern und Verlängerungskabel nach Einsatzort. Prüfe außerdem Kühlboxen, Kühlschränke, Kaffeemaschinen und Beleuchtung vor dem Aufbau auf Funktion und ausreichende Anschlüsse.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Jahrmarkt organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Genehmigungen und der Marktaufteilung. Standbetreiber, Strom und Abfallentsorgung sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angefragt sein.
Was braucht man für einen Jahrmarkt an Ausstattung?
Plane je nach Marktaufteilung Marktstände, Partyzelte, Biertische, Klapptische und Sitzgelegenheiten ein. Für den Betrieb kommen unter anderem Kassen, Kartenterminals, Verlängerungskabel, Kühlung, Kaffeemaschinen und Beleuchtung hinzu.
Wann sollte man die Teilnehmerinformationen verschicken?
Verschicke die vollständigen Informationen mindestens 7 Tage vor dem Jahrmarkt. Bei vielen Ständen oder komplizierter Anfahrt sind 10 bis 14 Tage besser, damit Rückfragen und Änderungen noch möglich sind.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Jahrmarkt?
Lege pro Kasse einen Startbestand fest und teile ihn überwiegend in kleine Scheine und Münzen auf. Zähle jede Kasse am Vorabend und dokumentiere den Betrag; eine konkrete Summe hängt von Preisen, erwarteten Verkäufen und der Anzahl der Kassen ab.

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