Wat heb je nodig voor een jaarcongres?

Voor een jaarcongres heb je meer nodig dan koffie en een beamer. Je regelt ontvangstmaterialen, techniek voor sprekers, servies voor pauzes en voldoende meubilair voor plenaire en kleinere zalen. Reken per deelnemer vooraf hoeveel water, koffie, glazen en lunchservies nodig zijn. Controleer techniek en presentaties uiterlijk één werkdag vooraf, zodat ontbrekende adapters of kabels nog geregeld kunnen worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Congresstoelenaantal 120
Tafelsaantal 18
Podiumdelenaantal 4
Spreektafel
Receptietafelsaantal 4
Buffettafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 3

Apparatuur

Beameraantal 2
Projectieschermaantal 2
Laptopsaantal 3
Draadloze microfoonsaantal 4
Microfoonstandaardsaantal 2
Luidsprekersaantal 4
Mengpaneel
HDMI-kabelsaantal 6
USB-C-adaptersaantal 6
Stekkerdozenaantal 10
Verlengkabelsaantal 10
Presentatieklikkeraantal 2
Wifiroutersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 130
Waterglazenaantal 130
Wijnglazenaantal 130
Bordenaantal 130
Vorkenaantal 130
Messenaantal 130
Lepelsaantal 130

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 6
Serveerbladenaantal 8
Soeplepelsaantal 4
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 18
Podiumachterdoek
Logo- en sponsorbannersaantal 6
Naamkaartjesaantal 130
Badgehoudersaantal 130
Programmaboekjesaantal 130
Notitieblokkenaantal 130
Balpennenaantal 150
Pijlbordenaantal 12
Kleedjes voor ontvangstbalieaantal 2

Verlichting

LED-spotsaantal 8
Sfeerlampenaantal 10

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Afvalbakkenaantal 10
Handzeepdispensersaantal 6
Handdoekdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen
- Koffiebonen - 4 kilo
- Theezakjes - 300 stuks
- Zwarte thee - 100 zakjes
- Groene thee - 60 zakjes
- Kruidenthee - 60 zakjes
- Rooibosthee - 40 zakjes
- Suiker - 3 kilo
- Zoetjes - 300 stuks
- Halfvolle melk - 20 liter
- Havermelk - 8 liter
- Citroenen - 4 kilo
- Water plat - 120 flessen
- Water bruisend - 120 flessen
- Cola - 24 flessen
- Cola Zero - 24 flessen
- Sinas - 18 flessen
- Ice tea - 18 flessen
- Appelsap - 12 pakken
- Jus d'orange - 12 pakken
- Tonic - 12 flessen
- Bitter lemon - 12 flessen
- Bier - 8 kratten
- Alcoholvrij bier - 3 kratten
- Rode wijn - 18 flessen
- Witte wijn - 18 flessen
- Rosé - 8 flessen
- Bubbels - 8 flessen
- IJsblokjes - 20 kilo
- Croissants - 150 stuks
- Mini-muffins - 150 stuks
- Volkorenbrood - 12 broden
- Wit brood - 10 broden
- Meergranenbrood - 10 broden
- Mini-broodjes - 250 stuks
- Roomboter - 3 kilo
- Roomkaas - 3 kilo
- Jonge kaas - 5 kilo
- Belegen kaas - 4 kilo
- Ham - 4 kilo
- Gerookte kipfilet - 3 kilo
- Hummus - 4 kilo
- Pindakaas - 2 potten
- Aardbeienjam - 2 potten
- Komkommer - 6 kilo
- Tomaten - 8 kilo
- Rucola - 2 kilo
- Gemengde sla - 5 kilo
- Paprika - 4 kilo
- Rode ui - 2 kilo
- Wortels - 4 kilo
- Druiven - 8 kilo
- Appels - 120 stuks
- Bananen - 100 stuks
- Mandarijnen - 100 stuks
- Meloenen - 8 stuks
- Gemengde noten - 3 kilo
- Rozijnen - 2 kilo
- Paprikachips - 12 zakken
- Naturelchips - 12 zakken
- Zoutjes - 8 zakken
- Olijven - 4 kilo
- Augurken - 3 potten
- Mayonaise - 3 flessen
- Ketchup - 3 flessen
- Mosterd - 3 potten
- Pesto - 2 potten
- Balsamicoazijn - 2 flessen
- Olijfolie - 2 liter
- Pasta - 10 kilo
- Pestosaus - 5 potten
- Tomatensaus - 8 potten
- Parmezaanse kaas - 2 kilo
- Vegetarische balletjes - 6 kilo
- Kipfilet - 8 kilo
- Rijst - 8 kilo
- Groentebouillon - 2 dozen
- Champignons - 5 kilo
- Courgettes - 5 kilo
- Broccoli - 5 kilo
- Kruidenmix - 6 potjes
- Zwarte peper - 2 potjes
- Zout - 2 kilo
- Mayonaise zonder ei - 2 flessen
- Glutenvrije broodjes - 20 stuks
- Vegan beleg - 2 kilo
- Vegan desserts - 20 stuks
- Desserts - 120 stuks
- Koekjes - 8 kilo
- Koffiemelkcups - 400 stuks
- Roerstaafjes - 400 stuks
- Papieren servetten - 500 stuks
- Papieren handdoeken - 12 rollen
- Keukenpapier - 12 rollen
- Toiletpapier - 48 rollen
- Afvalzakken - 100 stuks
- Afwasmiddel - 5 liter
- Allesreiniger - 5 liter
- Glasreiniger - 2 liter
- Desinfecterende spray - 3 flessen
- Sponzen - 20 stuks
- Microvezeldoeken - 30 stuks
- Rubberen handschoenen - 12 paar
- Luchtverfrisser - 6 spuitbussen

Tips

Plan per deelnemer minimaal één waterglas en één koffiekopje; bij een congres met meerdere koffiepauzes heb je extra servies nodig of een afwasronde tussendoor.
Leg voor elke presentatie een laptop, HDMI-kabel, USB-C-adapter en presentatieklikker klaar. Test de combinatie uiterlijk één werkdag vooraf met de beamer en het projectiescherm.
Zet per zaal minstens één microfoonstandaard klaar en test draadloze microfoons vóór binnenkomst van de deelnemers. Houd batterijen en verlengkabels bij de techniekbalie.
Bereid de ontvangstbalie de avond ervoor voor met naambadges, deelnemersinformatie en routeborden. Reserveer minstens 10 procent extra badges voor late aanmeldingen of typefouten.
Tel tafels en stoelen per zaal op basis van de definitieve aanmeldingen en zaalindeling. Zet podiumdelen, spreektafel, receptietafels en buffettafels vóór de opbouw klaar, zodat de catering en techniek elkaar niet blokkeren.

Veelgestelde vragen

Hoeveel koffie en water heb ik nodig voor een jaarcongres?: Reken voor de eerste ontvangst en ochtendpauze op 2 tot 3 koppen koffie per persoon. Voor water kun je 0,5 tot 1 liter per persoon voor het congres aanhouden, naast waterglazen bij de zalen.
Hoeveel extra naambadges moet ik printen voor een congres?: Print ongeveer 10 procent extra boven het aantal definitieve aanmeldingen. Bij 100 deelnemers zijn dat dus circa 110 badges; maak de extra badges uiterlijk één werkdag vooraf.
Welke techniek moet ik meenemen naar een jaarcongres?: Neem per presentatieruimte een beamer, projectiescherm, laptop, presentatieklikker, HDMI-kabel, USB-C-adapter en stekkerdoos mee. Test alle aansluitingen minimaal 1 werkdag vooraf en leg per zaal ten minste één reservekabel klaar.
Hoeveel servies heb ik nodig voor een congreslunch?: Voor een lunch heb je per deelnemer minimaal één bord, vork, mes en glas nodig; voor soep of dessert komt daar een lepel bij. Bestel of verzamel 10 procent extra servies, zodat late gasten en gebroken of vuil geworden items geen tekort veroorzaken.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.